DSGVO und Betriebskostenabrechnung

Wie jedes Jahr bekommen Mieter die Betriebskostenabrechnung für ihre Mietwohnung, welche von den meisten sorgfältig auf ihre Richtigkeit überprüft wird oder werden sollte.

Nicht selten entsteht Streit um einzelne Kostenpunkte, die auf die Mieter umgelegt werden, wie z. B. Hausmeister-, Reinigungs-, oder Heizungskosten.

Anspruch auf Einsicht

Nach ständiger Rechtsprechung u. a. des BGH können Mieter Einsicht in eine «geordnete und nachvollziehbare Zusammenstellung der Betriebskosten», mit Angaben wie z. B. Verteilerschlüssel, Kostenarten, Abrechnungs- und Nutzzeitraum, umlegbare Gesamt- und Einzelkosten, aber auch in die einzelnen Rechnungsbelege verlangen, um diese kontrollieren zu können.

Nach Inkrafttreten der DSGVO stellt sich die Frage, ob diese zivilrechtlichen Ansprüche (§§ 556 Abs.1, 259 Abs.1 BGB) durch datenschutzrechtliche Regelungen (neue) Einschränkungen erfährt. Die Frage ist also, ob Mieter auch künftig Einsicht nehmen dürfen, denn in der Betriebskostenabrechnung sowie in den Rechnungsbelegen könnten personenbezogene Daten enthalten sein, die in den Geltungsbereich der DSGVO fallen.

Sofern es lediglich um Firmendaten ohne Personenbezug geht, gilt die DSGVO nicht, da die DSGVO bekanntlich nur personenbezogene Daten natürlicher Personen schützt, Art. 1 Abs.1 DSGVO.

Sofern die Mieter durch die Einsichtnahme allerdings auch Kenntnis von Mitarbeiterdaten externer Dienstleister, Nachbarn oder Wohnungseigentümer erlangen könnten, liegt formal eine Weitergabe dieser Daten an die Mieter und damit eine Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO vor, Art. 4 DSGVO.

Rechtsgrundlage erforderlich

Für eine Datenverarbeitung braucht es stets eine Rechtsgrundlage, welche die Verarbeitung legitimiert (Art. 6 Abs.1 DSGVO). Eine Rechtsgrundlage kann durch die Einwilligung der betroffenen Person gegeben sein, oder, weil die Datenverarbeitung für die Vertragserfüllung oder zur Wahrung der berechtigten Interessen, des für die Verarbeitung Verantwortlichen, erforderlich ist.

Nach Art. 6 Abs. 1 lit.b DSGVO kann eine Datenweitergabe an die Mieter erfolgen, wenn dies zur Erfüllung des Vertrages, hier des Mietvertrages zwischen Vermieter und Mieter erforderlich ist.

Da aber nicht allein Mieterdaten verarbeitet bzw. weitergegeben werden, sondern gerade personenbezogene Daten – nicht vertraglich mit dem Mieter verbundener – Dritter offenbart werden, müssten diese Dritten, wie z. B. der Hausmeister Vertragspartei dieses Mietvertrags sein. Dies ist natürlich nicht der Fall, sodass eine Datenweitergabe nicht auf die Vertragserfüllung gestützt werden kann.

Berechtigtes Interesse

Allerdings könnte eine Weitergabe der Daten in Form der Einsicht der Mieter durch das berechtigte Interesse des Vermieters gerechtfertigt werden, Art. 6 Abs.1 lit.f DSGVO. Hierbei ist eine Interessenabwägung zwischen den Interessen des Verantwortlichen an der Verarbeitung durch Weitergabe und den schutzwürdigen Interessen der Betroffenen Personen anzustellen.

Berechtigte Interessen des Vermieters könnten die eingangs dargestellten mietvertraglichen Pflichten gegenüber seinen Mietern, d. h. die Pflicht zur Erstellung und Offenlegung der Betriebskostenabrechnung inklusive der entsprechenden Rechnungsbelege, sein. Zudem haben die Mieter ein berechtigtes, nämlich wirtschaftliches Interesse daran wirklich nur jene Betriebskosten zu bezahlen, die korrekterweise auf sie entfallen.

Anonymisierung erforderlich

Andererseits ist das berechtigte Interesse der Betroffenen zu berücksichtigten, dass ihre Daten nicht offenbart, d. h. geheim gehalten werden. Diesem Interesse könnte allerdings durch Anonymisierung Rechnung getragen werden, sodass eine Interessenabwägung zugunsten des Verantwortlichen ausfallen könnte und eine Datenweitergabe an die Mieter nach Anonymisierung auf Art. 6 Abs.1 lit.f DSGVO gestützt werden könnte.

Dokumentation der Interessenabwägung

Hierbei sollten die Vermieter die auf beiden Seiten berücksichtigten Interessen derart dokumentieren, dass sie im Rahmen einer datenschutzrechtlichen Überprüfung der zuständigen Stellen erkennbar und nachvollziehbar ist.

Informationspflicht

Darüber hinaus müssen Vermieter die Betroffenen über die Weitergabe ihrer Daten und die jeweiligen Empfänger informieren. Dies könnte bereits bei Vertragsschluss mit diesen Dritten durch einen Hinweis erfolgen.

Festgehalten werden kann daher, dass Mieter auch unter der Geltung der DSGVO weiterhin eine Betriebskostenabrechnung mit den oben genannten Angaben erhalten und Einsicht nehmen dürfen. Gegebenenfalls müssen allerdings Anpassungen wie Anonymisierung bestimmter Daten oder die Dokumentation einer vorgenommenen Interessenabwägung angestellt werden, um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen.

Marc E. Evers

Rechtsanwalt

zert. Datenschutzbeauftragter

zert. Datenschutz-Auditor