Abschlagszahlung: So minimieren Sie Ihr finanzielles Risiko!

Abschlagszahlungen sind von entscheidender Bedeutung für zahlreiche Projekte, besonders im Bauwesen. Sie dienen nicht nur dazu, Handwerkern und Unternehmern die Deckung ihrer laufenden Kosten während umfangreicher Projekte zu ermöglichen, sondern bieten auch den Auftraggebern die Möglichkeit, den Arbeitsfortschritt genau zu überwachen. In diesem Ratgeber werden verschiedene Aspekte im Zusammenhang mit Abschlagszahlungen genauer beleuchtet. 

Unterscheidung zwischen Anzahlung und Abschlagszahlung 

Eine Abschlagszahlung ist eine Zahlung, die ein Unternehmer gemäß § 632a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) für bereits erbrachte Leistungen fordern kann. Anzahlung und Abschlagszahlung sind zwei unterschiedliche Zahlungsformen.  

Anzahlung 

Eine Anzahlung ist eine Vorauszahlung, die der Kunde im Voraus leistet, bevor eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wird. Sie wird oft bei größeren oder individuell angefertigten Produkten verlangt, um sicherzustellen, dass der Kunde ernsthaftes Interesse hat, und um die Kosten für den Anbieter teilweise zu decken.  

Abschlagszahlung 

Anders als solche Vorauszahlungen, für die noch keine Leistung erbracht wurde, müssen Abschlagszahlungen auf tatsächlich erbrachten Arbeiten oder Dienstleistungen basieren. Verlangt beispielsweise ein Handwerker eine Abschlagszahlung vor Leistungserbringung, handelt es sich eigentlich nicht um eine Abschlagszahlung, sondern um eine Vorauszahlung. 

Welche Funktion haben Abschlagszahlungen bei Werkverträgen? 

Im Kontext eines Werkvertrags haben Abschlagszahlungen eine wichtige Funktion und dienen dem Schutz der Interessen beider Vertragsparteien: 

Finanzierung des Projekts  

Abschlagszahlungen ermöglichen es dem Auftragnehmer – beispielsweise einem Handwerker –, die laufenden Kosten während des Projekts zu decken, einschließlich Materialien, Arbeitskraft und anderer Ausgaben. Dies ist besonders wichtig bei langfristigen Projekten, um die Liquidität des Unternehmers sicherzustellen. 

Leistungsüberwachung  

Abschlagszahlungen geben aber auch dem Kunden die Möglichkeit, den Fortschritt des Projekts zu überwachen. Sie können sicherstellen, dass die bereits gezahlten Abschläge den erbrachten Leistungen entsprechen, und somit die Qualität und Quantität der Arbeit bewerten. 

Motivation für den Auftragnehmer

Abschlagszahlungen dienen als Anreiz für Auftragnehmer, pünktliche und qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Sie wissen, dass sie für ihre Arbeit belohnt werden, wenn bestimmte Meilensteine erreicht werden. 

Risikominimierung  

Durch Abschlagszahlungen können Kunden und Auftragnehmer das finanzielle Risiko teilen. Der Auftragnehmer erhält regelmäßige Zahlungen, während der Kunde sicherstellt, dass die erbrachten Leistungen den Zahlungen entsprechen. 

Achtung: Vielfältige Gesetzesmodifikationen bei Abschlagszahlungen 

Der Anspruch auf Abschlagszahlungen gemäß § 632a BGB unterlag seit seiner Einführung im Jahr 2000 wiederholt Änderungen und Anpassungen. Die maßgebliche Rechtslage für den Anspruch auf Abschlagszahlungen richtet sich immer nach dem Zeitpunkt, zu dem der Vertrag abgeschlossen wurde. Das bedeutet, dass alle vorherigen und aktuellen Versionen des Gesetzes weiterhin relevant sind und je nach Vertragsabschluss zur Anwendung kommen können.  

Es ist daher unerlässlich, die spezifische Gesetzesversion zu kennen, die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültig war, um den Anspruch auf Abschlagszahlungen, seine Fälligkeitsvoraussetzungen und etwaige Einwendungen gegen die Abschlagszahlungen korrekt zu bestimmen und durchzusetzen. Im Zweifelsfall sollten Sie einen passenden Rechtsanwalt konsultieren. 

Wann ist eine Abschlagszahlung fällig? 

Der Anspruch auf die Abschlagszahlung besteht nach aktuell geltender Gesetzeslage grundsätzlich unabhängig von der Mängelfreiheit der erbrachten Leistung. Gemäß § 632a Abs. 1 Satz 2 BGB hat der Besteller nun nur noch das Recht, Teilleistungen zu verweigern, wenn diese nicht den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen.  

Um den Anspruch auf die Abschlagszahlung geltend zu machen, muss der Unternehmer zunächst eine detaillierte Aufstellung der erbrachten Leistungen vorlegen, die gemäß § 632a Abs. 1 Satz 5 BGB eine schnelle und sichere Bewertung ermöglicht. Der gesetzliche Anspruch auf Abschlagszahlungen gemäß § 632a BGB wird aber nicht automatisch fällig. Der Unternehmer muss ein entsprechendes Verlangen stellen, sofern kein Zahlungsplan für Abschlagszahlungen vereinbart wurde. Bei Bauverträgen ist jedoch in der Regel eine solche Vereinbarung üblich. Anders als im Bauträgervertrag nach § 650v BGB ist im allgemeinen Baurecht eine spezielle vertragliche Regelung für Abschlagszahlungen nicht erforderlich. 

Die Fälligkeit der Abschlagszahlung, also der Zeitpunkt, zu dem der Kunde nach Erhalt der Abschlagsrechnung zur Zahlung verpflichtet ist, variiert erheblich je nach Vertragsart. Im Fall eines BGB-Vertrags tritt die Fälligkeit in der Regel sofort ein; bei einem VOB-Vertrag (Vertrag nach den Regelungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) hingegen erst nach einer Frist von drei Wochen. 

In welcher Höhe können Abschlagszahlungen verlangt werden? 

Die Höhe der Abschlagszahlung wird, sofern keine spezifischen vertraglichen Regelungen getroffen wurden, auf Basis des Werts der vom Unternehmer erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistung berechnet. Anders als in der Fassung des § 632a BGB, die vor dem 01.01.2018 galt, hängt die Abschlagszahlung nicht mehr von einem Wertzuwachs aufseiten des Bestellers ab, sondern von dem Wert der tatsächlich erbrachten Leistung seitens des Unternehmers.  

Zu Beginn ist der im Vertrag festgelegte Betrag für die erbrachte Leistung maßgeblich. Falls im Vertrag keine getrennte Preisfestlegung für einzelne Teilgewerke vorgesehen ist – wie es bei Pauschalverträgen der Fall ist –, wird die Abschlagszahlung anhand des Werts des spezifischen Teilgewerkes im Verhältnis zum Gesamtwert des gesamten Werkes berechnet. 

Abschlagszahlung und Rechnungslegung 

Abschlagszahlungen sind Teilzahlungen, die ein Auftragnehmer – beispielsweise ein Handwerker – während eines laufenden, meist größeren (Bau)Projekts für die bereits erbrachten Leistungen in Rechnung stellt. Diese Zahlungen erfolgen in regelmäßigen Abständen, bevor das gesamte (Bau)Projekt abgeschlossen ist. Die genaue Höhe einer Abschlagszahlung basiert auf dem Wert der bis zu dem Zeitpunkt erbrachten Leistungen und wird oft in vorherigen Vereinbarungen oder im Vertrag festgelegt.  

Rechnungen für Abschlagszahlungen sollten detaillierte Informationen über die erbrachten Leistungen und die entsprechenden Kosten enthalten. Diese Rechnungen dienen dazu, den Fortschritt der Arbeit zu dokumentieren. Jede ausgestellte Rechnung über eine Abschlagszahlung muss selbstverständlich auch die in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Nach Erhalt und Prüfung der Rechnung sollten Auftraggeber die Abschlagszahlung zeitnah begleichen, um den kontinuierlichen Fortschritt des Projekts sicherzustellen. 

Wie erfolgt die steuerrechtliche Behandlung von Abschlagszahlungen? 

Abschlagszahlungen unterliegen den regulären Umsatzsteuerregelungen. Das bedeutet, dass die fällige Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt werden muss.  

Hierbei gilt der zum Zeitpunkt der Abschlagsrechnung gültige Mehrwertsteuersatz, selbst wenn während des Projekts Änderungen an den Steuersätzen vorgenommen werden. In der Gesamtrechnung müssen die verschiedenen Mehrwertsteuersätze deutlich kenntlich gemacht und separat aufgeführt werden. 

Abschlagszahlungen gemäß § 16 VOB/B 

Abschlagszahlungen gemäß § 16 VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil B) sind in der Bauindustrie nahezu unverzichtbar und dienen dazu, bereits erbrachte Arbeiten in Teilzahlungen zu honorieren. Dies ist besonders wichtig für langwierige Bauprojekte, bei denen Bauunternehmer kontinuierlich ihre laufenden Kosten decken müssen.  

Gemäß § 16 VOB/B ist der Auftragnehmer daher berechtigt, Abschlagszahlungen zu beantragen. Hierfür muss er dem Auftraggeber eine detaillierte Aufstellung vorlegen, die es diesem ermöglicht, die erbrachten Leistungen schnell und gründlich zu überprüfen. Dies kann beispielsweise durch ein Aufmaß und daraufhin erfolgter Abschlagsrechnung geschehen.  

Wie oft Abschlagszahlungen gemäß der VOB fällig sind, ist im Bauvertrag festgelegt. Der Bauunternehmer kann wählen, die Abschlagszahlungen entweder in kurzen Zeitabständen oder zu den im Vertrag vereinbarten Zeitpunkten – zum Beispiel nach Baufortschritt – zu fordern.