Zahlungsaufforderung: So reagieren Sie auf Mahnschreiben richtig

Sie fällt meist unerwartet aus dem Briefkasten oder erscheint überraschend beim Abruf des E-Mail-Posteingangs: die Zahlungsaufforderung. Viele Verbraucher sind erschrocken und zunächst ratlos, wenn sie eine Zahlungsaufforderung erhalten und im Falle der unterlassenen Zahlung mit empfindlichen Nachteilen unter Druck gesetzt werden.  

Dieser Ratgeber beschäftigt sich daher mit den wichtigsten Fragen und Fakten rund um das Thema Zahlungsaufforderung. Es werden aus Anwaltssicht nützliche Tipps und Hinweise gegeben, damit Verbraucher ihre Handlungsmöglichkeiten kennen, falls sie eine Zahlungsaufforderung erhalten.  

Zudem beschäftigt sich der Ratgeber mit der Frage, wie Verbraucher sich vor betrügerischen E-Mails mit Zahlungsaufforderungen schützen können. Die Besonderheiten, die bei einer privaten Zahlungsaufforderung, einer Zahlungsaufforderung mit Vollstreckungsandrohung oder einer Zahlungsaufforderung durch Anwaltsschreiben berücksichtigt werden müssen, werden ebenfalls behandelt. Zudem verdeutlicht ein Muster, wie eine Zahlungsaufforderung typischerweise aussehen kann. 

Was ist eine Zahlungsaufforderung?

Eine Zahlungsaufforderung ist eine Mitteilung an den Schuldner, dass eine bestimmte Geldforderung noch nicht beglichen worden ist. Die Erinnerung an die noch ausstehende Zahlung wird rechtlich als sogenannte Mahnung im Sinne von § 286 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) gewertet. Im Regelfall ist eine erfolglose Mahnung und damit die Zahlungsaufforderung die gesetzliche Voraussetzung dafür, dass ein Schuldner mit einer Leistung in Verzug gerät. 

Zahlt ein Schuldner auch auf die Mahnung beziehungsweise die Zahlungsaufforderung hin nicht, befindet er sich anschließend automatisch im Verzug. Der Schuldnerverzug führt rechtlich dazu, dass der Gläubiger vom Schuldner neben dem Anspruch auf die eigentliche Hauptforderung zusätzlich noch einen Anspruch auf Zahlung von Verzugszinsen hat. 

Nur in bestimmten Ausnahmefällen tritt der Verzug und dessen Rechtsfolgen auch ohne eine vorherige Mahnung ein. Dies gilt zum Beispiel in Fällen, in denen die Vertragsparteien für die Zahlung ein konkretes Datum vereinbart haben und der Schuldner bis dahin nicht gezahlt hat. Mit Ablauf des Datums gerät der Schuldner dann sofort und ohne Mahnung in Verzug. 

So erkennen Sie eine seriöse Zahlungsaufforderung

Eine Zahlungsaufforderung enthält normalerweise Informationen darüber, um welches Vertragsverhältnis es geht und wie hoch der offene Zahlungsbetrag ist. Zudem geben seriöse Zahlungsaufforderungen auch den Zeitpunkt an, seit wann die Zahlung fällig war. Üblicherweise enthalten derartige Schreiben auch noch mal die Kontoverbindung, auf die der Schuldner die Zahlung zahlen soll. 

Derartige Zahlungshinweise sind in jedem Fall zu berücksichtigen, sofern diese nicht Anzeichen von fehlender Seriosität aufweisen. Beispielsweise kann es ein Warnzeichen sein, wenn in der Zahlungsaufforderung nunmehr für die Überweisung eine ausländische Kontoverbindung angegeben wird, obwohl der Zahlungsverkehr zuvor stets über deutsche Bankkonten abgewickelt worden ist. In solchen Fällen sollten Verbraucher das Zahlungsaufforderungsschreiben zunächst von einem Anwalt rechtlich prüfen lassen. In derartigen oder vergleichbaren Konstellationen ist die Gefahr groß, dass es sich womöglich um einen Betrug handelt und Verbraucher erhebliche finanzielle Schäden erleiden. 

Checkliste: Das enthält eine seriöse Zahlungsaufforderung 

Im Folgenden wird in einer Checkliste noch mal zusammengefasst, welche Informationen eine seriöse Zahlungsaufforderung in der Regel enthält: 

• Name und Adresse des Absenders 
• Name und Adresse des Empfängers 
• Datum des Schreibens 
• nähere Beschreibung der Forderung und des Vertragsverhältnisses (z. B. Kundennummer, Auftragsdatum oder Vergleichbares) 
• offener Zahlungsbetrag und Fälligkeitsdatum 
• Kontoverbindung für die Zahlung 
• Hinweis auf mögliche Konsequenzen, falls nicht gezahlt wird

Muster: Zahlungsaufforderung 

^{Fernsehmaxx GmbH} 

^{Sonnenallee 12} 

^{15443 Musterstadt} 

^{Tel.: 030-12 34 56} 

^{info@fernsehmaxx.de}

^Frau 

^{Susanne Sorglos} 

^{Beispielstraße 28} 

^{15449 Musterstadt} 

Musterstadt, 12.02.2023 

Betreff: Zahlungsaufforderung zum Kaufvertrag vom 29.01.2023  

(Kundennummer: 00304) 

Sehr geehrte Frau Susanne Sorglos, 

am 29.01.2023 haben Sie bei uns einen Fernseher der Marke Sumsang, Modellnummer XT 24 zum Preis in Höhe von 2.850,– € gekauft. Nach dem zwischen uns abgeschlossenen Kaufvertrag war der Kaufpreis sofort zur Zahlung fällig. Leider konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Die Forderung ist seit dem 29.01.2023 fällig. Hiermit fordern wir Sie auf, den Kaufpreis in Höhe von 2.850,– € bis spätestens zum 24.02.2023 auf unser Konto mit der IBAN: DE28 1234 0000 5678 9101 12 zu überweisen. 

Sollte bis zur genannten Frist keine Zahlung erfolgen, behalten wir uns rechtliche Schritte gegen Sie vor. 

Mit freundlichen Grüßen 

Max Mustermann 

Geschäftsführer Fernsehmaxx GmbH 

Vorsicht vor Betrügern: Auf diese Warnzeichen sollten Verbraucher achten! 

Im Rechtsverkehr kommt es immer wieder vor, dass Betrüger die Gutgläubigkeit von Verbrauchern ausnutzen und mittels betrügerischer E-Mails mit Zahlungsaufforderungen versuchen, in strafbarer Weise an deren Geld zu kommen. Betrügerische Zahlungsaufforderungen sehen auf den ersten Blick nicht selten täuschend echt aus. Im oftmals hektischen Alltag, wenn Menschen viele Dinge gleichzeitig durch den Kopf gehen und sie endlos lange To-do-Listen bewältigen müssen, kann es schnell passieren, dass bei solchen Schreiben nicht genauer hingeschaut und einfach gezahlt wird. 

Bei betrügerischen Zahlungsaufforderungen werden vermeintliche Rechnungen oder Mahnungen über eine E-Mail zugeschickt. Die Betrüger hoffen dann, dass der Empfänger auf das Konto der Betrüger zahlt oder auf einen Link in der E-Mail klickt und seine Daten für die Zahlung preisgibt. Es kommt auch häufig vor, dass die E-Mails Schadprogramme enthalten, die sich beim Klicken auf den Link auf dem Computer des Empfängers installieren und großen Schaden anrichten. 

Wie können Verbraucher betrügerische E-Mails mit Zahlungsaufforderungen erkennen? Hierzu sollten Betroffene vor allem auf folgende Punkte achten: 

• Verbraucher sollten die Absenderadresse genau prüfen. Oft sind diese Adressen leicht abgewandelt oder es wird eine andere Adresse als die bekannte verwendet. 

• Verbraucher sollten auch auf eine korrekte Anrede in der E-Mail achten. Seriöse Unternehmen sprechen ihre Kunden immer mit Namen an. 

• Verbraucher sollten in jedem Fall die angegebene Rechnungsnummer prüfen. Bei betrügerischen E-Mails ist diese häufig nicht korrekt oder fehlt sogar ganz. In einem solchen Fall sollten Verbraucher besonders vorsichtig sein und sich beim Vertragspartner erkundigen, ob diese tatsächlich eine Zahlungsaufforderung per E-Mail gesendet haben. 

• Verbraucher sollten sich den Text der E-Mail genauer anschauen. Häufig sind dort Rechtschreibfehler oder grammatikalische Fehler enthalten. Auch diese Umstände können ein Anzeichen für eine unseriöse Zahlungsaufforderung sein.  

• Wenn Verbraucher eine verdächtige E-Mail mit einem Link für die Zahlungsabwicklung oder Vergleichbares erhalten, sollte unter keinen Umständen auf diesen Link geklickt werden. Es sollte sich beim Vertragspartner erkundigt werden, ob die E-Mail von ihm stammt. 

Private Zahlungsaufforderung: Was tun? 

Auch private Zahlungsaufforderungen können unerwartet auftauchen. Bei solchen privaten Mahnschreiben geht es üblicherweise um Forderungen zwischen Privatpersonen. 

Beispiel: Jemand leiht seinem Bekannten einen bestimmten Geldbetrag in Form eines zinslosen Darlehens und der Bekannte zahlt das Geld nicht wie vereinbart zurück. Daraufhin erhält der Bekannte ein Schreiben seines privaten Geldgebers mit der Aufforderung, den Betrag innerhalb einer bestimmten Frist zurückzuzahlen. 

In einem solchen Fall sollten Verbraucher zunächst prüfen, ob die Forderung womöglich tatsächlich besteht und damit gerechtfertigt ist. Es kann schnell und unbeabsichtigt passieren, dass man vergisst, einen geliehenen Geldbetrag rechtzeitig zurückzuzahlen. Wenn Verbraucher jedoch der Meinung sind, dass die Forderung ungerechtfertigt ist, sollte der Gläubiger darauf sachlich angesprochen werden und versucht werden, eine Einigung zu erzielen. 

Zahlungsaufforderung durch Inkassofirma: Was Verbraucher tun können 

Es kommt häufig vor, dass vor allem Unternehmen einen Inkassodienst mit der Durchsetzung einer noch offenen Zahlungsforderung beauftragen. In solchen Fällen erhalten Verbraucher völlig unerwartet ein Schreiben von einer Inkassofirma und werden zur Zahlung aufgefordert. Zudem sollen die Schuldner auch die Inkassokosten zahlen. 

Solche Inkassoschreiben wirken auf Verbraucher oftmals sehr einschüchternd und die Betroffenen werden teilweise mit der Ankündigung eines Schufa-Eintrages, der Einschaltung eines Gerichtsvollziehers oder sogar mit dem Erlass eines Haftbefehls massiv unter Druck gesetzt. Derartige Drohungen verunsichern Verbraucher verständlicherweise enorm und viele Betroffene sind unsicher, wie sie sich in einer solchen Situation am besten verhalten und welche Nachteile zu erwarten sind. 

Die meisten Drohungen solcher Inkassodienste sind völlig ohne Sach- und Rechtsgrundlage und können von Verbrauchern ignoriert werden. Ein Inkassounternehmen ist keine staatliche Institution wie ein Gericht, eine Behörde oder die Staatsanwaltschaft, sondern nur ein privates Unternehmen, das die Dienstleistung der Forderungsdurchsetzung anbietet. Ein Inkassounternehmen prüft in der Regel ohnehin nicht, ob die vom Gläubiger behauptete Forderung tatsächlich besteht oder ob rechtliche Einwendungen zugunsten des Schuldners vorliegen wie zum Beispiel die Verjährung oder das Vorliegen von Mängeln. 

Einen Schufa-Eintrag können nur solche Unternehmen veranlassen, die Mitglied bei der Schufa sind. Die meisten unseriösen Inkassofirmen sind nicht als Mitglied bei der Schufa registriert, sodass sie dort auch keine angeblichen Schulden melden könnten. Sollte eine Forderung berechtigt sein, wäre diese in der Regel wahrscheinlich ohnehin bereits bei der Schufa vermerkt. 

Tipp vom Anwalt: Wenn Verbraucher einer behaupteten Forderung des Gläubigers ausdrücklich mit der Begründung widersprechen, dass die Forderung unberechtigt ist, dann darf sowieso kein Schufa-Eintrag erfolgen. 

Einen Gerichtsvollzieher kann der Gläubiger einer berechtigten Forderung erst dann beauftragen, wenn ein gerichtlicher Vollstreckungsbescheid oder ein vollstreckbares Gerichtsurteil ergangen ist. Zudem wären auch die umfangreichen gesetzlichen Vorschriften zum Pfändungsschutz zu beachten. Die Drohung mit dem Gerichtsvollzieher durch Inkassodienste ist daher in der Regel nur ein Versuch, dem Schuldner so viel Angst zu machen, dass er die Forderung nicht näher prüft, sondern einfach zahlt. 

Auch die Drohung, dass ein Haftbefehl beantragt wird, geht ins Leere und Verbraucher müssen sich von solchen Aussagen in Zahlungsaufforderungen nicht verunsichern lassen. Die sogenannte Beugehaft kann ein Gläubiger erst dann beantragen, wenn ein vollstreckbarer Forderungstitel wie zum Beispiel ein Urteil vorliegt, die Forderung trotzdem nicht bezahlt wird, eine Zwangsvollstreckung erfolglos geblieben ist und der Schuldner selbst die Abgabe der Vermögensauskunft trotz Aufforderung durch den Gerichtsvollzieher ohne Grund verweigert. Ein Haftbefehl ist im deutschen Vollstreckungsrecht die absolute Ausnahme und kommt so gut wie nie vor. Verbraucher müssen daher bei derartigen Drohungen von Inkassofirmen nicht fürchten, dass sie plötzlich festgenommen werden. Hier spielen die Inkassounternehmen schlichtweg mit der Angst von juristischen Laien, um möglichst ohne Gegenwehr an das Geld zu kommen. 

Zahlungsaufforderung durch Anwaltsschreiben 

Wenn Verbraucher eine Zahlungsaufforderung von einem Anwalt erhalten, sollte als Erstes geprüft werden, ob die Forderung berechtigt ist. Denn auch in solchen Fällen gilt, dass man eine Zahlung auch mal vergessen oder übersehen haben kann. 

Ist die Forderung berechtigt, sollten Verbraucher unter Einhaltung der vom Anwalt gesetzten Frist die Forderung begleichen. Hierbei sollten Verbraucher unbedingt darauf achten, ob die Zahlung auf das Konto des Anwaltes zu erfolgen hat oder an den Gläubiger direkt. Dies steht in der Regel in dem Anwaltsschreiben. Bestehen Zweifel, empfiehlt es sich, bei der Anwaltskanzlei schriftlich nachzufragen, wohin die Zahlung erfolgen soll. Sofern Verbraucher finanzielle Schwierigkeiten haben und die Forderung nicht sofort im Ganzen bezahlen können, sollte dies dem Anwalt unverzüglich mitgeteilt und höflich um eine Ratenzahlungsmöglichkeit oder Stundung gebeten werden. 

Zahlungsaufforderung mit Vollstreckungsandrohung 

Wenn jemand eine Zahlungsaufforderung mit einer Vollstreckungsandrohung erhält, sollte diese in jedem Fall ernst genommen und sofort gehandelt werden. Denn in diesem Fall liegt dem Gläubiger in der Regel ein bereits vollstreckbarer Titel über die begehrte Forderung vor. Dies kann zum Beispiel eine vollstreckbare Ausfertigung eines Gerichtsurteils sein. Eine Zahlungsaufforderung mit Vollstreckungsandrohung kommt in der Regel von einem Anwalt, aber zwingend ist dies nicht. 

Wird eine solche Zahlungsaufforderung einfach ignoriert, droht die Einleitung der Zwangsvollstreckung gegen den Schuldner. Dazu zählt zum Beispiel die Lohn- oder Kontopfändung, die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers oder auch die Zwangsversteigerung einer Immobilie des Schuldners. Die Zahlungsaufforderung sollte daher umgehend geprüft werden. Ist die Forderung berechtigt, sollte umgehend bezahlt werden, um etwaige Zwangsvollstreckungsmaßnahmen zu vermeiden. 

So widersprechen Verbraucher einer Zahlungsaufforderung  

Möchten Verbraucher einer aus ihrer Sicht unberechtigten Zahlungsaufforderung widersprechen, sollte dies in jedem Fall schriftlich durch Brief oder zumindest mittels einer E-Mail erfolgen. Beim Versand des Widerspruchsschreibens mittels Brief sollte dieser als Einwurf-Einschreiben versendet werden, um einen Zugangsnachweis zu haben. Der Versand per E-Mail ist in jedem Fall ein geeigneter Zugangsnachweis. 

In dem Widerspruchsschreiben sollte möglichst genau dargelegt werden, aus welchen Gründen die Forderung nicht gerechtfertigt ist. Es ist auch möglich, einer Zahlungsaufforderung nur teilweise zu widersprechen, wenn zum Beispiel nur ein Teilbetrag gerechtfertigt ist. Dann sollten Verbraucher darauf achten, jedenfalls den berechtigten Forderungsbetrag unverzüglich zu bezahlen und wegen der restlichen Forderung den Widerspruch zu erklären.