Sitzverlegung und Gesellschaftsanschriftänderung

Jede bestehende juristische Person, darunter auch Gesellschaft, muss einen bestimmten und registrierten Sitz haben - auch wenn sie ausschließlich im elektronischen Handelbereich tätig ist (E-Commerce). Diese Pflicht zur Bekanntgabe des Sitzes wird zweckmäßig gerechtfertigt, da auf diese Weise die Bestimmung des örtlich zuständigen Registergerichts, sowie des Ortes der Gesellschaftsversammlung und des Ortes der Leistungserbringung für Kontrahenten möglich ist. Mit anderen Worten entspricht der Sitz der Gesellschaft dem Wohnort einer natürlichen Person.

1. Sitz der Gesellschaft und Anschrift der Gesellschaft – die Unterschiede

Der Sitz der Gesellschaft ist von der Anschrift der Gesellschaft zu unterscheiden. Den Sitz der Gesellschaft bestimmt ausschließlich der Ort, in der sich das Gebäude oder das Lokal des Organs befindet. Die Anschrift der Gesellschaft hingegen stellt, mit Angaben von Straße sowie Straßen- und Wohnungsnummer, eine Konkretisierung des Sitzes der Gesellschaft dar.

Als Sitz der Gesellschaft sollte im Gründungsakt der Gesellschaft (Vertrag, Gesellschaftsatzung) lediglich der Ort angegeben werden. Die genaue Anschrift wird entsprechend durch den Beschluss des Gesellschaftsorgans, also der Geschäftsführung oder des Vorstandes bei Kapitalgesellschaften (Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaft oder einfache Aktiengesellschaft) oder den Gesellschafterbeschluss bei Personengesellschaften (offene Handelsgesellschaft, Partnergesellschaft, Kommanditgesellschaft, Kommanditgesellschaft auf Aktien), angenommen. Ausgeschlossen davon sind Partnergesellschaften, in denen eine Geschäftsführung ernannt wurde, oder eine offene Handelsgesellschaft, Kommanditgesellschaft oder Kommanditgesellschaft auf Aktien, deren der unbeschränkt für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haftende Gesellschafter eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder eine Aktiengesellschaft ist - in diesem Fall fassen auch entsprechend die Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder einen Beschluss zur Adressenänderung.

Den Beschluss zur Bestimmung einer Adresse sollte spätestens während der Anmeldung der Gesellschaft beim zuständigen Registergericht – dem polnischen Landesgerichtsregister (pol. Krajowy Rejestr Sądowy, weiter: poln. KRS) – gefasst werden.

2. Anschriftenaktualisierungspflicht

Sämtliche Schriftsätze, die an die Gesellschaft gerichtet werden, werden an die im poln. KRS angegebene Anschrift zugestellt.

Daher ist es sehr wichtig, dass die Gesellschaften durch ihre Gesellschaftsorgane das poln. KRS über jede Anschriftsänderung informieren. Andernfalls wird hier die fiktive Zustellung angenommen, d.h. die Zustellung der Briefe an die im poln. KRS angegebene Gesellschaftsanschrift gilt als wirksam zugestellt, auch wenn der Adressat diese Briefe tatsächlich nicht abgeholt hat. Dies bedeutet, dass im Falle einer Nichtbeachtung der Verpflichtung zur Aktualisierung der Zustellungsanschrift alle Briefe, die an der im Register angegebenen Adresse eingehen, als an die richtige Adresse zugestellt betrachtet und behandelt werden, was rechtliche Konsequenzen nach sich zieht.

Im Endeffekt können die Gesellschaftsorgane und die Gesellschafter über laufende Verfahren nicht wissen da ein doppelt avisiertes Schreiben als ordnungsgemäß zugestellt gilt. Eine solche Situation kann erhebliche Folgen haben, da sie der Gesellschaft die Möglichkeit der Verteidigung ihrer Rechte vor polnischem Gericht oder polnischem Verwaltungsorganen entziehen kann.

3. Änderung des Sitzes

Jede Änderung des Gesellschaftssitzes erfordert eine Änderung des Gründungsaktes – der Satzung oder des Gesellschaftsvertrags.

Hierzu ist es erforderlich, dass die Gesellschafter in der Gesellschafterversammlung einen Beschluss zur Änderung des Gesellschaftsvertrages unter Angabe eines neuen Sitzes fassen und diese Sitzänderung in das Landesgerichtsregister eintragen.

Darüber hinaus erfordert die Änderung des Gesellschaftsvertrags im Falle einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, einer Aktiengesellschaft, einer einfachen Aktiengesellschaft und einer Kommanditgesellschaft auf Aktien die Form einer notariellen Urkunde (als dieselbe Form wie beim Vertragsschluss erfordert war).  Die Anwesenheit des Notars ist nicht obligatorisch, wenn die Gesellschaft den Vertrag in einfacher Schriftform geschlossen hat – das kann eine offene Handelsgesellschaft oder eine Partnergesellschaft betreffen. Dasselbe gilt für Gesellschaften, die mittels eines Mustervertrags (elektronisch) gegründet wurden. Wenn eine Gesellschaft mittels eines Mustervertrags anhand poln. elektronischen System S24 gegründet wurde, erfolgt die Änderung des Sitzes online unter Umgehung der notariellen Tätigkeiten.

Es ist wichtig, dass die Änderung des Gesellschaftsvertrags auch bei einem von zuständigen Amtsgericht geführten KRS, gemeldet werden muss. Der Eintrag hat einen konstitutiven Charakter, deshalb ist die Sitzänderung der Gesellschaft erst dann wirksam, wenn sie im Register angegeben wird.

Diese Meldung muss innerhalb von 6 Monaten ab der Beschlussfassung zur Änderung des Sitzes erfolgen. Andernfalls tritt der Beschluss außer Kraft.

Falls sich die Gesellschafter oder ihre Vertreter im Ausland aufhalten, schlagen wir unseren Kunden vor, uns die Vollmacht zur Vertretung auf der Gesellschafterversammlung sowie zur Stimmrechtsausübung zu erteilen, sodass wir sie bei der Beschlussfassung über Sitzänderung in Grenzen der erteilten Vollmacht vertreten können. Falls es im Vertrag nicht anders bestimmt wurde, ist eine Vollmachterteilung in Schriftform ausreichend.

4. Adressenänderung

Anders sieht es bei der Änderung der Gesellschaftsadresse ohne Änderung des Sitzes aus. Dies ist meistens der Fall, wenn die Gesellschaft einen neuen Mietvertrag für ein neues Lokal innerhalb derselben Stadt abschließt. Bei einer Änderung der Gesellschaftsanschrift  ist eine Änderung des Gesellschaftsvertrags nicht erforderlich, solange sie sich nicht auf die Änderung der Stadt bezieht. Es besteht somit keine Pflicht diese Tatsache im Gründungsakt (im Gesellschaftsvertrag oder Satzung) zu vermerken sowie keine Notwendigkeit eine Gesellschaftsversammlung einzuberufen. Die bisherige Adresse der Gesellschaft durch eine andere Anschrift zu ersetzen erfolgt ausschließlich durch bloße in einfacher Schriftform Beschlussfassung:

• der Geschäftsführung/ des Vorstandes im Falle einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaft, einfachen Aktiengesellschaft oder Partnergesellschaft, in der eine Geschäftsführung ernannt wurde,
• der Geschäftsführung/ des Vorstandes des Gesellschafters einer offenen Handelsgesellschaft, einer Kommanditgesellschaft oder einer Kommanditgesellschaft auf Aktien, der unbeschränkt für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haftet – es betrifft die Situationen, in denen der Gesellschafter eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder eine Aktiengesellschaft ist,
• der Gesellschafter im Falle einer offenen Handlungsgesellschaft, Kommanditgesellschaft und Kommanditgesellschaft auf Aktien, deren Gesellschafter keine andere Gesellschaft mit beschränkter Haftung bzw. keine Aktiengesellschaft ist, oder bei Partnergesellschaft, in den keine Geschäftsführung bestimmt wurde.

Entsprechend sind die Geschäftsführung/ der Vorstand oder die Gesellschafter dazu verpflichtet, die neue Adresse der Gesellschaft binnen 7 Tagen nach der Beschlussfassung beim poln. KRS anzugeben. Der Beschluss ist wirksam ab dem Zeitpunkt seiner Fassung, der Eintrag in den poln. KRS hingegen ist deklaratorisch – Beschluss gilt ab dem Tag des Ereignisses und nicht ab den Tag der Eintragung. Die Nichteinhaltung der Frist kann ein Zwangsverfahren und eine Geldstrafe zur Folge haben. Im Zwangsverfahren lädt das Gericht die Geschäftsführer/ Vorstandsmitglieder oder Gesellschafter vor und setzt ihnen eine Frist von 7 Tagen für die Einreichung entsprechender Unterlagen und diesen Antrag. Werden die Unterlagen nicht vorgelegt, kann das Gericht gegen jeder Geschäftsführer/ jedes Vorstandsmitglied oder Gesellschafter der Gesellschaft eine Geldstrafe verhängen. Führt die Geldstrafe nicht zur Vorlage eines Antrags und der Unterlagen, kann das Gericht die Geldstrafe erneut verhängen.

Ist die Änderung der Gesellschaftsanschrift mit der Ortsänderung, d.h. Sitzänderung verbunden, so sind neben dem Beschluss über die Adressenänderung auch die für die Änderung  des Sitzes  geltende Anforderungen sowie die Voraussetzungen im poln KRS zu beachten, insbesondere soll der einheitliche Text des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung nach der vorherigen Änderung im poln. KRS vorgelegt werden.

5. Weitere Pflichten zur Registrierung

Außer dem poln. KRS sollte auch der polnische Fiskus und das poln. Zentrales Register der Begünstigter (poln. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) über die neue Gesellschafsanschrift benachrichtigt werden.  Die Meldung der aktuellen Anschrift beim polnischen Fiskus sollte mittels des Formulars NIP-8 innerhalb von 7 Tagen ab der Änderung erfolgen. Dieses Organ ist verpflichtet, die im Formular angegebenen Informationen an das polnische Zentrale Statistische Amt (poln. Główny Urząd Statystyczny, weiter: poln. GUS) sowie an die polnische Sozialversicherungsanstalt (poln. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, weiter: poln. ZUS) weiterzuleiten. Dem poln. Zentralen Register der Begünstigten muss die Adressensänderung innerhalb von 14 Tagen ab dem Datum des Ereignisses elektronisch gemeldet werden. Die Unternehmer sollten beachten, dass gemäß des Urteils des Obersten Verwaltungsgerichts vom 28.09.2020 AZ. I FSK 911/20 entbindet das Warten auf die Veröffentlichung der Änderung des eingetragenen Sitzes im Landesgerichtsregister das Unternehmen nicht von seinen Informationspflichten gegenüber den Steuerbehörden und der Verpflichtung, eine aktuelle Lieferadresse anzugeben.

Alicja Machała-Pucek

Poln. Rechtsanwältin

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