Herausforderungen im Onlinehandel aus steuerlicher Sicht

Kaum eine Branche kann so rasches Wachstum in kürzester Zeit verbuchen wie der Onlinehandel. Das überrascht kaum bei circa 14 Millionen allein in Deutschland täglich zugestellten Paketen; Tendenz seit Beginn der Corona-Krise stark steigend. Doch genau dieses große Wachstum kann schnell unkontrolliert sein und ruft daher nicht selten das Finanzamt auf den Plan.

Warum geraten vor allem Online Händler oft ins Visier des Finanzamts?

Onlinehandel war noch nie so einfach wie heute. Jeder Unternehmer kann heute über Konzerne wie Amazon Warenlager einfach mitbenutzen und muss sich keine Gedanken um Miete und Ähnliches machen. Doch genau hier lauert die Gefahr: Wer meint „einfach und schnell“ sein Onlinegewerbe zu betreiben, vergisst oft, sich um eine einwandfreie Buchhaltung zu bemühen und dies führt oft zu dramatischen Konsequenzen.

Was muss genau beachtet werden?

Die Liste der Voraussetzungen zum Betreiben eines Onlinehandels ist lang. Oft stellen sich Fragen zur korrekten Steueranmeldung, umsatzsteuerlichen Registrierung in EU-Ländern, Fragen zu FBA-Lagern und Ähnlichem. Insbesondere die Rechnungsschreibung wirft beim Onlinehandel spezielle Fragestellungen auf: Wie bestimmt sich der umsatzsteuerpflichtige Leistungszeitpunkt? Welche Umsätze werden wohin getätigt? Handelt es sich bei Lieferungen ins Ausland um innergemeinschaftliche Lieferungen oder Ausfuhrlieferungen?

Die Beantwortung dieser Fragen ist oft nicht ganz einfach und stellt insbesondere kaufmännische und/oder steuerrechtliche Laien vor immense Herausforderungen. Nicht selten empfiehlt sich daher der Gang zu einem Steuerberater, der Erfahrungen mit Onlinehändlern aufweist, um Probleme bereits vorab zu vermeiden.

Besonderheiten bei Lieferungen ins Ausland 

Die fortschreitende globale Vernetzung bietet allen Unternehmern die Chance, ihre Produkte auch im Ausland zu vertreiben. Solche Lieferungen können aber ausländischem (Steuer-) Recht unterliegen und auch bei Lieferungen innerhalb der EU ist die Harmonisierung des Steuerrechts, insbesondere der Umsatzsteuer, keinesfalls gegeben. Oftmals muss sich der Unternehmer für Zwecke der Umsatzsteuer in anderen EU-Ländern registrieren und ggfs. Verbringungsnachweise liefern.

Relevant sind in diesem Zusammenhang die sog. Lieferschwellen. Ab einer gewissen Umsatzhöhe besteht ggfs. eine Umsatzsteuerpflicht im EU-Ausland und die Rechnung des Unternehmers darf somit keine deutsche Umsatzsteuer mehr ausweisen.

Große Auswirkung kann in diesem Zusammenhang z.B. das Amazon Pan-EU-Verfahren haben. Bereits mit einem einfachen Haken in den Einstellungen stimmt der Online Händler der Nutzung von Amazon Warenlagern in der EU zu. Seine Ware wird folglich nicht nur in deutsche Warenlager verbracht, sondern kann ebenfalls in Polen, Italien oder einem sonstigen Lager landen. Dieses Verfahren ist an sich selbstverständlich unbedenklich, jedoch wird das innergemeinschaftliche Verbringen einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a Abs. 2 UStG) gleichgestellt. Unter Umständen muss also hier bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im dem jeweiligen Land beantragt werden. Problematisch wird es, wenn es für den Händler nicht nachvollziehbar ist, in welche Länder seine Ware verbracht wird. Das ist mitunter nicht selten der Fall, da z.B. Amazon nicht ausdrücklich kommuniziert in welche Lager es die Ware transportiert. Der Händler muss sich stattdessen mit einer geeigneten Software ausstatten, die die Verbringung erkennt und den Unternehmer darüber informiert.

Welche Tools werden benötigt?

Nicht nur bei dem o.g. genannten Pan-Verfahren helfen Anwendungen und Programme den Onlinehandel effizienter und lukrativer zu machen. Was für den Einzelhändler die ordentlich gepflegte Kasse ist, ist für den Onlinehändler ein digitales Set-Up. Insbesondere zur debitorischen Erfassung von Verkäufen, die beim Online-Handel schnell in großen Zahlen vorliegen, bedarf es einer speziellen Software.

Herausfordernd für die ordnungsgemäße Buchhaltung zur Einhaltung der GoBD sind die vielfach genutzten Zahlungsmethoden wie Amazon Pay, Paypal oder Ähnliche, die regelmäßig keine Rechnungsnummer auf den Belegen ausweisen. Händisches Ausziffern ist durch oftmals gleichpreisige Produkte beinahe unmöglich und nimmt vor allem zu viel Zeit in Anspruch und belastet somit das Budget zu sehr.

Ungenaue oder fehlerhafte Buchungen können schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, da nach §146 Abs. 1 S. 1 AO, §239 Abs. 2 HGB jeder Geschäftsvorfall vollständig nachvollziehbar sein muss. Ist dies nicht der Fall, wird dem Finanzamt „Tür und Tor“ für Hinzuschätzungen geöffnet und dies sollte unbedingt vermieden werden.

Wir verfügen über das Know-How, Daten über Schnittstellen aus den Shopsystemen in die Buchhaltung zu DATEV zu übernehmen. Durch diese deutlich effizientere Lösung, kann die Buchhaltung schneller erledigt werden, was dem Unternehmer Kosten spart.

Insgesamt kann ein Online Händler wohl kaum auf die Nutzung von externen Warenwirtschaftssystemen/Shopsystemen wie JTL, Shopify, plentymarkets, Magento, Shopware, WooCommerce oder Ähnlichen Softwarelösungen verzichten. Bei der Auswahl des richtigen Betriebssystems und dem anschließenden Umgang sollte jeder Händler allerdings fachmännische Beratung in Anspruch nehmen um die Fehlerquote so gering wie möglich zu halten.

Fazit

Insbesondere Online Händler laufen Risiko, Ziel einer (umsatz-) steuerlichen Prüfung durch die Finanzämter im In- aber auch im Ausland zu werden. Sollten sich hierbei Unstimmigkeiten zeigen, können dem Online Händler hohe Nachzahlungen, bis hin zu Strafverfahren, drohen, die im schlimmsten Fall sogar zur Insolvenz führen können. Daher ist es unerlässlich einen fachkundigen Steuerberater an seiner Seite zu haben, der sich mit den besonderen Fragestellungen im Onlinehandel auskennt.

Gerne beraten unsere Steuerberater Sie ausführlich zu dem Thema und unterbreiten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für ihr Unternehmen. Bitte nehmen Sie bei Interesse Kontakt per E-Mail, per Formular auf unserer Website oder telefonisch mit uns auf.