Spesen: Wann fallen sie an? Und wie werden sie abgerechnet?

Wenn von Spesen die Rede ist, sind damit üblicherweise die Ausgaben gemeint, die bei einer beruflich bedingten Tätigkeit abseits der regelmäßigen Arbeitsstätte anfallen. Umgangssprachlich wird diese Tätigkeit meist als Montage oder als Geschäftsreise oder Dienstreise bezeichnet, wobei Dienstreisen nur für Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst – wie Beamte, Richter und Soldaten – anfallen. Hier gelten die Regelungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG).  

Im Einkommensteuergesetz (EStG) wird der regelmäßige Arbeitsplatz auch als erste Tätigkeitsstätte bezeichnet (§ 9 Abs. 4).  

Wer also beruflich bedingt außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und der privaten Wohnung tätig ist, dem entstehen unterschiedliche zusätzliche Kosten. Diese Mehraufwendungen werden umgangssprachlich meist auch als Auslöse, Tagegeld oder als Spesen bezeichnet, ins Englische werden sie meist mit „travel expenses“ (Reisekosten) übersetzt. 

Welche Kosten gelten als Spesen?

Der Begriff „Spesen“ ist gesetzlich nicht eindeutig definiert. Für die meisten sind Spesen ausschließlich der Verpflegungsmehraufwand, für andere sind es aber sämtliche Kosten, die während der Auswärtstätigkeit anfallen, inklusive Fahrkosten und Reisenebenkosten.  

Dieser Ratgeber bezieht sich ausschließlich auf den Verpflegungsmehraufwand. Der Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt jedoch nicht sämtliche Verpflegungsaufwendungen während der Auswärtstätigkeit, sondern soll vielmehr die Mehrkosten der Fremdverpflegung aufgrund der Abwesenheit – von der ersten Tätigkeitsstätte und der privaten Wohnung – decken. Das können Restaurant- oder Cafébesuche sein, die am Wohnort so nicht notwendig wären. 

Spesensätze: Wie hoch sind die Spesen?

Um die Spesen steuerrechtlich geltend machen zu können beziehungsweise steuerfrei erstattet zu bekommen, gibt es bestimmte Pauschbeträge, bis zu deren Höhe die Mehraufwendungen lohn- und einkommensteuermindernd abgerechnet werden können. Dementsprechend heißt es in § 9 Abs. 4a EStG: 

„(1) Mehraufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung sind nur nach Maßgabe der folgenden Sätze als Werbungskosten abziehbar. (2) Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen.“ 

Die aktuelle Höhe dieser Pauschalen ist auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) abrufbar. Den obersten Finanzbehörden der Länder geht jeweils im vierten Quartal eines Kalenderjahres ein Schreiben des Finanzministeriums zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten zu, wozu neben den Fahrtkosten, den Übernachtungskosten und den Reisenebenkosten auch die Mehrkosten der Verpflegung während der Auswärtstätigkeit – also der Verpflegungsmehraufwand – zählen. Für das Kalenderjahr 2023 erfolgte die behördliche Mitteilung am 28. Oktober 2022 unter dem Geschäftszeichen IV C 5 - S 2353/19/10010, Dokument 2022/1154868. Die verbindliche Höhe der Pauschbeträge wurde darin wie folgt festgelegt: 

Wie Sie sehen, gibt es einen Unterschied zwischen einem größeren und einem kleineren Betrag. Das sind die sogenannten kleinen (€ 14) und großen (€ 28) Spesensätze. Die kleine Spesenpauschale gilt für die Abwesenheit ab 8 Stunden bis 24 Stunden eines Tages. Sind Sie insgesamt weniger als 8 Stunden auswärts tätig, können dafür keine Spesen abgerechnet werden. Für jeden Kalendertag, den Sie 24 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend sind, erhalten Sie die große Pauschale in Höhe von € 28. Als Bemessungsgrundlage gilt dabei die Zeit, in der die erste Arbeitsstätte verlassen und wieder zu ihr zurückgekehrt wird. 

Wie hoch sind die Spesensätze für das Ausland?

Die Höhe der für das jeweilige Land geltenden Spesensätze beziehungsweise Verpflegungspauschalen unterscheidet sich je nach Land und Region und hängt – wie im Inland auch – von der Dauer der Reise ab. Im Folgenden ein paar Beispiele zu den verschiedenen festgelegten Pauschalen: 

Auch bei den geltenden Pauschalen für das Ausland aktualisiert das Bundesministerium der Finanzen (BMF) regelmäßig die Beträge, die auf der Internetseite des BMF zu finden sind. 

Muss der Arbeitgeber Spesen bezahlen?

Üblicherweise wird vom Arbeitgeber der Verpflegungsmehraufwand in Höhe der geltenden Pauschbeträge erstattet. Dabei handelt es sich jedoch um eine Kann-Bestimmung. Ein gesetzlicher Anspruch auf die Übernahme der Spesen durch den Arbeitgeber besteht nicht.  

Erstattet der Arbeitgeber die Spesen, sind die Höchstsätze zu beachten, damit die Spesen steuerfrei gezahlt werden können. In der Lohn-/Gehaltsabrechnung müssen die Spesen dafür als gesonderter Nicht-Lohn-Posten aufgeführt werden. Werden vom Arbeitgeber höhere Spesensätze als die in Höhe der vorgeschriebenen Pauschalen gezahlt, muss alles, was über den Pauschalbetrag hinausgeht, versteuert werden. 

Wie erfolgt das Abrechnen der Spesen mit der Steuererklärung?

Für Arbeitnehmer ist die Abrechnung der verauslagten Spesen bei der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit relativ einfach, denn es gibt dafür zwei Möglichkeiten. Entweder erfolgt eine Rückvergütung durch den Arbeitgeber, wie gerade beschrieben. Oder die Erstattung erfolgt durch die Geltendmachung der Spesen in der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten (Anlage N). Dafür gilt ein jährlicher Freibetrag in Höhe von € 1230 (Stand 2023).  

Das Nachweisen des Verpflegungsmehraufwands durch einzelne Belege oder Quittungen ist aufgrund der festgelegten Höhe der Pauschalen dabei entbehrlich. Tipp: Wenn Sie Ihre Einkommensteuererklärung online mit dem Elster-Formular ausfüllen und abgeben, schauen Sie unter „Weitere Vordrucke“. In Zeile 52 wird der Verpflegungsmehraufwand eingetragen (Tage der Auswärtstätigkeit über acht Stunden). 

Können auch Arbeitgeber, Selbstständige und Freiberufler Spesen abrechnen?

Unternehmer, Freiberufler, Selbstständige und Gewerbetreibende können den Verpflegungsmehraufwand ihrer berufsbedingten Auswärtstätigkeit als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen und so ihre Steuerlast mindern. Auch hier können die festgelegten Pauschalen genutzt werden.  

Ein Vorsteuerabzug bei der Verwendung von Pauschalen ist jedoch nicht möglich. Der Abzug der Vorsteuer kann nur bei einer Geltendmachung der Verpflegungsaufwendungen in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen und unter Vorlage sämtlicher dazugehöriger Belege erfolgen.