E-Mail-Archivierung vs. Datenschutz

[image]Die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung geschäftlicher E-Mails kann datenschutzrechtliche Probleme bereiten, wenn dabei auch private Nachrichten von Arbeitnehmern mitgespeichert werden. Handels- und steuerrechtliche Vorschriften machen auch vor dem elektronischen Zeitalter nicht Halt. So müssen etwa versandte Handelsbriefe - heutzutage besser gesagt „Handelsmails" - sicher aufbewahrt werden. Das Gleiche gilt für steuerrechtlich bedeutsame Dokumente. Ein Verstoß gegen diese Pflichten kann sogar eine strafrechtlich Verfolgung wegen Verletzung der Buchführungspflicht nach sich ziehen. Eine Archivierung hat dabei so nahe wie möglich am Original zu erfolgen. Für E-Mails und andere elektronische Daten reicht dafür nur eine rechtssichere digitale Kopie.

Privatsphäre der Arbeitnehmer muss gewahrt sein

Auf der anderen Seite nutzen immer mehr Arbeitnehmer ihren Firmenrechner auch für private Zwecke - insbesondere auch zum Versand persönlicher E-Mails. Folge davon: auch diese E-Mails werden mitarchiviert. Eine saubere Trennung der verschiedenen Nachrichten ist dabei ohne Vorkehrungen nur schwer möglich. Ist sie fehlerhaft aufgebaut, riskiert der Betrieb rechtlichen Ärger. Doch der kann auch vonseiten der Beschäftigten drohen. Grund ist der auch hier einzuhaltende Datenschutz, denn das Unternehmen wird durch das Archivieren zur datenerhebenden und -speichernden Stelle. Damit verbunden ist eine Verpflichtung zum sorgsamen Datenumgang. Bei einer später notwendigen Einsicht in das Archiv kann es passieren, dass der Arbeitgeber auch Kenntnis von privaten E-Mails erlangt. Mögliche Folge sind datenschutzrechtliche Konsequenzen. Eine vorherige Einwilligung des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber private E-Mails lesen zu dürfen, hilft nur bedingt. Sie ist schließlich jederzeit widerrufbar.

Klare Regeln zu privater E-Mail-Nutzung helfen bei der Trennung

Abgesehen von einem immer weniger praktikablen Totalverbot privater Nutzung, helfen vor allem klare Regeln im Umgang mit privaten Mails. Das heißt, zwischen Betrieb und Beschäftigten sollte festgelegt sein, wie die private E-Mail-Nutzung zu erfolgen hat. Eine Möglichkeit zur besseren Trennung beruflicher und persönlicher Nachrichten bietet die nur zu gewissen Zeiten erlaubte private Nutzung. Besser noch ist es Arbeitnehmern vorzuschreiben, private Mails räumlich getrennt von geschäftlicher Korrespondenz zu speichern oder durch entsprechenden Vermerk als privat zu kennzeichnen. Mit mehr Aufwand aber auch mit mehr Sicherheit verbunden wäre noch das Anlegen spezieller E-Mail-Konten für private Zwecke. Besonders geeignet, das entsprechend zu regeln, ist der Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung. Derweilen naht am Horizont ein überarbeitetes Bundesdatenschutzgesetz, das sich auch der privaten Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts widmen soll.

(GUE)