Hinweisgeberschutzgesetz-was ist zu beachten?

Das Inkrafttreten des HinSchG steht nach der Zustimmung des Bundesrates nun unmittelbar bevor und die Fristen zur Umsetzung sind mitunter knapp bemessen. Es gilt für Unternehmen nun teilweise kurzfristig festzustellen, ob diese von den Verpflichtungen betroffen sind und wie sie den damit verbundenen Anforderungen am besten gerecht werden können. Jedoch gilt auch, wenn das HinSchG neue Herausforderungen und vor allem Verpflichtungen bedeutet, so kann jedes Unternehmen von einem wirksamen internen Hinweisgebermanagement profitieren.

Die finale Fassung des Hinweisgeberschutzgesetzes wurde bis heute - Stand 26.05.2023 - noch nicht im Bundesgesetzblatt veröffentlicht, jedoch ist davon auszugehen, dass dieses bald geschieht.

Derzeit ist mit einem Inkrafttreten des HinSchG bereits zu Juni 2023 zu rechnen.

Wir haben Ihnen im Folgenden die Kernthemen nach dem derzeitigen Stand   (Formulierungshilfe der Bundesregierung vom 15.03.23) kurz aufbereitet und zusammengefasst.

Was ist der Zweck des HinSchG?

Das HinSchG soll den Schutz von hinweisgebenden Personen, sogenannten Whistleblowern, im beruflichen Umfeld gewährleisten. Hierzu sieht es auf der einen Seite eine Pflicht zur Einrichtung von internen und externen Meldestellen für die Meldung von Verstößen im Unternehmen oder in einer Behörde, und auf der anderen Seite ein Verbot von Repressalien im beruflichen Umfeld gegenüber dem Hinweisgeber vor. Hinweisgebende Personen können dabei nicht nur Beschäftigte der Unternehmen oder Behörden sein, sondern auch Beschäftigte von Zulieferern, Leiharbeitsfirmen, sowie Anteilseigner:Innen sein. Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.

Welche Unternehmen sind überhaupt betroffen?

Alle Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten und – unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten – Unternehmen im Bereich des Wertpapierhandels sowie Versicherungs- und Finanzwesens sind von dem HinSchG betroffen und haben dieses umzusetzen. Unterschiede ergeben sich lediglich bei den Fristen, welche die Unternehmen bei der Umsetzung zu beachten haben.

Alle Unternehmen mit über 249 Beschäftigten und – unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten – Unternehmen im Bereich des Wertpapierhandels sowie Versicherungs- und Finanzwesens haben die Vorgaben des HinSchG innerhalb eines Monats nach Verkündung im Bundesgesetzblatt umzusetzen.

Die Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben etwas mehr Zeit um diese umzusetzen, denn sie müssen den Neuregelungen erst bis zum 17. Dezember 2023 entsprechen.

Welche Verpflichtungen treffen die betroffenen Unternehmen?

Der umstrittenste Punkt des Gesetzgebungsverfahrens ist sogleich auch der Punkt, welcher für Unternehmen den höchsten Kostenfaktor bedeutet.

Insbesondere ist eine Stelle für interne Meldungen einzurichten, sofern ein Unternehmen als Beschäftigungsgeber mindestens 50 Beschäftigte hat oder sofern es sich hierbei um ein einen Beschäftigungsgeber – unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten – im Bereich des Wertpapierhandels sowie Versicherungs- und Finanzwesens handelt.

An diese interne Meldestelle können sich dann Beschäftigte mit Hinweisen auf Rechtsbrüche wenden. Die einzurichtende Meldestelle muss mit unabhängigen und fachkundigen Personen besetzt werden, zu denen sowohl in schriftlicher, als auch mündlicher Form, z.B. telefonisch, Kontakt aufgenommen werden kann. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen, diese kann mit Einwilligung der hinweisgebenden Person auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen. Die Meldestelle muss nicht im Unternehmen selbst angesiedelt sein, stattdessen kann die Rolle auch von einem Dritten übernommen werden. Es bieten sich insbesondere Kanzleien oder andere Dienstleister, welche die notwendige Fachkunde besitzen, an um diese Position zuverlässig auszufüllen. Dies eröffnet so auch für Konzerne die Möglichkeit die interne Meldestelle bei nur einem der eigenen Konzernunternehmen zentral anzusiedeln. Für alle Unternehmen mit lediglich 50 bis 249 Beschäftigten besteht darüber hinaus die Möglichkeit, dass gemeinsame Meldestellen mit anderen Unternehmen einzurichten umso ressourcenschonend zu arbeiten.

Das HinSchG enthält neben Regelungen zur Errichtung einer solchen Meldestelle ebenso Anforderungen an das Verfahren, als auch die möglichen Folgemaßnahmen eines Hinweises. Dazu gehören unter anderem Bearbeitungsfristen, aber auch Dokumentationspflichten, aus welchen sich bereits ihrerseits datenschutzrechtliche Folgefragen ergeben. Mögliche Folgemaßnahmen eines internen Hinweisen sind zum Beispiel interne Nachforschungen oder auch die Einbindung einer zuständigen Behörde. Auch die Bereithaltung von Informationen über die Kontaktierungsmöglichkeiten hinsichtlich einer zuständigen externe Meldestellen gehört zu den Aufgaben.

Zudem müssen Unternehmen jederzeit die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person gewährleisten. Personen außerhalb der Meldestelle dürfen deshalb keinen Zugriff auf die Daten der hinweisgebenden Person haben. Die Anonymität einer hinweisgebenden Person, darf nur in speziellen Fällen aufgegeben werden, so vor allem auf Anforderung der Behörden oder bei Missbrauch durch die hinweisgebende Person.

Zusätzlich müssen Unternehmen auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Dabei sind Meldekanäle zu schaffen, welche nicht nur die anonyme Kontaktaufnahme, sondern auch eine anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen.

Alle gegen die hinweisgebende Person gerichteten Repressalien sind ausdrücklich verboten. Das heißt, dass jegliche ungerechtfertigte Benachteiligungen, wie z.B. Kündigungen, Abmahnungen, Versagung einer Beförderung oder Mobbing unerlaubt sind. Hierfür besteht zum Schutz der hinweisgebenden Person vor beruflichen Nachteilen nach einer Meldung zudem eine Beweislastumkehr. Rügt eine hinweisgebende Person in Folge einer Meldung einen beruflichen Nachteil, so trägt allein der Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass dieser nicht im Zusammenhang mit der Meldung steht.

Welche Folgen hat ein Verstoß?

Den Unternehmen, die den Anforderungen und Verpflichtungen nicht oder nicht fristgemäß nachkommen, drohen hohe Bußgelder. Dabei kann ein Verstoß gegen die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle mit bis zu 20.000 Euro geahndet werden. Auch ein vorsätzlicher oder aber auch nur fahrlässiger Verstoß gegen die Pflicht zur Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Personen ist mit einem Bußgeld bewährt. Zudem bestehen in der Folge möglicherweise Schadensersatzansprüche. Insbesondere soll ein Verstoß gegen das Repressalienverbot, mit der Möglichkeit von der Verhängung von bis zu 50.000 Euro Bußgeld, verhindert werden. Es empfiehlt sich also, auf ein fachlich kompetentes Hinweisgebermanagement der internen Meldestelle zu achten.

Aber auch hinweisgebenden Personen drohen Bußgelder und die Geltendmachung etwaiger Schadensersatzansprüche bei vorsätzlichen Falschmeldungen.

Gerne prüfen wir in Ihrem konkreten Fall, ob Ihr Unternehmen von dem Hinweisgeberschutzgesetz betroffen ist und beraten Sie bei der Durchsetzung der Verpflichtungen.