Datenschutzhinweis: Reicht der auf der Website?

Gehören Sie auch zu den Unternehmen, die der Auffassung sind, den “Datenschutz” erledigt zu haben, weil Sie auf Ihrer Website eine Datenschutzerklärung haben? Dann ist dieser Beitrag genau richtig für Sie.

Proaktive Information ist wichtig 

Insbesondere seit Geltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Mitte 2018 wurden die sog. Betroffenenrechte gestärkt. Als “Betroffene” gelten alle Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner, Beschäftigte und viele mehr. Jeder Person aus dieser Gruppe steht ein bunter Strauß an Rechten nach der DSGVO zu und in der Praxis wird bereits davon rege Gebrauch gemacht. Eines der wichtigstes “Betroffenenrechte” ist die Pflicht auf Information, denn sie muss auch ohne Aufforderung des Einzelnen erfolgen. Und zwar laut Gesetz in dem Moment, wo die Datenverarbeitung beginnt. Dies bedeutet: Auf allen Kommunikationswegen müssen Betroffene genau dann proaktiv informiert werden, wenn Sie neue Daten erhalten.

Datenschutzerklärung im Internet

Mit einer Datenschutzerklärung auf der eigenen Internetpräsenz fängt es meistens an. In vielen Fällen bleibt es leider auch dabei. Über das Internet bekommt das Unternehmen in der Tat viele Daten des Websitebesuchers und je nach eingesetzten Tools wie z.B. Webtracking werden Daten auch gleich wieder an Dritte weitergegeben. Daher hat die Datenschutzerklärung auf der Internetseite ihre absolute Berechtigung.

Datenschutzinformation für Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner

Gibt es allerdings Prozesse, die nicht über die Internetseite laufen, müssen auch für diese geeignete Datenschutzinformationen bereitgehalten und an die Betroffenen ausgegeben werden. Hat Ihr Unternehmen beispielsweise einen Stationärverkauf und nehmen Sie dort ebenfalls personenbezogene Daten Ihrer Kunden auf, muss es den Kunden möglich sein, die Pflichtinformationen im Datenschutz zur Kenntnis zu nehmen. Gleiches gilt für Lieferanten und andere Geschäftspartner.

Datenschutzinfo für Beschäftigte

Bei der Einstellung von neuen Beschäftigten erfassen Sie in der Regel eine ganze Reihe von personenbezogenen Daten. Darunter sind üblicherweise auch besonders sensible Daten Ihrer Beschäftigten. Es gibt keinen Grund, Ihren neuen Mitarbeitern die Pflichtinfos im Datenschutz vorzuenthalten. Also muss beim Onboarding daran gedacht werden, ein entsprechend vorbereitetes Dokument auszugeben.

Wertvoller Tipp zur Einwilligung

Noch ein kleiner Tipp am Schluss: Die Datenschutzerklärung ist eine gesetzliche Pflichtinformation. Ihr Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter kann und darf sich nicht mit der Erklärung “einverstanden” erklären oder sie “akzeptieren” müssen. 

Unzulässiges Beispiel:

O Ich akzeptiere die Datenschutzerklärung

Das geht nur bei einem Vertrag oder bei AGB. Was allerdings möglich ist: Sie können sich bestätigen lassen, dass die betroffene Person die Datenschutzinformationen zur Kenntnis genommen hat.

Zulässiges Beispiel:

O Hiermit bestätige ich, die Datenschutzinformation zur Kenntnis genommen zu haben

Alles in einem? Geht das?

Wenn Sie nun auf die Idee kommen, alle diese vorgenannten Informationen in einen Text zu pressen: Vergessen Sie es! Vermutlich würden Gerichte eine solche umfassende Erklärung als intransparent ansehen. Das Gesetz gibt und eine Reihe von formellen Anforderungen mit:

Die Datenschutzerklärung muss sein:

• präzise
• transparent
• verständlich
• in leicht zugänglicher Form
• in einer klaren und einfachen Sprache

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