Checkliste: Lohnabrechnung

Mit der Abrechnung der Bezüge gibt der Arbeitgeber Auskunft über den erworbenen Lohn bzw. das verdiente Gehalt: Sie repräsentiert die Leistung des Arbeitnehmers und auch deren Bewertung in Entgelt. Sie zeigt dem Arbeitnehmer, auf welche Einzelpositionen die Zahlung des Arbeitgebers geleistet wird, meist als Summe. Daher muss der Arbeitgeber eine Reihe von Pflichtangaben in die Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge aufnehmen, die seine Berechnung nachvollziehbar (und damit prüfbar) machen.

Zahlreiche gesetzliche Grundlagen, beispielsweise in der Gewerbeordnung (GewO), den Sozialgesetzbüchern (SGB IV und SGB V) regeln Detailfragen zur Entgeltabrechnung. So gibt § 2 Abs. 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) dem Arbeitgeber vor, ihren Arbeitnehmer grundsätzlich für jeden Abrechnungszeitraum eine Entgeltbescheinigung in Textform zu erteilen. Eine Entgeltabrechnung wird daher zunächst auf die formalen Angaben hin geprüft:

Tipp: Formalitäten überprüfen

Zunächst sollten vollständig und richtig Angaben in der Abrechnung enthalten sein, die eine Zuordnung ermöglichen und Berechnungsgrundlagen geben, d.h.:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name und Anschrift des Arbeitnehmers
• Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer
• Steuerklasse
• Steuer-ID
• Beginn der Beschäftigung
• ggf. Ende der Beschäftigung

Beispiel Lohnsteuerklasse: Sie bestimmt die Höhe der steuerlichen Abzüge und hat damit unmittelbaren Einfluss auf das Nettogehalt (wie auch der Status in der Sozialversicherung etc.). Sie kann sich immer mal wieder ändern, z.B. durch eine Hochzeit, eine Geburt oder die Wahl einer anderen Lohnsteuerklasse. Der Arbeitgeber erfährt solche Änderungen nicht unbedingt von sich aus. Ist die Lohnsteuerklasse nicht richtig angegeben, sollte daher unverzüglich ein Hinweis an die Lohnbuchhaltung erfolgen, so dass richtige Daten erfasst und für die Abrechnung genutzt werden.

Beispiel: Kinderfreibeträge: Der Kinderfreibetrag hängt von der Anzahl der Kinder ab. Der Erziehungsberechtigte hat den Anspruch auf den Kinderfreibetrag grundsätzlich von der Geburt bis zum 18. Lebensjahr. Er kann bis zum 25. Lebensjahr gewährt werden, wenn das Kind einer Ausbildung nachgeht oder sich im Studium befindet bzw. einen Freiwilligendienst leistet. Auch hier sollten dem Arbeitgeber Änderungen bekannt gegeben werden (mindestens in Textform, d.h. per E-Mail), so dass dieser sich überhaupt in der Lage befindet, richtig abzurechnen.

Natürlich können nicht nur Formalitäten manchmal eine Korrektur erfordern, sondern auch der Inhalt muss stimmen: So sollte auch die konkrete Höhe der Zahlung richtig und nachvollziehbar sein, wofür die Abrechnung wiederum Angaben enthalten sollte über:

• Zeitraum der Abrechnung (z.B. Monat September)
• Bruttolohn (lt. Anspruchsgrundlage, z.B. Arbeitsvertrag und ggf. Tarifverträgen)
• Angaben zu geldwerten Vorteilen bzw. Sachbezügen
• Angaben zu vermögenswirksamen Leistungen
• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
• Steuerfreibeträge
• Kirchensteuerabzug
• Sozialversicherungsbeiträge
• Aufwandsentschädigungen
• Auszahlungsbetrag als sogenannter Nettolohn (d.h. nach allen Abzügen)
• Zuschüsse für Schicht-, Nacht- oder Wochenenddienst
• Zuschüsse für Fortbildungen
• Boni oder Prämien

Tipp: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser - zeitnah kontrollieren

Auch in einer Lohnbuchhaltung können Fehler passieren, heutzutage meist durch falsche Eingaben in einen Computer (oder auch durch Softwarefehler). So oder so: Je mehr Zeit vergeht, umso schwieriger kann es werden, Abrechnungsfehler zu korrigieren. Prüfen Sie Ihre Lohnabrechnung daher am besten gleich, nachdem Sie sie erhalten haben.

Beispiel: Arbeitsstunden Die Lohnabrechnung kann geleistete Arbeitsstunden abrechnen. Wenn dies der Fall ist, sollte die Zahl der angegebenen Stunden regelmäßig kontrolliert werden. Wenn geleistete Überstunden in Arbeitszeitkonten oder Abrechnungen nicht richtig erfasst sind, kann es mit der Zeit immer schwieriger werden, Fehler hinreichend konkret zu widerlegen (ist aber ggf. möglich, z.B. durch ein Überstundentagebuch).

Beispiel: Zuschüsse, Prämien & Boni Arbeitnehmer, die zum Beispiel am Wochenende arbeiten oder Nachtschichten leisten, erhalten dafür Zuschläge. Andere Leistungen können arbeitsvertraglich vereinbart (und damit verpflichtend) sein, oder auch freiwillig von dem Arbeitgeber gewährt werden (z.B. Weihnachtsgeldzahlung). Es fällt schnell auf, wenn Leistungen dieser Art nicht oder nicht richtig ausgewiesen sind, da sie oft allen Kollegen gleichermaßen gewährt werden und der Arbeitnehmer dies von seinen Kollegen erfährt.

Und Fehler können sich nicht nur zu Lasten des Arbeitnehmers auswirken, sondern auch zu Lasten des Arbeitgebers. Dieser kann überzahltes Entgelt innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist zurückfordern (d.h. i.d.R. innerhalb von drei Jahren, wenn keine Ausschlussfrist eingreift).

Tipp: Kontrollmöglichkeiten

Manche Fragen können leicht selbst oder durch einfache Recherchen geklärt werden.

Beispiel Bruttolohn: Ist vereinbart, dass der Arbeitnehmer z.B. monatlich 3.500,00 € brutto erhält, so sollte dies als Bruttolohn ausgewiesen sein. Wird hingegeben auf Basis des Mindestlohns nach Stunden abgerechnet, so sollte der Mindestlohn multipliziert mit den geleisteten Stunden angegeben sein.  

Beispiel Steuerabzug: Amtliche Lohnsteuertabellen werden nicht mehr herausgeben. Das Bundesministerium der Finanzen stellt allerdings im Internet unter https://www.bmf-steuerrechner.de/ ein Berechnungs-Tool zur Verfügung, das die steuerlichen Abzüge berechnet.

Natürlich können auch ein Lohnbüro, ein Steuerberater oder ein Rechtsanwalt eine Lohnabrechnung prüfen. Ein Anwalt wird durch seine Expertise wertvolle Klarheit in Rechtsfragen wie z.B. Urlaubshöhe, Sonderzulagen oder auch Weihnachtsgeld bringen, die sich in der Entgeltabrechnung widerspiegeln.

Tipp: weitere Angaben in der Abrechnung

Eine Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge kann auch Angaben enthalten, zu denen der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, und deren Prüfung sich dennoch lohnt:

Beispiel Bankverbindung (es ist sonnenklar, dass das Empfängerkonto richtig sein muss!) oder auch andere Angaben, die zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer z.B. eine gewisse Bestätigungswirkung entfalten können (z.B. Angaben zu Urlaubstagen).

Tipp: Verhalten bei Fehlern

Generell gilt: Bei Fehlern in der Abrechnung sollten diese schnell geklärt werden, am Besten im Gespräch mit dem zuständigen Ansprechpartner, oder der Arbeitgeber kann auch schriftlich auf einen Fehler hingewiesen werden, mit der Bitte, diesen zu korrigieren.

Übrigens: Der Arbeitgeber hat ein eigenes Interesse daran, dass seine Lohnabrechnung korrekt ist. Denn diese ist auch ein Nachweisdokument, z.B. gegenüber dem Finanzamt. Fehler in der Lohnabrechnung können daher nicht nur beim Empfänger selbst weitreichende Folgen haben, sondern auch für den Arbeitgeber juristische Folgen nach sich ziehen (insbesondere beim Abführen der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge, denn der Arbeitgeber haftet für die korrekte Berechnung und Abfuhr der Steuern und Abgaben).

Aufgrund der Datenschutzgrundverordnung berührt das Thema Abrechnung von Lohn und Gehalt regelmäßig auch die Erfassung und Verarbeitung von personenbezogen Daten, so dass Arbeitnehmern beispielsweise auch ein Anspruch auf Korrektur von Daten zustehen kann.

Eine Prüfung schafft in jedem Fall Klarheit, und bringt nicht selten bares Geld ein. Rufen Sie uns bei Zweifeln einfach an oder senden Sie uns eine E-Mail, wenn Sie mit Ihrer Lohnabrechnung nicht einverstanden sind – wir prüfen Lohnabrechnungen und erwirken ggf. deren Korrektur. Mehr über uns und das Angebot der Dr. Rente Anwaltskanzlei erfahren Sie auf www.rente-kanzlei.de.

Dieser Artikel ist auf dem Rechtsstand von 11.10.2020. Er dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.