Fahrtenbuch: Was ist ein Fahrtenbuch und welche Angaben muss es enthalten?

Viele Arbeitgeber stellen ihren Beschäftigten Dienstwagen zur Verfügung, die auch privat genutzt werden dürfen. Unternehmer nutzen Firmenfahrzeuge häufig ebenfalls für Privatfahrten. Diese geldwerten Vorteile müssen versteuert werden. Der Umfang der Privatnutzung kann nach der 1-%-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden. Letztere ist zwar aufwendig, kann sich finanziell allerdings lohnen.  

Die wichtigsten Fakten zum Fahrtenbuch

• Mithilfe eines Fahrtenbuchs kann die Nutzung eines Fahrzeugs dokumentiert werden. 

• Durch das Führen eines Fahrtenbuchs entstehen vorrangig steuerliche Vorteile. 

• In der Regel wird in das Fahrtenbuch der Fahrer, der Abfahrtsort und -datum, der Kilometerstand bei Beginn und bei Ende der Fahrt sowie der Zweck der Reise eingetragen. 

• Das Fahrtenbuch wird bei gewerblich genutzten Fahrzeugen mit der Steuererklärung beim zuständigen Finanzamt eingereicht. 

• Die Straßenverkehrsbehörde kann bei schweren Verkehrsverstößen im Straßenverkehr dem Fahrzeughalter eine Fahrtenbuchauflage erteilen. Dies ist dann der Fall, wenn der Fahrzeugführer nicht festgestellt werden konnte. 

• Als Alternative zum handschriftlichen Fahrtenbuch kann ebenso ein elektronisches Fahrtenbuch geführt werden. 

• Wird das Fahrtenbuch nicht bzw. nur lückenhaft ausgefüllt oder wurde es verloren, droht ein Bußgeld in Höhe von 100 Euro. 

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Zunächst ist zu bedenken, dass bei der Fahrtenbuchmethode lediglich der Privatanteil der Fahrten versteuert werden muss – also der Teil der Kfz-Gesamtkosten, z. B. Kfz-Versicherung und Reparaturkosten, der prozentual auf die tatsächlich getätigten Privatfahrten entfällt. Demgegenüber wird mit der sog. 1-%-Regelung die Privatnutzung pauschal ermittelt. Zu versteuern ist hier pro Monat ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Dienstwagens, unabhängig davon, was z. B. tatsächlich für den Wagen bezahlt wurde. 

Fahrtenbuch für Beschäftigte

Beschäftigte – hierzu gehören z. B. auch Geschäftsführer – sollten sich die Führung eines Fahrtenbuchs insbesondere dann überlegen, wenn sie den Dienstwagen eher selten privat nutzen, der Bruttolistenpreis für das Fahrzeug sehr hoch ist, der Wagen gebraucht gekauft wurde oder die Pkw-Kosten niedrig sind. 

Fahrtenbuch für Unternehmer

Bevor sich Unternehmer für eine Ermittlungsmethode entscheiden, ist der Umfang der betrieblichen bzw. privaten Fahrzeugnutzung zu klären. Beträgt die betriebliche Nutzung nur bis zu 50 %, so ist die 1-%-Regelung gar nicht anwendbar – die tatsächliche Privatnutzung ist dann durch geeignete Aufzeichnungen nachzuweisen. Hier bietet sich natürlich das Führen eines Fahrtenbuchs an. Nur bei einer betrieblichen Nutzung des Pkw über 50 % kann ein Unternehmer zwischen den beiden Ermittlungsmethoden wählen und als Entscheidungskriterium z. B. den Bruttolistenpreis des Firmenwagens oder auch die Höhe der Fahrleistung bzw. der Pkw-Kosten heranziehen.

Zu welchem Zweck wird ein Fahrtenbuch geführt?

Die Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen, kann als Auflage in einem Bußgeldverfahren von der Straßenverkehrsbehörde angeordnet werden. Geregelt ist dies in § 31 a Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO). Kann zum Beispiel nach einer begangenen Ordnungswidrigkeit oder Verkehrsstraftat der Fahrer eines Fahrzeugs nicht ermittelt werden, besteht die Möglichkeit, den Fahrzeughalter zum Führen eines Fahrtenbuchs zu verpflichten. Diese Fahrtenbuchauflage dient der zuständigen Behörde dazu, bei künftigen Verstößen im Straßenverkehr eine Feststellung zu erleichtern. 

Darüber hinaus können steuerliche Gründe für das Führen eines Fahrtenbuchs vorliegen. Grundsätzlich kann mittels eines Fahrtenbuchs die private Nutzung von der geschäftlichen Nutzung eines Fahrzeugs getrennt werden. Jedoch sind Steuerzahler nicht zur Führung eines Fahrtenbuchs verpflichtet. 

Wie führe ich ein Fahrtenbuch?

Grundsätzlich sollte eine Reihe von Anforderungen des zuständigen Finanzamts eingehalten werden, um das Fahrtenbuch korrekt zu führen. Das heißt, das Fahrtenbuch muss stets zeitnah, fortlaufend, chronologisch und lückenlos – am besten zum 1. Januar – geführt werden. Das Fahrtenbuch muss pro Fahrzeug für jeweils ein Kalenderjahr geführt werden. Ein unterjähriger Wechsel zwischen den Ermittlungsmethoden ist damit unzulässig, vgl. Bundesfinanzhof, Urteil v. 20.03.2014, Az.: VI R 35/12. Anderes ist möglich bei einem Fahrzeugwechsel während des Jahres.  

Folgende Angaben sollte ein Fahrtenbuch beinhalten: 

• das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs 

• den Kilometerstand 

• die Art der Fahrt, wie beispielsweise Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsort oder betriebliche bzw. private Fahrten 

Im Rahmen geschäftlicher Fahrten müssen folgende Angaben gemacht werden: 

• das Datum der Reise 

• der Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Reise 

• Beginn und Ende der beruflichen Fahrt  

• der Startort sowie das Reiseziel 

• die Route und der Zweck der Reise 

• Angaben zum Kunden bzw. Geschäftspartner – insbesondere bei größeren Unternehmen 

Ein Fahrtenbuch darf nicht nachträglich erstellt werden, falls es zum Beispiel verloren wurde. Auch ist eine Loseblattsammlung unzulässig, um nachträgliche Änderungen und Manipulationen zu verhindern. Aus dem gleichen Grund darf ein Fahrtenbuch nicht mithilfe eines Diktiergeräts oder als Excel-Tabelle geführt werden (Finanzgericht Köln, Urteil v. 18.06.2015, Az.: 10 K 33/15). 

Ferner sollte nicht nur zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten unterschieden werden – auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen notiert werden. Die Kosten hierfür sind nur in Höhe der einfachen Entfernungspauschale abziehbar.  

Alternative: das elektronische Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch muss nicht unbedingt schriftlich geführt werden. Es besteht ebenso die Möglichkeit, es in Form einer Fahrtenbuch-App zu führen. Darüber hinaus können GPS-Daten mit dem digitalen Fahrtenbuch gekoppelt werden. Somit können die gefahrenen Strecken nachvollzogen und eingetragen werden. 

Jedoch könnten auch hier Probleme auftauchen und das Finanzamt die Aufzeichnungen nicht als ausreichenden Beleg anerkennen. Ein elektronisches Fahrtenbuch wird nur akzeptiert, wenn die Angaben nach der Aufzeichnung nicht mehr geändert werden können. Ferner sollten die Daten für einige Jahre aufbewahrt werden. 

Die Daten werden direkt im Gerät gespeichert und können dann über einen Computer ausgelesen werden. Mithilfe spezieller Internetdienste ist es darüber hinaus möglich, die Fahrtenbuchdaten extern über das Internet zu erfassen. So sollen Manipulationsmöglichkeiten eingeschränkt und eine stichhaltigere Beweisführung beim Finanzamt erzielt werden. Aber Vorsicht: Bei der letztgenannten Variante können datenschutzrechtliche Probleme hinzukommen. Denn bei der Aufzeichnung über das Internet erstellt man Bewegungsprofile und erfasst auch die Daten von Geschäftspartnern.

Fahrtenbuch falsch geführt: Welche Strafen drohen?

Wird das Fahrtenbuch nicht bzw. nur lückenhaft ausgefüllt oder wurde es verloren, ist mit einem Bußgeld in Höhe von 100 Euro zu rechnen. Entdeckt das zuständige Finanzamt Mängel, wird es das Fahrtenbuch im schlimmsten Fall nicht anerkennen. Die Behörde wird dann den geldwerten Vorteil aufgrund der Privatnutzung des Firmenwagens anhand der 1-%-Regelung ermitteln. Ist diese Methode jedoch unanwendbar, weil die betriebliche Nutzung des Kfz durch einen Unternehmer bzw. Selbstständigen 50 % nicht überschreitet, schätzt das Finanzamt den Umfang der privaten Nutzung. 

Handelt es sich um die bewusste Fälschung von Angaben des Fahrtenbuchs, um zum Beispiel eine bessere steuerliche Behandlung zu erzielen, droht eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung. Bei Steuerdelikten dieser Art muss mit Haftstrafen von bis zu fünf Jahren gerechnet werden. 

Allerdings führen formelle bzw. geringe Mängel nicht automatisch dazu, dass ein Finanzamt ein Fahrtenbuch bei der Ermittlung des Privatanteils einfach außer Acht lassen darf. Solange mit dem Fahrtenbuch nämlich noch eindeutig der Privatanteil an der Gesamtfahrleistung des Kfz nachweisbar ist und die Fehler nicht dazu führen, dass das Fahrtenbuch als unvollständig oder gar manipuliert anzusehen ist, so müssen Finanzbehörden es trotz der Mängel anerkennen (FG München, Urteil v. 16.09.2012, Az.: 2 K 687/10). 

Fazit: Die Privatnutzung eines Firmenwagens stellt einen geldwerten Vorteil dar, der zu versteuern ist. Der Privatanteil kann mit einem Fahrtenbuch ermittelt werden. Wird es jedoch nicht ordnungsgemäß geführt, wird es vom Finanzamt nicht anerkannt.