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Smartphone und Internet - Bonbon vom Arbeitgeber

  • 4 Minuten Lesezeit
Gabriele Weintz anwalt.de-Redaktion

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Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter belohnen wollen, denken sie meist an eine Lohnerhöhung. Die Zahlung von mehr Geld ist aber steuerlich gesehen die teuerste Variante. Günstiger ist es, wenn der Arbeitnehmer mit Sachbezügen bedacht wird. Dadurch sinken für den Arbeitgeber die Lohnkosten, für den einzelnen Arbeitnehmer bleibt mehr Netto-Einkommen übrig. In der betrieblichen Praxis geht es dabei meist um Dienstwagen, die auch privat genutzt werden dürfen. Nicht so häufig ist dagegen die Überlassung von Smartphones, Notebooks, Tablets oder Computern auch für den privaten Gebrauch.

Geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer

Bei Sachzuwendungen des Arbeitgebers, die dem Arbeitnehmer auch im Privatleben Vorteile bringen, handelt es sich um sogenannte geldwerte Vorteile, die grundsätzlich versteuert werden müssen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, damit die geldwerten Vorteile zumindest für den Arbeitnehmer steuerfrei bleiben und es nicht unter dem Strich unbeabsichtigt zu Einkommensverlusten kommt. Der Arbeitgeber kann seinerseits Vorkehrungen treffen, damit auf die Sachzuwendungen zumindest kein Sozialversicherungsbeitrag gezahlt werden muss. Bei überlassenen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten (samt Zubehör und installierter Software) muss Folgendes beachtet werden:

Computer, Notebooks, Tablets und Zubehör: Damit der Arbeitnehmer bei diesen Datenverarbeitungsgeräten von der Steuer befreit bleibt (gemäß § 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz EStG), muss er zivilrechtlich Eigentümer bzw. beim Leasing Mieter des Geräts sein. Außerdem muss auf den Geräten dieselbe Software wie im Betrieb eingesetzt werden (z.B. Office-Paket und/oder Sicherheitsprogramme). Auch die Nutzung von Zubehör für diese Geräte (z.B. Monitore, Drucker, Scanner, Ladegeräte, Transportbehältnisse usw.) ist steuerfrei, Gleiches gilt für die Stromkosten zum Betrieb der Geräte.

Telefone, Handys, Smartphones und Zubehör: Telekommunikationskosten (Gerätekosten, Grundgebühren, Telefon- und Verbindungskosten), die der Arbeitgeber übernimmt, sind für den Arbeitnehmer grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei, auch wenn das Gerät zu 100 Prozent privat – sogar durch Angehörige – genutzt wird. Die Besonderheit dabei ist, dass der Vertrag mit dem Telekommunikationsanbieter nicht zwingend vom Arbeitgeber abgeschlossen werden muss, dies kann auch der Arbeitnehmer machen. Auch hier sind die Nutzung von Zubehör wie Ladegeräten oder Schutzhüllen sowie die Stromkosten steuerfrei.

Keine Steuerpflicht für den Arbeitgeber

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer betriebliche Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte samt Zubehör kostenlos zur Verfügung stellt, erbringt er damit eigentlich steuerpflichtige Wertabgaben (gemäß § 3 Abs. 9a Umsatzsteuergesetz UStG). Allerdings liegen für den Arbeitgeber dann keine steuerpflichtigen Leistungen vor, wenn diese überwiegend durch das betriebliche Interesse veranlasst sind. Das bedeutet, die Geräte oder das Internet werden zwar auch privat genutzt, aber die betrieblichen Zwecke überwiegen (gemäß Abschnitt 1.8 Abs. 4 Umsatzsteueranwendungserlass UStAE).

Klare Regelung treffen

Grundsätzlich sollte der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer eine schriftliche Vereinbarung über die Nutzung der Geräte bzw. des Internets treffen und darin auch die Rückgabe der Geräte im Falle einer Kündigung vereinbaren. Wenn der Arbeitgeber befürchtet, dass bei laufenden Verträgen zu hohe Kosten entstehen, so kann er in der Vereinbarung der Betrag nach oben begrenzen und den übersteigenden Betrag beispielsweise über die Lohnabrechnung einbehalten. Außerdem kann er festschreiben, dass er nur für beruflich nutzbare Apps und Anwendungen die Kosten übernimmt.

Schenkung betrieblicher Geräte

Manche Arbeitgeber schenken den Mitarbeitern betriebliche Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte samt Zubehör oder sie verkaufen sie ihnen zu reduzierten Preisen. Wenn diese Leistungen zusätzlich zum Lohn gewährt werden, handelt es sich für den Arbeitnehmer grundsätzlich um einen geldwerten Vorteil, für den Lohnsteuer und Beiträge zur Sozialversicherung abgeführt werden müssen. Der Arbeitgeber selbst kann immerhin die Beiträge für die Sozialversicherung vermeiden, wenn er eine Pauschalversteuerung von 25 Prozent vornimmt.

Auch die private Internet-Nutzung des Arbeitnehmers kann zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber bezuschusst oder komplett übernommen werden. Er kann monatlich bis zu 50 Euro ohne Nachweis an den Arbeitnehmer bezahlen, wenn er diesen Betrag pauschal mit 25 Prozent versteuert (gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 S. 2 EStG). Dann bleibt die Zahlung auch sozialversicherungsfrei. Allerdings muss der Arbeitnehmer jährlich schriftlich bestätigen, welche Kosten ihm tatsächlich für die Internet-Nutzung zu Hause anfallen.

Steuerfreier Ersatz von Auslagen

Wie sieht es umgekehrt aus, wenn der Mitarbeiter seine privaten Telefone und Handys auch für dienstliche Zwecke nutzt? Damit er die entstandenen Telekommunikationskosten steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt bekommt, hat er zwei Möglichkeiten (nach den Grundsätzen des Ersatzes von Auslagen gemäß § 3 Nr. 50 EStG): Er kann vom Arbeitgeber verlangen, dass die tatsächlich beruflich angefallenen Aufwendungen ersetzt werden. Dazu genügt es, dass er die Einzelkosten über einen Zeitraum von drei Monaten nachweist (beispielsweise durch Rechnungen, die zu den Lohnunterlagen genommen werden müssen). Aus diesen Angaben wird dann ein repräsentativer Durchschnitt für die Zukunft gebildet. Die andere Möglichkeit: Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer für seine Telefonkosten pauschal und ohne Nachweis maximal 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens aber 20 Euro pro Monat.

(WEI)

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