Virtuelle Gesellschafterversammlungen

Virtuelle Gesellschafterversammlungen

in der GmbH-Satzung vorsehen?

Eine Versammlung ohne physische Anwesenheit als virtuelle Versammlung in der Satzung vorzusehen, ist eine Möglichkeit, um auch nach Covid-19 die Vorteile auszunutzen, die sich aus den jetzt aktuellen Diskussionen zu dieser Thematik ableiten lassen. Die Vorteile liegen auf der Hand.

Um die GmbH an dieser ganz entscheidenden Stelle flexibler zu machen , bietet es sich an, in die Satzung einen Passus über virtuelle Gesellschafterversammlungen aufzunehmen, der sogar weiter geht, als nur die Möglichkeit einer schriftlichen Beschlussfassung zu geben.

Gerade, weil auch für die Gesellschaftsverträge der GmbH grundsätzlich die Satzungsfreiheit gilt (§ 45 GmbHG), können die Modalitäten der Gesellschafterversammlungen sogar ziemlich weitgehend autonom bestimmt werden, was dann erlaubt, auch verschiedene Medien für die Versammlungen zu nutzen.

Auch die gesetzlichen zwingenden Bedingungen werden wohl noch gelockert werden und die Rechtsprechung wird sich dazu an manchen Stellen ändern, aber schon jetzt ist erlaubt und praktikabel, über die Satzung einen weiteren Rahmen zu geben als bisher. Eine Satzungsklausel für eine virtuelle Gesellschafterversammlung könnte beispielsweise unter dem Paragraphen für die Gesellschafterversammlung Passus enthalten wie

,,Die Gesellschafterversammlung kann ganz oder teilweise mit persönlicher Anwesenheit oder virtuell (Videotelefonie, Telefonkonferenz, etc.) abgehalten werden, sofern es von der Mehrheit der Gesellschafter erwünscht ist. Auch ist eine virtuelle Zuschaltung von einzelnen Gesellschaftern also möglich. ‘‘

Sinn und Zweck der Versammlung ist schließlich der ausführliche Informationsaustausch zwischen den Gesellschaftern, damit Beschlüsse und andere wichtige Gesellschaftstätigkeiten abgestimmt werden, weswegen ihnen auch im virtuellen Raum genug Gelegenheit gegeben werden soll, Fragen zu stellen und Ausführungen zu machen.

Dazu ist es oft hilfreich, zusätzlich zum Versammlungsleiter einen Moderator für die virtuelle Versammlung zu bestimmen, da die Wortvergabe oftmals überlappen kann.

An die ganz oder teilweise virtuell abgehaltene Gesellschafterversammlung ist anschließend oder zeitnah eine schriftliche Stimmabgabe durchzuführen. Aber auch eine Beschlussfassung per Telefon- oder Videokonferenz oder in vergleichbarer Weise kann in die Satzung mitaufgenommen werden.

Ausgenommen von der Selbstbestimmung sind die Vorschriften über die Ladung, Ladungsformel und Ladungsfrist, Anmeldung zur Versammlung, Vertretung, Versammlungsleitung und Beschlussfeststellung.

Weitere Spielräume sind in der Protokollierung gegeben, die nicht vorgeschrieben, aber zweckmäßig ist [Wicke, GmbHR 2017, 777 (785f.)]. Eine Aufnahme von Wortbeiträgen eines Gesellschafters auf Tonträger ist jedoch nur mit seinem Einverständnis zulässig.

Meinung:

Vieles spricht dafür, die Möglichkeit einer virtuellen Abhaltung von Gesellschafterversammlungen zu schaffen.   

Gerade inmitten der Pandemie war es noch nie wichtiger, auf die gesundheitliche Sicherheit zu achten, weswegen eine dementsprechende Klausel im Gesellschaftsvertrag auch in Zukunft in solchen Situationen weiterhelfen kann.

Natürlich spricht auch einiges dagegen, denn oft wird ein virtueller ,,Chat‘‘ als zu unseriös erachtet und könnte möglicherweise in ein ,,Plaudern‘‘ übergehen. Diesem wird aber gerade durch Ernennung einer Versammlungsleitung entgegengewirkt, die beispielsweise genauso in der Satzung festgelegt werden kann, jedoch auch ohne Satzungsregelung mit einer einfachen Mehrheit noch ad hoc nach Beginn der Versammlung bestellt wird (OLG Stuttgart GmbHR 2013, 472 (476). Die Kompetenz zur verbindlichen Feststellung des Beschlussergebnisses wird ihm jedoch nur bei Einverständnis alles anwesenden Gesellschafter übertragen (Baumbach/Hueck, GmbHG, § 48, Rn. 16-19c).

Die Teilnahme an einer Gesellschafterversammlung wird den Gesellschaftern zudem durch die virtuelle Variante sehr erleichtert, da sie mobil und von überall an der Versammlung teilnehmen können, ohne sich um eine Vertretung kümmern zu müssen, falls sie an dem Termin nicht vor Ort sind.

Die aktuelle Situation lässt viele GmbHs momentan umdenken, wie die zukünftige Gesellschafterversammlung möglicherweise aussehen könnte. Ob nun manche ihre Satzungen dahingehend ändern, um auch virtuelle Versammlungen und Beschlüsse abhalten zu können oder einige in der Gründung stehen und dies mitbedenken wollen, es schadet nicht auch für zukünftige Ereignisse auf Nummer sicher zu gehen und die Abhaltung sowie die Beschlussfassung explizit zu regeln.

Ayten Melikli