Die Entsendung von Arbeitnehmern in die EU: Fokus auf Italien

Immer öfter üben Arbeitnehmer je nach betrieblichem Bedarf ihre Tätigkeit im EU-Ausland aus, dies gilt sowohl für kürzere Dienstreisen als auch für sich über einen längeren Zeitraum erstreckenden Arbeitsleistungen. Abgesehen von dem entsprechenden bürokratischen Mehraufwand, muss der Arbeitgeber weitere Fallstricken auf dem Schirm haben, denn bei Kontrollen drohen kostspielige Sanktionen.

Vor allem bei längerer Entsendung hat eine Prüfung der vertraglichen Klauseln zu erfolgen; dies im Hinblick auf die Vereinbarkeit des Vertrages mit den arbeitsrechtlichen Mindestregelungen des Landes der Entsendung, z.B. dem Mindestlohn.

In der Praxis ist ebenfalls relevant, dass sozialversicherungsrechtlich kein Unterschied offiziell zwischen einer Dienstreise und einer Entsendung besteht, d.h. innerhalb der EU sind bestimmte Verpflichtungen für den Arbeitgeber sowohl bei einer Entsendung als auch bei einer Dienstreise von wenigen Stunden für einen Kundenbesuch im Ausland einzuhalten.

Die Renten-, Kranken- und Unfallversicherung des Arbeitnehmers wird bei Dienstreisen bzw. Entsendungen vorläufig erweitert und zwar auf das EU-Land, wo der Arbeitnehmer sich in dem Moment aufhält. Als Nachweis der Erweiterung gilt die sog. A1-Bescheinigung, die von dem Arbeitgeber bzw. von der Lohnabrechnungsstelle vor Antritt der Reise in Deutschland elektronisch beantragt wird.

Die A1-Bescheinigung wird von dem Arbeitnehmer während der Reise bzw. der Entsendung mitgenommen als Nachweis über die Abführung der Sozialabgaben durch den Arbeitgeber in einem anderen EU-Land, allerdings dürfen die EU-Ländern je nach internen Regelungen neben dieser Bescheinigung weitere Unterlagen anfordern bzw. Pflichten festlegen. Diese sind grundsätzlich vor Beginn der Dienstreise bzw. der Entsendung zu erfüllen, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt bei kurzfristigen Dienstreisen oder Änderungen.

Für nach Italien entsandten Arbeitnehmer, z.B. anlässlich eines Messebesuchs sowie einer Messeteilnahme oder bei der Erbringung von Montage- oder Beratungsleistungen ist zur Bestätigung der Einhaltung der Arbeitsbedingungen nach italienischem Recht eine elektronische Meldung in italienischer Sprache auf dem Portal des Arbeitsministeriums in Italien erforderlich. Dies gilt unabhängig davon, ob die Entsendung konzernintern erfolgt. Eine Ausnahme sind Tätigkeiten, die keine Dienstleistungen darstellen, z.B. die reine Teilnahme an Besprechungen.

Die in Italien geltenden Bedingungen können unter Umständen für den deutschen Arbeitgeber restriktiver sein, da in Italien flächendeckend Tarifverträge anwendbar sind, welche die feste sowie variable Vergütung, die Zuschläge usw. je nach Qualifikation des Arbeitnehmers im Einzelnen vorgeben.

Außerdem sind ein Vertreter der Gesellschaft in Italien und eine italienische Anschrift für die Zustellung offizieller Mitteilungen durch Behörden für die Dauer der Entsendung sowie für die folgenden zwei Jahre anzugeben. Der Arbeitgeber ist außerdem verpflichtet, die Unterlagen zu der Entsendung in italienischer Sprache zu übersetzen und in beiden Fassungen für zwei Jahre aufzubewahren (Arbeitsvertrag, Stundenzettel, A1-Bescheinigung, Nachweis über die Abführung der Sozialabgaben sowie die Zahlung der Vergütung für die Vormonate usw.)

Die Geldstrafen bei Unterlassung belaufen sich je nach Verletzung zwischen 200,-€ und 12.000€ und werden bei Rückfälligkeit um 40% erhöht.

Bei Überschreitung der Maximaldauer der Entsendung nach Italien muss das Arbeitsverhältnis bei Fortführung über einen italienischen Arbeitsvertrag mit Abführung der Sozialabgaben in Italien geregelt werden.

Anders als in Deutschland sind hierfür die steuerliche Erfassung, die Benennung eines Bevollmächtigten mit Sitz in Italien und ggf. die Eröffnung eines Bankkon