Digitale Kanzlei: So arbeiten Sie effizienter

Der Weg in die digitale Kanzlei

Bestandsaufnahme – wie digital ist meine Kanzlei?

Damit die Strategie zur Digitalisierung erfolgreich umgesetzt werden kann, ist es ratsam, vorab eine objektive Analyse über den momentanen digitalen Ist-Zustand der Kanzlei zu erstellen. Dies sollte jeden Bereich der Infrastruktur innerhalb der Kanzlei umfassen. Zu welchem Grad sind regelmäßige Arbeitsabläufe, die einem gleichbleibenden Ablauf folgen, bereits so weit wie möglich digitalisiert und wo herrscht noch Handlungsbedarf? 

Bei der Kanzleistrategie zur Digitalisierung sind neben den rechtlichen und technischen Anforderungen an die eigene Arbeitsweise auch die Mandantenbeziehungen zu beachten. Analysieren Sie zunächst, wie viele Ihrer Mandanten auf digitalem Weg zu Ihnen finden. Inzwischen erfolgt die Recherche nach einem Anwalt bei 65 Prozent der Ratsuchenden online. Wir haben in einer exklusiven Umfrage für Sie herausgefunden, welche die populärsten Anlaufstellen für Ratsuchende sind. 

Bedenken Sie, wie groß das Potenzial an Anfragen bei einer breiteren Online-Präsenz wäre. Zusätzlich ist eine Analyse der bestehenden digitalen Kommunikation mit den Ratsuchenden bzw. Mandanten zu empfehlen. Dies sollte ein wesentliches Element Ihrer Strategie sein, um den Umfang der Digitalisierung zu erfassen.  

Förderprogramme für Anwaltskanzleien in Deutschland

Zahlreiche Förderprogramme der Länder und bundeweit sollen die Digitalisierung – gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen – unterstützen.  

  *Stand der Erhebung: 05/2021 

Gemeinsam Digitalisieren

Der Weg in die digitale Kanzlei sollte von Tag eins offen im Team kommuniziert werden. Schließlich werden Sie und Ihre Kanzleimitarbeiter mit den neuen Abläufen, Anwendungen und Arbeitsmitteln arbeiten. Bedenken der Mitarbeiter – insbesondere bezüglich des Arbeitsplatzes – sind bei der Umstellung auf eine digitale Kanzlei keine Seltenheit. Reagieren Sie auf Verbesserungsvorschläge und gestalten Sie neue Abläufe von Anfang an gemeinsam. Damit sorgen Sie für Transparenz im Digitalisierungsprozess.  

Digitalisierung im Kanzleialltag

Kanzleiprozesse digital zu optimieren, bedeutet einen zusätzlichen Zeitaufwand, der sich in den Kanzleialltag eingliedern muss. Damit die Projekte zur Umstellung im Tagesgeschäft nicht auf der Strecke bleiben, sollten feste Zeiten im Kalender freigemacht werden. Neben der täglichen Agenda Ihrer Kanzlei die Digitalisierungsaufgaben parallel anzugehen, wird dazu führen, dass Verbesserungsvorhaben vom alltäglichen Kanzleigeschäft verdrängt werden. Anzuraten ist eine feste Regelung, nach der sich die Arbeitsverteilung aufgliedert – und sie dementsprechend auch zu honorieren.  

Damit Sie den Mehraufwand in Ihre Kanzleialltag effizient einbauen können, liefert Ihnen ein eigener Ratgeber wertvolle Tipps für das Zeitmanagement.   

Mit einem anwalt.de-Profil in wenigen Minuten zur digitalen Kanzlei 

Digital vieles über eine Plattform zu organisieren, spart Zeit und Stress. Mit anwalt.de können wichtige Arbeitsprozesse – insbesondere rund um die Mandantenakquise – unkompliziert und zentral durchgeführt werden. Über das anwalt.de-Profil lässt sich die Kommunikation mit Ratsuchenden und Mandanten erledigen. Mit einem Profil ab der Produktstufe Silber können Sie auf anwalt.de außerdem Terminsvertretungen ausschreiben und annehmen.  Die Abwicklung an ein und demselben Ort spart aufwendige Recherche, Papierarbeit und Arbeitszeit. 

Legen Sie im Handumdrehen Ihr anwalt.de-Profil an. Das Einrichten Ihres Profils dauert nur wenige Minuten. Dann können Sie direkt starten und alle anwalt.de-Funktionen Ihrer Produktstufe nutzen. 

Bei zwei oder mehr anwalt.de-Profilen in der Stufe Silber oder Gold aus derselben Kanzlei erhalten Sie ein Kanzleiprofil. So profitieren Sie auch als Kanzlei von der hervorragenden Auffindbarkeit von anwalt.de – und sind gezielt als Kanzlei recherchierbar. 

Mandanten in den Digitalisierungsprozess einbeziehen

Bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei sollten die Schnittstellen mit Ratsuchenden und Mandanten stets berücksichtigt werden. In welcher Form gestaltet sich der Datenaustausch zwischen Anwalt oder Kanzlei und den Mandanten momentan und wo kann digital nachjustiert werden? Fragen Sie sich auch, welche Bedürfnisse Ihrer Mandanten im digitalen Umstellungsprozess berücksichtigt werden sollen.  

Bieten Sie digitale Rechtsberatung an, können Sie das über Ihr anwalt.de-Profil einfach und unkompliziert nach außen kommunizieren. Zusätzlich können Sie auch auf Ihre Social Media-Präsenz aufmerksam machen, indem Sie Ihr anwalt.de-Profil mit Ihren geschäftlichen Accounts in den sozialen Netzwerken kombinieren.  

Für bestehende und neue Mandanten können Sie mit einer digitalen Rechtsberatung einen Mehrwert schaffen und die positiven Aspekte nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dazu zählen eine unkomplizierte und schnelle Kontaktaufnahme, genauso wie kürzere Bearbeitungszeiten. Mit dem Postfach Ihres anwalt.de-Profils behalten Sie den Überblick über Kontaktinformationen Ihrer Mandanten sowie Anfragen von Ratsuchenden. Alle Funktionen und Vorteile von anwalt.de haben wir in einem eigenen Beitrag für Sie zusammengefasst. 

Mit Videokonferenzen oder Messenger – als die neuen Kommunikationswege – kann ein effizienter Austausch zwischen Ihnen und Ratsuchenden bzw. Mandanten entstehen. Mehr Informationen darüber, wie Sie mit Video- und Chatberatung nah am Mandanten bleiben, haben wir für Sie in einem eigenen Beitrag zusammengefasst. 

Videoverhandlungen bei bestimmten Gerichtsverhandlungen sind gemäß § 128a ZPO seit 2002 und in seinem heutigen Wortlaut seit 2013 möglich. In der Coronapandemie wurde diese Norm ausgiebiger genutzt. 

Ein wichtiger Punkt hierbei ist die Datenverarbeitung. Bei der digitalen Zusammenarbeit sollte auf ein kompatibles Datenverarbeitungssystem und eine passende Schnittstelle gesetzt werden. Mit Legal-Tech-Systemen kann die anwaltliche Dienstleistung unkompliziert, effizient und kostengünstig durchgeführt werden.  

Nachhaltigkeit durch die digitale Kanzlei

Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein haben in den vergangenen Jahren nicht zuletzt durch Bewegungen wie Fridays for Future einen nie dagewesenen Zuspruch aus der Gesellschaft, Wirtschaft und Politik erhalten. Wer ökonomisch denkt und ökologisch handelt, erzielt eine positive Außenwirkung. Fördert man das Nachhaltigkeitsmanagement seiner Anwaltskanzlei, kann man die eigene Attraktivität gegenüber potentiellen Mandanten steigern. Im Wettbewerb bietet eine nachhaltige Kanzlei die Chance, sich aus der Masse abzuheben.  

Ausführliche Tipps für mehr Umweltschutz in Ihrer Kanzlei liefert ein eigener Beitrag zum Thema auf anwalt.de. 

Ressourcenschonend zu arbeiten mit weniger Papier- und Energieverbrauch, digitale Medien und Kommunikation zu nutzen und Geschäftsreisen zu reduzieren, erzielt wirtschaftliche Ersparnisse für Ihre Kanzlei. Zusätzlich sparen Sie sich unnötige Fahrtzeiten in die Kanzlei, wenn Ihre Unterlagen digital verfügbar sind. 

In 5 Schritte zur digitalen Kanzlei

1. Schritt: Posteingang digitalisieren

Beginnen Sie mit der digitalen Transformation, indem Sie alle eingegangenen Dokumente mit Eingangsstempel versehen, scannen und mit einem nachvollziehbaren Aktenzeichen digital ablegen. Im besten Fall nutzen Sie dafür ein Kopiergerät beziehungsweise ein Scanner, der die Funktion besitzt, beidseitig und stapelweise Dokumente automatisch zu verarbeiten. Dokumente als PDF- oder JPG-Dateien abzuspeichern, wird Ihnen die Bearbeitung mit einer Texterkennungssoftware später enorm erleichtern. Zumindest während der Übergangsphase sollten Sie nach wie vor parallel auf eine analoge Archivierung setzen. Für die rechtssichere elektronische Archivierung müssen Sie darauf achten, dass Dokumente mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden.

2. Schritt: Vom Papier zur E-Akte

Als übersichtliche Methode bietet die E-Akte neben einem chronologischen Ordnungssystem auch eine sachliche Strukturierung. Dort, wo Dokumente abgelegt werden, muss Ordnung herrschen und das nicht nur aus Anwaltsstand rechtlichen Gründen oder weil man Fälle getrennt archivieren muss. Generell sorgt die E-Akte dafür, dass Sie wichtige Dateien schneller finden. 

Bei einer großen Anzahl von Akten empfiehlt es sich, ein Document Management System (DMS) zu nutzen. Akten werden darin strukturiert angelegt und sind dank Texterkennung schnell auffindbar. 

Mittels Exportfunktion kann die Akte auf andere Geräte übertragen werden. Vor Gericht hat man die komplette Akte dann gebündelt auf dem Laptop oder Tablet-PC dabei. Begriffssuchfunktion und digitale Lesezeichen erleichtert auch dabei die anwaltliche Arbeit. 

3. Schritt: Elektronische Kanzleibibliothek

Eine komplett papierlose Kanzlei ist in der Praxis utopisch, weil gerade viele Standardwerke nicht elektronisch vertrieben werden. Über juristische Datenbanken haben Sie aber Zugriff auf eine große Bandbreite an Fachbüchern und Zeitschriften. Zusätzlich bietet das Internet hochwertige Artikel, die digital archiviert, verschlagwortet und gleichermaßen im Volltext durchsucht werden können. Eine elektronische Kanzleibibliothek bietet zudem die Möglichkeit, eine digitale Urteilsdatenbank mit Gerichtsurteilen zu jeglichen Rechtsgebieten aufzubauen.  

4. Schritt: Digitaler Nachrichtenaustausch

Aufgrund des Bundesgesetzes zur Einführung einer elektronischen Akte besteht seit 01.01.2022 die aktive Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA). Bis spätestens 01.01.2026 sollen sämtliche Verfahrensakten bei allen Gerichten und Staatsanwaltschaften verbindlich elektronisch eingehen.

Beim digitalen Postausgang – einerlei, ob über das beA oder andere Kommunikationswege – ist es wichtig, die Kontrolle zu behalten. Spezielle Signaturfunktionen sind im beA eingebaut. Wenn Sie an Ihrem beA angemeldet sind, müssen Schriftsätze mit einfacher Signatur unterschrieben werden. Sobald aber eine andere Person diese Schriftsätze einreicht, ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Nutzen Sie dafür eine Signaturkarte und ein Chipkartenleser. Alternativ können Sie auf Signatursoftwarelösungen zurückgreifen. 

Insbesondere beim Nachrichtenaustausch ist datenschutzrechtlich auf sichere Verfahren nach dem Stand der Technik zu achten. Verschlüsselte Kommunikation mit Mandanten ist danach zwar kein Muss, sie sorgt jedoch für Vertrauen. Gleichzeitig ermöglicht die, Mandanten schneller Auskünfte über den aktuellen Bearbeitungsprozess mitzuteilen. 

Was ist das beA – das besondere elektronische Anwaltspostfach für Rechtsanwälte?

Das besondere elektronische Anwaltspostfach soll eine sichere elektronische Kommunikation von Anwälten mit der Justiz und unter Anwaltskollegen gewährleisten. Der EGVP-Client für den Zugriff der Anwälte auf das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach wurde somit obsolet. Seit Januar 2018 gilt gemäß § 31a Abs. 6 BRAO eine passive Nutzungspflicht, die vorsieht, dass man die technischen Voraussetzungen für das beA erfüllt und bereits Zusendungen über das beA registriert. Die aktive Nutzungspflicht ist am 01.01.2022 in Kraft getreten. Damit fungiert die elektronische Übermittlung als Standardweg für alle zugelassenen Anwälte.   

5. Schritt: Kanzleisoftware  

Es gibt spezialisierte Kanzleien, die mit eigenen Softwarelösungen arbeiten, weil die angebotenen Kanzleisoftwarelösungen ihre Anforderungen nicht erfüllen. 

Wenn Sie Ihre Kanzlei effektiv und schnell digitalisieren wollen, empfiehlt es sich jedoch, eines der auf dem Markt vorhandenen Kanzleisoftwareangebote zu nutzen. Wie Sie die passende Anwaltssoftware für Ihre Anforderungen und Arbeitsabläufe finden, haben wir in einem eigenen Beitrag zusammengefasst. 

Datenschutz in der digitalen Kanzlei

Der wichtigste Faktor beim Datenaustausch zwischen Ihrer Anwaltskanzlei, Ihren Mandanten und den Anwälten der Gegenseite ist der Datenschutz. Gerade während der Coronapandemie häufen sich die Meldungen von IT-Angriffen auf personenbezogene Daten. In § 2 BORA wird die Pflicht zur Verschwie­genheit näher definiert, die in § 43a Absatz 2 BRAO geregelt wird. Im Unterschied zur DSGVO ist der Anknüp­fungspunkt nicht der Begriff der personen­be­zogenen, sondern der Begriff der mandats­be­zogenen Daten. Während die berufs­rechtliche Verschwie­gen­heits­pflicht den Mandanten und den Anwalt schützt, umfasst der Schutz durch die DSGVO jeden Betroffenen. 

In praktischer Hinsicht sollten Sie Folgendes beherzigen: 

• Informationspflichten erfüllen 

• Zusätzlich Auftragsverarbeitungsverträge mit externen Dienstleistern abschließen, die Ihre Daten verarbeiten 

• Daten innerhalb der EU – besser noch in Deutschland – verarbeiten 

• Mitarbeiter auf Verschwiegenheit verpflichten 

• Kanzleien mit mehr als 20 Mitarbeitern, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder die umfangreich Daten nach Art. 9, 10 DSGVO verarbeiten müssen: Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gem. § 38 BDSG-neu (intern als auch extern möglich) 

• Einsatz von Hardware und Software nach dem Stand der Technik, wie Firewall, Antivirenschutz, Zugangs­be­schrän­kungen, Datensicherung, VPN-Zugang und Verschlüs­se­lungstechniken 

KI in Justiz und Anwaltschaft

Von Algorithmen, um die Strafrückfälligkeit von Kriminellen in den USA zu bestimmen, über KI-Richter in Estland mit fast autonomer Entscheidungsgewalt und Online-Gerichten in den Niederlanden, bis hin zu rechtsberatenden Robotern in China: Künstliche Intelligenz in der Justiz wird in Form unterschiedlicher Pilotprojekte bereits genutzt. Auch hierzulande wird schon seit geraumer Zeit in der Öffentlichkeit sowie in Fachkreisen über den Einsatz KI debattiert. Beispiele von KI-Anwendungen in der deutschen Justiz bestätigen, dass Künstliche Intelligenz keine Zukunftsmusik mehr ist. 

Folgende Einsatzszenarien zeigen, in welchen Bereichen eine künstliche Intelligenz in einer unterstützenden Funktion für den Juristen denkbar wäre.  

Einsatzmöglichkeiten: 

• Legal Analytics: Mithilfe einer Datenbank von Gerichtsentscheidungen sollen vorhersagende Urteilsanalysen in zivilrechtlichen Verhandlungen getroffen werden können. 

• KI-gestützte Programme in der Strafverfolgung: Sie machen eine teilweise automatisierte Bearbeitung großer Datenmengen möglich, um kinderpornografisches Material oder auch politische Hetzkriminalität im Internet herauszufiltern. 

• Videoüberwachung im Justizvollzug: Suizidversuche von Häftlingen sollen dadurch automatisch erkannt und verhindert werden. 

• Verbesserung der bestehenden E-Akten-Systeme: Strukturierung und Aufarbeitung der Akte durch Erkennen von Textteilen, wie Daten, Zitate von Rechtsprechung und Literatur, Anträge, Beweisangebote, womit die richterliche Arbeit dynamisiert wird.  

• Auch denkbar: KI-gestützte Analyse und Auswertung von Beweismaterial wie Bild-, Audio- und Videodateien. 

• Optimierung der Kommunikation zwischen Bürger und Justiz, mithilfe eines Justizchatbot – ein System für Rückfragen, um Anträge oder Klageerwiderungen effizient zu erfassen. 

• Bearbeitung juristischer Sachverhalte: Material sichten, elektronische Gerichtsakten und Fallmaterial zur Entlastung der Justizsysteme erstellen. 

• Unterstützung bei der Erstellung von Rechtstipps: Wenn Sie ein anwalt.de-Profil in der Produktstufe Silber oder Gold besitzen, haben Sie die Möglichkeit, Rechtstipps zu publizieren. Mit einem Profil in der Stufe Gold können Sie unsere KI-Hilfe in Anspruch nehmen: Mit dem intelligenten Sprachmodell in Ihrem Kundenkonto generieren Sie mit wenigen Klicks automatische Zusammenfassungen Ihrer Rechtstipps. So gestalten Sie die Beiträge noch attraktiver für Ratsuchende.  

Gerade weil der Einsatz künstlicher Intelligenz großes Potential in der Rechtsprechung hat, bleibt abzuwarten, in welchem Ausmaß sich Mensch und Technologie künftig beruflich unterstützen werden. Nicht zuletzt hat auch die Pandemie dazu beigetragen, Chancen genauso wie Risiken einer künstlichen Intelligenz in der Justiz mehr in den Fokus zu rücken.  

(THO; ZGRA)

Lesen Sie unsere Empfehlungen, wie mit Kanzleimarketing der perfekte Außenauftritt gelingt. Alles Wissenswerte für Anwälte zur optimalen Mandantenakquise haben wir in einem eigenen Ratgeber zusammengefasst.

FAQs - Häufige Fragen und Antworten zum Thema "Digitale Kanzlei"