Rückforderung von Fortbildungskosten – was tun?

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Fortbildung finanziert, verbindet er dies mit der Erwartung eines längeren Verbleibs des Arbeitnehmers im Unternehmen, um die Vorteile der Fortbildung nutzen zu können. Mit einer entsprechenden Klausel in einer Fortbildungsvereinbarung versucht er daher, den Arbeitnehmer so lange wie möglich an das Unternehmen zu binden. Dazu verpflichtet er ihn, anteilige Fortbildungskosten zurückzuzahlen, wenn er die vereinbarten Bindungszeiten nicht einhält, sondern vorzeitig wechselt. Geschieht dies dennoch, entsteht häufig Streit über die Rückforderung der Fortbildungskosten. Was ist zu tun, wenn der Arbeitgeber die Kosten der Fortbildungsmaßnahme zurückfordert?

1. Gibt es eine Rückforderungsvereinbarung?

Wer die Aufforderung zur Rückzahlung von Fortbildungskosten erhält, sollte zunächst Ruhe bewahren und prüfen, ob zwischen ihm und dem Arbeitgeber überhaupt eine Vereinbarung über die Fortbildung getroffen wurde, die eine ausdrückliche Absprache über die Rückzahlung enthält. Dabei kommt es nicht auf die Existenz eines schriftlichen Vertrages an, weil sie nicht schriftlich abgefasst sein muss. Es genügt eine mündliche Absprache, die neben der Fortbildung als solcher auch die Rückzahlung der Fortbildungskosten erfasst.

Daneben könnte eine gesonderte Rückzahlungsvereinbarung im Arbeitsvertrag, im anwendbaren Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung enthalten sein. Auch hier bedarf es also der Kontrolle. Denn dort können sich auch Regelungen dazu finden, ob der Arbeitgeber solche Fortbildungskosten selbst zu tragen hat.

Wer die Frage nach der Rückforderungsvereinbarung verneinen kann, kann der Aufforderung zur Rückzahlung der Fortbildungskosten entspannt begegnen.

2. Wurde die Fortbildungsvereinbarung unter – evtl. auch zeitlichem – Druck abgeschlossen?

Wer sie bejaht, muss weiteren Fragen nachgehen, um einen von vielen Unwirksamkeitsgründen einer Rückzahlungsverpflichtung aufzuspüren.

Dazu zählen auch die Umstände, unter denen der Fortbildungsvertrag zustande gekommen ist. Handelte es sich um eine Situation, die beim Arbeitnehmer einen unzulässigen Druck hervorrief, kann die Fortbildungsvereinbarung schon deshalb unwirksam sein. Als ein Kriterium dient dazu auch die Frage, ob der Fortbildungsvertrag zeitlich vor Beginn der Fortbildungsmaßnahme geschlossen wurde. Denn auch durch den Zeitpunkt kann der Eindruck unzulässiger Druckausübung entstehen.

3. Erfolgt die Fortbildung im Interesse des Arbeitnehmers?

Darüber hinaus muss die Fortbildungsvereinbarung das Ziel der beruflichen Fort- oder Weiterbildung des Arbeitnehmers verfolgen. Eine bloße Berufsausbildung nach dem Berufsbildungsgesetz genügt also nicht, zumal Rückzahlungsklauseln im Berufsausbildungsverhältnis und gleichgestellten Ausbildungsgängen gesetzlich untersagt sind.

Die Rückforderung von Fortbildungskosten kommt vielmehr nur in Betracht, wenn die Fortbildung tatsächlich im Interesse des Arbeitnehmers erfolgt. Sie muss ihm also eine Verbesserung seiner beruflichen Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt eröffnen. Das drückt sich regelmäßig durch die Erlangung eines geldwerten Vorteils aus. Die durch die Fortbildung gewonnenen zusätzlichen Kenntnisse und Fähigkeiten müssen sich in einem anderen Arbeitsverhältnis verwerten lassen. Ob dies tatsächlich geschieht, ist irrelevant. Es reicht die ernsthafte Möglichkeit, die erhöhte Qualifikation zu nutzen. Dies kann auch in Form einer besser dotierten Stelle beim eigenen Arbeitgeber geschehen.

Eine Maßnahme im bloßen Interesse des Arbeitgebers erfüllt diese Voraussetzung nicht. Die Einarbeitung am Arbeitsplatz inklusive der Vermittlung spezieller Kenntnisse innerbetrieblicher Abläufe, die Auffrischung oder Vertiefung vorhandener Kenntnisse und kurze Lehrgänge im bisherigen Berufsfeld ohne Vermittlung eines qualifizierten Abschlusses sind also nicht geeignet, um Fortbildungskosten zurückfordern zu können.

Wurde die Zweckbindung der Fortbildungsmaßnahme bei Abschluss des Fortbildungsvertrages nicht beachtet, ist die Rückzahlungsklausel unwirksam. 

3. Sind nur Fortbildungskosten erfasst?

Des Weiteren muss es sich um eine echte Rückzahlungsvereinbarung über tatsächliche Fortbildungskosten handeln. Unter Fortbildungskosten fallen dabei alle vom Arbeitgeber für die Fortbildung getätigten Aufwendungen wie die Schulungskosten oder Lehrgangskosten als solche inklusive Lernmittel, etwaigen Prüfungsgebühren, Kosten der Unterkunft und Verpflegung sowie Reisekosten. Zu den Fortbildungskosten kann auch der vom Arbeitgeber gezahlte Lohn gehören, den er an den Arbeitnehmer für Freistellungen während der Zeit der Fortbildungsmaßnahme gezahlt hat.

4. Sind die Fortbildungskosten nachvollziehbar bezeichnet und beziffert?

Häufig scheitern Rückzahlungsklauseln an der intransparenten Formulierung der anfallenden Kosten. Entweder werden dann nur die Kostenpositionen ohne Angabe der einzelnen Kosten genannt oder die Kosten werden nur mit einem pauschalen Betrag angegeben. Dies genügt jedoch nicht den Anforderungen der Rechtsprechung an transparente Rückzahlungsklauseln. Danach sind nämlich die einzelnen Beträge dem Grunde und der Höhe nach so vollständig anzugeben, wie es möglich ist. Die Positionen sind abschließend zu bezeichnen. Deren Berechnung ist inklusive der Angabe, ob es sich um Brutto- oder Nettozahlen handelt, mitzuteilen.

Fehlen derart konkrete bzw. transparente Informationen über die drohenden Rückzahlungskosten, weiß der Arbeitnehmer nicht, was auf ihn zukommen kann. Er genießt dann den Schutz der Rechtsprechung, die einem einfachen Grundsatz folgt: Wenn es dem Arbeitgeber bei der Rückforderung möglich ist, seine Positionen konkret zu berechnen, wäre es ihm auch vor Abschluss des Fortbildungsvertrages möglich gewesen.

5. Ist die zulässige Bindungsdauer eingehalten?

Ferner ist die Dauer der Bindung des Arbeitnehmers durch die Fortbildungsvereinbarung zu beachten. Sie ist nicht gesetzlich festgelegt und deshalb vom Einzelfall abhängig. Jedenfalls darf die Rückzahlungsklausel keine zu lange Bindungsfrist vorsehen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) wendet insoweit eine Faustformel an, die sich an der Dauer der Fortbildungsmaßnahme orientiert, aber nicht schematisch angewendet werden kann. Bei deren Überschreitung ist jedoch regelmäßig von einer Unwirksamkeit der Rückzahlungsklausel auszugehen, wenngleich im Rahmen einer Abwägung der Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer weitere Argumente maßgeblich sein können. Danach gilt:

Fortbildungsdauer bis zu 1 Monat: Bindung zulässig bis zu 6 Monaten

Fortbildungsdauer bis zu 2 Monaten: Bindung zulässig bis zu 12 Monaten

Fortbildungsdauer bis zu 4 Monaten: Bindung zulässig bis 24 zu Monaten

Fortbildungsdauer bis zu 12 Monaten: Bindung zulässig bis zu 36 Monaten

Fortbildungsdauer über 24 Monate: Bindung zulässig bis zu 60 Monaten

Unter Fortbildungsdauer ist dabei die Zeitspanne zu verstehen, in der der Arbeitnehmer ohne Verpflichtung zur Arbeitsleistung unter Einhaltung der Bezüge freigestellt ist. Bezüglich der Bindungsdauer gilt, dass Zeiten, in denen der Arbeitnehmer keine tatsächliche Arbeitsleistung erbringen muss (z. B. wegen Mutterschutz, Arbeitsunfähigkeit etc.), keine Verlängerung der Frist bewirken.

6. Sieht die Rückzahlungsklauseln abgestufte Raten vor?

Des Weiteren muss die Rückzahlungsvereinbarung eine zeitanteilige Staffelung des rückzuzahlenden Betrages im Verhältnis zur Bindungsdauer vorsehen. Dazu sollte sich die Fortbildungsvereinbarung an monatlichen Monaten orientieren, weil nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts jeweils nur ein anteiliger Betrag in Abhängigkeit von der Dauer zu zahlen ist, die der Arbeitnehmer innerhalb der Bindungsfrist noch im Unternehmen verblieben ist. Der zulässige Rückforderungsbetrag reduziert sich also ausgehend vom Gesamtbetrag der Fortbildung mit jedem Monat der Beschäftigung nach Beendigung der Fortbildungsmaßnahme um

1/6 bei 6-monatiger Bindungsfrist

1/12 bei 12-monatiger Bindungsfrist

1/24 bei 24-monatiger Bindungsfrist

1/36 bei 36-monatiger Bindungsfrist

1/60 bei 60-monatiger Bindungsfrist.

Wenn der Arbeitgeber die abgestufte Rückzahlungsverpflichtung fehlerhaft abgefasst hat, ist die gesamte Rückzahlungsklausel unwirksam.

7. Erfasst die Fortbildungsvereinbarung nur zulässige Beendigungsgründe?

Schließlich bedarf es der Klärung der Beendigungsgründe, die zur Rückzahlung führen sollen. Grundsätzlich gilt nämlich, dass der Arbeitnehmer der Pflicht zur Rückzahlung der Fortbildungskosten durch eigene Betriebstreue bzw. Vertragstreue entgehen können muss. Deshalb können nur Gründe, die in seiner Verantwortungs- und Risikosphäre liegen, zur Grundlage der Rückzahlungspflicht gemacht werden. Ansonsten ist die Rückzahlungsklausel unwirksam.

In der Sphäre des Arbeitnehmers liegen regelmäßig also nur die Gründe, die er selbst beeinflussen kann. Dies trifft nur auf die vom Arbeitgeber ausgesprochene Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen und die Eigenkündigung des Arbeitnehmers ohne Veranlassung des Arbeitgebers zu.

Die Vereinbarung zur Rückzahlung der Fortbildungskosten ist demnach unzulässig, wenn sie an jedes Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis anschließt, das während der in der Rückzahlungsklausel vereinbarten Bindefrist erfolgt. Sie ist weiter unzulässig, wenn der Arbeitnehmer eine eigene Kündigung berechtigt ausspricht, zu der er durch ein rechtswidriges Verhalten des Arbeitgebers (z. B. Lohnverzug) veranlasst wird. Sie ist überdies unzulässig, wenn sie vom Arbeitgeber aus betriebsbedingten Gründen ausgesprochen wird, sowie in sonstigen Situationen, in denen der Arbeitnehmer die Kündigung nicht verursacht hat.

Der Abbruch der Fortbildung kann dagegen unter die Gründe fallen, an die die Rückzahlungsvereinbarung zulässig anknüpft; das Nichtbestehen der Prüfung ist dagegen problematisch.

8. Wer trägt das Verfahrensrisiko?

Selbst wenn nach Prüfung aller Punkte Zweifel verbleiben, ob die Rückforderung der Fortbildungskosten nicht doch berechtigt erfolgt, ist die Darlegungs- und Beweislast im Prozess zu beachten. Da der Arbeitgeber die Zweifel an der Wirksamkeit der Rückzahlungsklausel ausräumen muss, trägt er das Risiko der Einhaltung der Voraussetzungen. Ansonsten droht die Unwirksamkeit der Rückzahlungsklausel. Eine Reduzierung auf das gerade noch zulässige Maß erfolgt nicht. Es gilt: Alles oder Nichts!

9. Bestehen weitere Hindernisse?

Der Rückzahlungsanspruch des Arbeitgebers gegen den Arbeitnehmer kann schließlich ausgeschlossen sein, wenn im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag Ausschlussfristen vereinbart worden sind. Sie regeln den Verfall von Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis, wenn sie nicht innerhalb einer im Vertrag vereinbarten Frist, die häufig nur 3 Monate beträgt, geltend gemacht werden. Ansonsten verjähren die Rückforderungsansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer innerhalb von 3 Jahren.

10. Was ist also zu tun?

Wenn Sie von einem Rückforderungsverlangen Ihres – ehemaligen – Arbeitgebers betroffen sind, sollten Sie die Rückzahlungsklausel unverzüglich von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen lassen. Er wird die Forderung des Arbeitgebers abwehren und für Ihre qualifizierte Vertretung sorgen, wenn Bedenken gegen die Wirksamkeit der Rückzahlungsklausel bestehen. Gerne stehe ich Ihnen dafür zur Verfügung.