Die Zustellung von Kündigungserklärungen – "Fallstricke" und Haftungsrisiken

Mitunter eine der häufigsten Tätigkeiten des Rechtsanwalts, nicht nur in der mietrechtlichen, sondern auch arbeits- und bankrechtlichen Beratung / Vertretung, ist die Durchsetzung von Kündigungen, nachdem der Mandant / der Arbeitgeber / die Bank die Kündigung eines Vertrages (Mietvertrag, Arbeitsvertrag, Darlehensvertrag) ausgesprochen hat. Häufig soll der Anwalt auch erst die Kündigung für den Mandanten erklären.

Wird nun Klage erhoben, wird von den Beklagten (und Gegenanwälten) häufig eingewandt, die Kündigung sei nicht zugegangen und z. B. rückständige Mietzinsen gezahlt worden oder die Forderung sonst wie, z. B. durch Aufrechnung (§ 362 Abs.1 BGB), erloschen, sodass der Mandant vor erheblichen Beweisproblemen steht und im schlimmsten Fall die Kündigung unwirksam ist.

Im Folgenden soll daher anhand des mietrechtlichen Räumungsanspruchs dargestellt werden, welche Vorgehensweise dem Mandanten zu empfehlen ist, wenn er / sie das Mietverhältnis (außerordentlich) kündigen will bzw. was in der anwaltlichen Beratung hierbei zu beachten ist.

I. rechtliche Einordnung von (mietrechtlichen) Kündigungen

Bei einem Kündigungsschreiben handelt es sich zunächst um eine sog. einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung. Mit Zugang der Willenserklärung, also des Kündigungsschreibens, wird diese rechtswirksam (BGH Urt. v. 28.01.1993 – IX ZR 259/91).

Eine Willenserklärung gilt gemäß § 130 Abs. 1 BGB als zugegangen, „wenn sie so in den Bereich des Empfängers gelangt ist, dass dieser unter normalen Verhältnissen die Möglichkeit hat, vom Inhalt der Erklärung Kenntnis zu nehmen“ (BGH Urt. v. 13.02.1980 – VIII ZR 5/79).

Was sind jedoch „normale Verhältnisse“ unter denen der Empfänger (= Mieter) von der Kündigung Kenntnis nehmen konnte?

II. verschiedene Möglichkeiten des wirksamen Zugangs

a. Kündigung per Brief

Mit Aushändigen des Briefes an den Empfänger ist grundsätzlich der Zugang bewirkt. Bei Einwurf in den Briefkasten ist die Kündigungserklärung in dem Moment zugegangen, in dem nach allgemeiner Verkehrsanschauung mit dem Leeren des Briefkastens gerechnet werden kann. Dies ist noch am selben Tag der Fall.

Etwas anderes gilt, wenn die Kündigung erst nach 16:00 Uhr in den Briefkasten eingeworfen worden ist. In diesem Fall muss der Empfänger i.d.R. nicht mehr mit einer Sendung rechnen. In der Konsequenz gilt die Kündigung dann erst als am nächsten Tag zugestellt. (BGH Urt. v. 21.01.2004 – XII ZR 214/00).

Hinweis für die Praxis:

Es hilft Ihnen nichts, wenn Sie genau wissen, den Brief am 17.01.2018 um 15:59 Uhr in den Briefkasten eingeworfen zu haben, der Mieter jedoch den Einwurf im Prozess mit Nichtwissen bestreitet, sodass Sie den Zugang letztlich doch nicht beweisen können und den Prozess verlieren. Daher dokumentieren Sie den Einwurf des Schreibens oder das Aushändigen des Briefes in geeigneter Weise.

• Lassen Sie sich die Aushändigung quittieren oder fotografieren Sie den Einwurf des Briefes. Achten Sie hierbei darauf, dass das Foto einen Zeitstempel hat und zu erkennen ist, wo das Schreiben eingeworfen wurde und um was es sich handelte.
• Werfen Sie das Schreiben in Gegenwart eines Zeugen ein.

b. Kündigung per Postfach

Die Kündigungserklärung gilt mit dem üblichen Abholtermin als zugegangen. Dieser ist, ebenso wie bei einer normalen Postzustellung, in der Regel am selben Tag bzw. bei Zustellung nach 16:00 Uhr am Folgetag.

Per Nachsendeantrag: In diesem Fall gilt die Kündigungserklärung als zugegangen, sobald diese dem Empfänger an dessen (neuen) Aufenthaltsort ausgehändigt worden ist.

Auch hier gilt das zur Kündigung per Brief Gesagte entsprechend.

c. Kündigung per Übergabe-Einschreiben

Der Zeitpunkt des Zugangs der Kündigungserklärung ist durch Aushändigen an den Empfänger gegen dessen Unterschrift dokumentiert. Den Zustellungsurkunden der Post kommt hierbei die Beweiskraft öffentlicher Urkunden gemäß § 418 Abs. 1 ZPO zu.

Ein Aushändigen an einen Nichtberechtigten ist allerdings nicht wirksam. So gilt beispielsweise das Kündigungsschreiben als nicht rechtswirksam zugestellt, wenn das Schreiben in den Räumen des Mieters einem Mitarbeiter übergeben wird, der kein Empfangsvertreter oder Empfangsbote ist (BGH Urt. v. 17.05.1991 – V ZR 92/90).

Ein Empfangsvertreter muss zum Empfang bevollmächtigt sein. Als Empfangsbote hingegen sind Personen anzusehen, die vom Empfänger zur Entgegennahme von Erklärungen bestellt worden sind oder als bestellt anzusehen sind (LG Leipzig Urt. v. 23.07.1999 – 03 O 2479/99). Es handelt sich dabei um den Ehegatten, die Eltern, in der Wohnung des Empfängers lebende Angehörige und Haushaltsmitglieder, den Partner einer nicht ehelichen Lebensgemeinschaft, die Putzfrau, die Zimmervermieterin, den Mitmieter etc.

Im Übrigen ist zu beachten, dass ein Zugang per Einschreibebrief in Abwesenheit des Empfängers durch Hinterlassen eines Benachrichtigungszettels nicht wirksam ist (BAG Urt. v. 25.04.1996 – 2 AZR 13/95). In diesem Fall geht die Kündigung erst dann zu, wenn der Adressat das Einschreiben tatsächlich binnen der gesetzten Siebentagefrist bei der Post abholt oder das Schreiben nicht abholt und die Frist verstreicht.

Hinweis für die Praxis:

Auch hier können Sie auf Ihrer Beweislast sitzen bleiben, wenn Sie die Übergabe des Einschreibens durch den Postboten an den Empfänger nicht beweisen können, da die Quittung verschwunden ist, das Schreiben versehentlich einer nicht empfangsbevollmächtigten Person ausgehändigt wurde oder das Kündigungsschreiben ohne Nachweismöglichkeit auf der Poststelle liegen geblieben ist.

Prüfen Sie daher sorgfältig, an wen anhand der Zustellungsurkunde die Zustellung erfolgte und sorgen Sie im Zweifelsfall für eine zusätzliche Zustellung der Kündigungserklärung auf einem anderen Wege.

Frei nach dem Motto „Doppelt hält besser!“

d. Kündigung per Einwurf-Einschreiben

Da diese Art Einschreiben zusammen mit dem Benachrichtigungsschein in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen werden, gilt der Zugang mit Einwurf in den Briefkasten des Empfängers als bewirkt.

Gegen Gebühr kann der Adressat einen schriftlichen Datenauszug von der Post erhalten, aus dem sich das genaue Einwurfdatum ergibt.

Hinweis für die Praxis:

Von der Möglichkeit eines schriftlichen Datenauszuges, den Sie bitte sorgfältig aufbewahren, sollten Sie unbedingt Gebrauch machen!

Wird dies beherzigt, ist das Einwurf-Einschreiben eine der besten Methoden, um rechtssicher Kündigungen auszusprechen, da der Mieter die Zustellung nicht wie beim Übergabe-Einschreiben schlicht dadurch verhindern kann, dass er dem Postboten nicht öffnet und das Schreiben auf der Post liegen bleibt.

e. Kündigung per Telefax

Mit wirksamem Ausdruck beim Empfänger der Kündigungserklärung ist der Zugang der Kündigungserklärung erfolgreich durchgeführt.

Hinweis für die Praxis:

Auch wenn das Telefax aufgrund der Möglichkeit, sich ein Sendungsprotokoll ausdrucken zu lassen, eine sichere Möglichkeit darstellt, die Zustellung zu bewirken, besteht das Risiko, dass die durch den Anwalt erklärte Kündigung mangels Vorlage einer Originalvollmacht gemäß § 174 S.1 BGB unverzüglich, d. h. innerhalb von 1 – 3 Tagen, zurückgewiesen wird.

Wird dieser Zustellungsweg genutzt, sollte der Vermieter und ebenso der Anwalt in jedem Fall sicherheitshalber parallel hierzu das Schreiben postalisch, etwa per Einwurf-Einschreiben, zustellen.

f. Kündigung per E-Mail

Der Nachweis für einen wirksamen Zugang einer Kündigungserklärung per E-Mail ist bewirkt, wenn das Kündigungsschreiben in der Datenverarbeitungsanlage des Absenders oder im Briefkasten des Empfänger-Providers abrufbereit gespeichert ist (Ultsch in NJW 1997, 3007, 3008).

Auch hier gilt die zuvor dargestellte Problematik zur Zurückweisung der Kündigung (siehe Kündigung per Telefax), da beim Emailversand die dem Anwalt erteilte Original-Vollmacht nicht physisch vorgelegt werden kann.