Elektronische Umsatzerfassung

Elektronische Umsatzerfassung auf einen Blick

Den meisten von Ihnen wird nicht entgangen sein, dass mit dem 1. Dezember 2016 die 1. Phase der elektronischen Umsatzerfassung startet. Die elektronische Umsatzerfassung ist durch das Gesetz Nr. 112/2016, über elektronische Umsatzerfassung, durch das Begleitgesetz Nr. 113/2016, zur Änderung anderer Gesetze im Zusammenhang mit der Verabschiedung des Gesetzes über elektronische Umsatzerfassung, und durch die Verordnung Nr. 269/2016 Slg., über die Erzeugung des elektronischen Signaturcodes und des Sicherheitscodes des Steuerzahlers, geregelt.

Grundinformationen zur Umsatzerfassung

Im Allgemeinen sind zwei Datenerfassungsverfahren möglich: das Gesetz lässt neben dem Standardverfahren, welches die Online-Übermittlung der meldepflichtigen Daten vorsieht, auch vereinfachtes Offline-Verfahren zu; die meldepflichtigen Daten werden der Steuerbehörde in diesem Fall spätestens 5 Tage nach dem Zeitpunkt (Empfang) des meldepflichtigen Umsatzes übermittelt. Der Unternehmen kann vereinfachtes Verfahren anwenden, wenn dies das Gesetz bzw. die Regierungsverordnung zulässt, oder wenn dafür eine Genehmigung der Steuerbehörde vorliegt. Dies wird meistens der Fall sein, wenn der Unternehmer am Umsatzort über keinen ausreichend leistungsfähigen Internetanschluss verfügt.

Wenn es infolge technischer Probleme nicht möglich ist, die Verbindung innerhalb der festgelegten Zeit herzustellen, kann der Unternehmer auf weitere Versuche um die Verbindung mit dem Finanzamt verzichten und darf eine Ersatzquittung ausstellen, die alle verbindlichen Angaben enthalten muss. Die Daten zum Umsatz müssen dann spätestens 48 Stunden nach dem Zeitpunkt des meldepflichtigen Umsatzes elektronisch übermittelt werden.

Von der Erfassungspflicht betroffene Personen

Als Personen, die vom oben angeführten Gesetz direkt betroffen und zur Umsatzerfassung verpflichtet sind, werden alle einkommen- oder körperschaftssteuerpflichtigen Personen angesehen, die erfassungspflichtige Umsätze tätigen, wobei folgende Zahlungen als erfassungspflichtig gelten:

1. Zahlungen, die die formellen Kriterien erfüllen, d. h. jene, die in Bargeld, per Zahlungskarte oder auf eine ähnliche Art und Weise erfolgen und gleichzeitig

2. als erfassungspflichtige Einkünfte angesehen werden.

Ad 1. Formelle Kriterien erfüllen die Zahlungen, die in Bargeld, per Zahlungskarte, Scheck, Wechsel, in anderen Formen, die ihrem Charakter nach den oben genannten ähnlich sind (z. B. Geschenkkarten, Gutscheine für Waren und Dienstleistungen wie z.B. Essensgutscheine, mittels Spielmarken oder Bitcoins), bzw. durch Aufrechnung einer Kaution oder einer ähnlichen Sicherheit, die auf die oben beschriebene Art und Weise hinterlegt wurde, erfolgen.

Wenn jedoch die Zahlung per Überweisung von einem Konto auf ein anderes oder per Inkasso erfolgt, sind die formellen Kriterien für eine erfassungspflichtige Einkunft nicht erfüllt; sie wird daher nicht als erfassungspflichtige Einkunft angesehen.

Wichtig ist auch, dass wenn der Unternehmer eine Rechnung ausstellt, ist für die Zwecke der Umsatzerfassung nicht die in der Rechnung angeführte Zahlungsart maßgeblich, sondern wie der in Rechnung gestellte Betrag tatsächlich bezahlt wird. Wurde der in Rechnung gestellte Betrag in Bargeld, per Zahlungskarte oder auf eine andere ähnliche Weise beglichen, muss der Unternehmer die Zahlung auch in dem Falle erfassen, wenn in der Rechnung „bargeldlos“ als Zahlungsart angeführt ist. Dies gilt auch umgekehrt: der Umsatz ist nicht erfassungspflichtig, wenn die Zahlung per Überweisung von einem Konto auf ein anderes oder durch Hinterlegung von Bargeld auf ein Bankkonto erfolgte, obwohl in der Rechnung steht, dass der Betrag in Bargeld bezahlt werden soll.

Ad 2. Kurz zusammengefasst ist festzustellen, dass eine erfassungspflichtige Einkunft eine solche ist, die aus unternehmerischer Tätigkeit erzielt wurde, mit Ausnahme der Einkünfte, die z.B. nicht einkommen-/körperschaftssteuerpflichtig sind oder einmaligen Charakter haben (z.B. eine unerwartete, einmalige Bargeldzahlung, wenn der Unternehmer sonst alle Zahlungen durch direkte Überweisung auf sein Bankkonto empfängt) usw. Nicht erfassungspflichtig sind hingegen insbesondere Einkünfte aus Vermietung oder jene, die etwa durch gelegentlichen Verkauf von überschüssigem Obst aus dem Garten erzielt worden sind.

Da die Entscheidung, ob es sich um eine erfassungspflichtige Einkunft handelt oder nicht, ziemlich kompliziert ist, und da es nicht klar sein kann, ob die empfangene Zahlung der Umsatzerfassung unterliegt, kann jeder Unternehmer beim örtlich zuständigen Steuerbehörde Antrag auf Erlassung der Entscheidung über verbindliche Prüfung, ob eine Einkunft erfassungspflichtig ist oder nicht, stellen. Er kann ebenfalls um die Entscheidung ersuchen, ob es möglich ist, das vereinfachte Erfassungsverfahren anzuwenden.

Eintrittszeitpunkt der Erfassungspflicht

Die Unternehmer werden sich dem Umsatzerfassungssystem wie folgt anschließen:

1. Phase – ab dem 1. Dezember 2016

– Beherbergungs- und Gaststättenbetriebe,

2. Phase – ab dem 1. März 2017

– Einzel- und Großhandelsbetriebe,

3. Phase – ab dem 1. März 2018

– alle anderen Tätigkeiten ausgenommen jene, die in die 4. Phase fallen, z. B. Freiberufler, Transportfirmen, Landwirtschaftsbetriebe,

4. Phase – ab dem 1. Juni 2018

– festgelegte Gewerbe- und Produktionsbetriebe.

Ausstattung für die Umsatzerfassung

Für die Umsatzerfassung muss eine Kassenanlage, die beidseitige Kommunikation über das Internet ermöglicht, angeschafft werden. Die Unternehmer werden jedoch nicht an nur einen Lieferanten gebunden sein und werden sich eine Kassenanlage anschaffen können, die ihrer Tätigkeit und ihren Anforderungen am besten entsprechen wird. Weder die Anbieter der Kassenanlagen noch diese Anlagen selbst werden der Zertifizierungspflicht unterliegen. Für die Umsatzerfassung könnten daher neben klassischen Kassenanlagen auch z. B. Personalcomputer, Notebooks, Tablets oder schlaue Telefongeräte mit entsprechender Software, Internet- und Druckeranschluss verwendbar sein. Unternehmer, die bereits elektronische Kassensysteme mit Internetanschluss besitzen, werden lediglich ein Update der Kassensoftware brauchen.

Notwendige Handlungen des Unternehmers vor dem Start der Umsatzerfassung

Unternehmer, die der Umsatzerfassungspflicht unterliegen, müssen um die Authentisierungsangaben für die Web-Applikation des Umsatzerfassungssystems ersuchen; dort registrieren sie anschließend ihre Betriebsstätten und erzeugen ihr Zertifikat.

Authentisierungsangaben sind Anmeldedaten zum Portal der Steuerbehörde; sie dienen zur Anmeldung in die Web-Applikation des Umsatzerfassungssystems auf der Homepage des Steuerportals. Nach Anmeldung in die Web-Applikation des Umsatzerfassungssystems kann der Unternehmer seine Zertifikate und mit der Umsatzerfassung zusammenhängende Angaben, vor allem Angaben über die Betriebsstätten, verwalten. Der Unternehmer muss die Authentisierungsangaben noch vor dem Empfang der ersten erfassungspflichtigen Einkunft beantragen.

Der Unternehmer muss ferner vor Beginn der Umsatzerfassung in die Web-Applikation des Umsatzerfassungssystem Angaben über die Betriebsstätten eingeben, in denen er aus den dort ausgeführten Tätigkeiten erfassungspflichtige Einkünfte erzielt bzw. empfängt. Als Betriebsstätte wird ein Ort angesehen, an dem eine Tätigkeit ausgeübt wird, wobei es sich nicht nur um eine konventionelle Verkaufsstätte (Ladengeschäft), sondern auch um eine mobile Betriebsstätte oder um Internetseiten handeln kann, über die der Unternehmer seine Waren oder Dienstleistungen anbietet.

Mit den oben angeführten Authentisierungsangaben ist so umzugehen, dass sie nicht missbraucht werden können. Allgemein gilt es, dass jeder Unternehmer für ordentliche Umsatzerfassung verantwortlich ist und selbst beurteilen muss, ob die angebotene Lösung die Anforderungen an den Schutz des Zertifikats bzw. der Authentisierungsangaben erfüllt. Eventuelle Haftung des Anbieters der technischen Lösung müssen dann die Unternehmer im Vertrag mit diesem Anbieter regeln.

Kontrolltätigkeit

Von den Behörden wird die Einhaltung der mit der Umsatzerfassung verbundenen Pflichten wie folgt kontrolliert und geahndet:

Kontrolleinkauf, d. h. Waren- oder Dienstleistungseinkauf beim Unternehmer, wobei der Kontrolleur prüft, ob er eine ordnungsgemäß ausgestellte Quittung erhalten hat und ob die Angaben zum Umsatz an die Steuerbehörde übermittelt wurden. Werden beim Kontrolleinkauf Waren gekauft, deren Beschaffenheit die Rückgabe zulässt, kann der Kontrolleur vom Vertrag zurücktreten und die Ware zurückgeben.

Geldbuße bis zu 500.000 CZK: kann einer juristischen oder selbständig erwerbstätigen natürlichen Person auferlegt werden, die einen Verwaltungsdelikt begeht, indem sie die Umsatzerfassung erheblich erschwert oder vereitelt oder die mit der Umsatzerfassung betraute Person die Datennachricht zur erfassungspflichtigen Einkunft nicht übermittelt oder dem Kunden keine Quittung ausstellt. Wenn diese Personen die Pflicht zur Anbringung einer Informationsmitteilung oder zum gebührenden Umgang mit den Authentisierungsangaben oder dem Umsatzerfassungszertifikat verletzen, können sie mit Geldbuße bis zu 50.000 CZK belegt werden. Die Kontrollbehörde legt die Geldbuße nach ihrem Verwaltungsermessen in einer Höhe fest, die der Schwere der Pflichtverletzung entspricht.

Schließung der Betriebsstätte und zeitweilige Einstellung des Gewerbebetriebs. Die Kontrollbehörde kann diese Maßnahme anordnen, wenn sie eine besonders grobe Verletzung der Pflicht zur Übermittlung der Erfassungsangaben oder zur Ausstellung von Quittungen festgestellt hat. Auf diese Maßnahme sollte jedoch laut dem Finanzministerium nur in Ausnahmefällen, und zwar bei vorsätzlicher Gesetzesumgehung zurückgegriffen werden.