Datenschutzkonforme Nutzung von IT-Tools und Software in der Schule

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Da auch im Schulunterricht durch die zunehmende Nutzung von IT-Tools und entsprechender Software personenbezogene Daten der Kinder verarbeitet werden, müssen hierbei die geltenden datenschutzrechtlichen Regelungen beachtet werden.

In Zeiten einer stetigen Digitalisierung verändert sich auch die benutzte Technologie in der Schule, wonach die Nutzung von Tablets, Smart Boards, Computer und andere Mobilgeräte verwendet werden, um Lernmaterial anzusehen, zu bearbeiten oder zu verteilen. Dieser Wandel in der schulischen und beruflichen Bildung wird auch von Bund und Länder unterstützt, durch den Digitalpakt werden hierfür mindestens 5 Milliarden Euro aufgewendet.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht muss zwischen IT-Tools einerseits und Softwareanwendungen andererseits unterschieden werden, da die jeweilige datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit anders bewertet werden muss.

Bei IT-Tools handelt es sich um webbasierte Systeme. Diese werden im Unterricht beispielsweise verwendet, um Funktionen zu nutzen wie das Einholen von Feedbacks oder das Auswerten von Umfragen (z. B. Surveymonkey, Polly.Now etc.).

Da hierbei die personenbezogenen Daten der Schüler durch die Schule an fremde Server der jeweiligen IT-Tool-Anbieter übermittelt werden, und diese Anbieter als externe Dienstleister ihre eigenen Nutzungsbedingungen haben, welche von der Schule akzeptiert wurden, die einzelnen Lehrkräfte die konkrete Nutzung im Unterricht allerdings selbstständig entscheiden, sind diese die Verantwortlichen für den Schutz der Daten ihrer Schüler.

Als solche haben sie die Verpflichtungen und Anforderungen der DSGVO insbesondere der Grundsätze des Art. 5 DSGVO zu erfüllen.

Bei der Nutzung der Softwareanwendungen, die meist ein vielseitiges Anwendungsprogramm haben, wie bspw. Microsoft Windows, Outlook oder Office, bei welchen die Implementation, als auch der Einsatz sehr umfangreich ist, ist die Verantwortlichkeit der hiermit erfolgenden Datenverarbeitung bei der Schulbehörde oder zumindest der Schulleitung zu sehen.

Allerdings kann im Gegensatz zum Einsatz von IT-Tools bei der Nutzung von Softwareanwendungen durch individuelle Einstellungsmöglichkeiten die Verarbeitung der personenbezogenen Daten beschränkt werden.

Wollen Schulen IT-Tools und Softwareanwendungen datenschutzkonform verwenden, müssen sie zunächst prüfen, ob überhaupt personenbezogene Daten (ihrer Schüler) z. B. bereits durch die bloße Übermittlung an die IT-Tool-, oder Softwareanbieter verarbeitet werden, da ansonsten die DSGVO nicht anwendbar ist. 

Personenbezogene Daten werden verarbeitet, soweit eine natürliche Person identifizierbar ist oder identifiziert werden kann. Also z. B. E-Mail-Adressen oder die Namen der Schüler erhoben oder übermittelt werden und diese gerade nicht pseudonymisiert werden.

Werden allerdings personenbezogene Daten durch die Schule verarbeitet bzw. übermittelt, sollten Schulen bzw. die entsprechenden Lehrkräfte als Verantwortliche organisatorische als auch technische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Datenverarbeitung zu gewährleisten. 

Hierzu können Maßnahmen zählen, wie die Daten der Schüler soweit wie möglich zu anonymisieren oder die Anwendung nur über einen Browserzugriff oder entsprechendem Client anzubieten und gerade kein Zugriff der Schüler auf ihren eigenen Endgeräten zu ermöglichen.

Insoweit sind mit den eingesetzten externen Dienstleistern auch erforderliche Auftragsverarbeitungsvereinbarungen zu schließen. Abschließend müssen derartige Verarbeitungstätigkeiten umfassend im Verarbeitungsverzeichnis der Schule dokumentiert werden.

Zudem sollten Browsereinstellungen der einzelnen Sitzungen der Schüler regelmäßig gelöscht werden. Auch sollten die jeweiligen Datenschutzerklärungen der Anbieter aufmerksam gelesen und aus datenschutzrechtlicher Sicht kritisch hinterfragt werden, bevor man sich für den Einsatz der Anwendung entscheidet.

Da jede Verarbeitung personenbezogener Daten eine rechtliche Grundlage bedarf, muss eine Rechtsgrundlage im Sinne des Art. 6 DSGVO gegeben sein. Dies kann zum einen die Einwilligung der betroffenen Person sein, hier daher die der Schüler bzw. die der gesetzlichen Vertreter. Zudem kann die Verarbeitung im berechtigten Interesse der Verantwortlichen oder zur Wahrung einer Aufgabe die im öffentlichen Interesse liegen, hier die Unterrichtsgestaltung.

Neben der Rechtsgrundlage ist es von enormer Wichtigkeit die Schüler und ihre Eltern über die möglichen Verarbeitungen ihrer Daten zu informieren. Dies schafft zum einen Transparenz und zum anderen Vertrauen, dass die Schule pflichtbewusst mit den Daten ihrer Schüler umgeht.


Rechtstipp aus den Rechtsgebieten

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