Homeoffice/Mobile Office – Beantwortung verschiedener Fragestellungen – Teil 1

Rechte und Pflichten in Homeoffice und Mobile Office

In diesen besonderen Zeiten sind plötzlich immer mehr Arbeitgeber mit der Notwendigkeit zur Bereitstellung von Homeoffice-Arbeitsplätzen konfrontiert. Daneben gibt es auch die noch relativ junge und etwas weniger bekannte Form des Mobile Office, die gerade verstärkte Aufmerksamkeit bekommt. In den letzten Wochen sind viele Arbeitgeber mit verschiedenen Varianten der folgenden Fragestellungen auf mich zugekommen. Mit diesen Rechtstipps sollen nun auch Sie von diesen Erfahrungen profitieren.   

1) Telearbeit (Homeoffice) vs. mobiles Arbeiten (Mobile Office) – was ist der Unterschied?

Telearbeit, der eigentlich Fachbegriff für das umgangssprachliche Homeoffice ist in der Arbeitsstättenverordnung definiert. Dort heißt es in § 2, Abs. 7:

"Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat." 

Ein Telearbeitsplatz ist erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit im Arbeitsvertrag oder einer Vereinbarung festgelegt haben. Außerdem muss der Arbeitgeber die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln, einschließlich der Kommunikationseinrichtungen, bereitstellen und installieren.

Telearbeit ist also recht eindeutig definiert. Schwieriger dagegen gestaltet sich eine ähnlich einfach gehaltene Definition des Mobile Office.

Der Begriff des mobilen Arbeitens bezeichnet nämlich eine viel flexiblere Form der Arbeitsgestaltung, die nicht orts- und zeitgebunden ist. In der Arbeitsstättenverordnung ist sie überhaupt nicht geregelt. Beim mobilen Arbeiten kann sich der Mitarbeiter über Smartphone, Tablet oder Notebook von wo auch immer über das mobile Netz einloggen und seine Arbeit erledigen.

Insbesondere beim Arbeitsschutz wird die Unterscheidung zwischen Homeoffice und Mobile Office relevant. Wenn der Arbeitgeber einen Homeoffice-Arbeitsplatz einrichtet, muss er dafür Sorge tragen, dass dieser den Anforderungen des Arbeitsschutzes genügt. Hierfür muss er bei der erstmaligen Einrichtung dieses Arbeitsplatzes eine offizielle Gefährdungsbeurteilung durchführen, also potentielle Gefahren im Homeoffice ermitteln und diese abstellen. Im Mobile Office dagegen beschränken sich die Pflichten des Arbeitgebers hinsichtlich des Arbeitsschutzes auf die Unterweisung zu Sicherheitsrisiken und die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, von denen keine Gefährdungen für den Arbeitnehmer ausgehen. Auch der Arbeitnehmer selbst ist gefordert: Er muss dem Arbeitgeber bestehende Risiken mitteilen. Zudem ist es dem Arbeitnehmer untersagt, unter erkennbar gesundheitsgefährdenden Umständen zu arbeiten.

2) Welche Regelungen muss der Arbeitgeber treffen?

Nicht nur für die Telearbeit, sondern auch für die mobile Arbeit gelten das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz. Der Unternehmer ist uneingeschränkt für die Sicherheit und Gesundheit seiner Mitarbeiter zuständig, egal, ob diese im Betrieb tätig sind, von Zuhause oder von anderswo aus arbeiten.

Die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes zur Gewährung von Pausen sowie zur Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten sowie zum Sonn- und Feiertagsschutz sind demnach einzuhalten. Es wird erwartet, dass Arbeitgeber spezifische Regelungen zur Nutzung mobiler Kommunikationsendgeräte sowie zur Vermeidung von Stressoren treffen.

Zu beachten ist in diesem Kontext, dass Homeoffice nicht einseitig vom Arbeitgeber angewiesen werden, genauso wenig, wie der Arbeitnehmer einfach einen Homeoffice-Arbeitsplatz verlangen kann. Es ist daher zwingend erforderlich, eine Betriebs- oder eine Individualvereinbarung zu treffen. So eine Vereinbarung ist beim Mobile Office zwar nicht explizit gefordert, kann aber auch hilfreich sein, um geeignete Rahmenbedingungen für das mobile Arbeiten zu schaffen.

Es sollten die folgenden Punkte zusätzlich geklärt und geregelt werden:

• Wer die Genehmigung zum Homeoffice oder Mobile Office erteilen kann und unter welchen Voraussetzungen.
• Regelungen zum Datenschutz und der sicheren Verarbeitung von Daten im Mobile Office sind notwendig, dazu später mehr.
• Regelungen zu Arbeitszeiten, Pausenzeiten und der Erreichbarkeit für Vorgesetzte, Kollegen oder Kunden – dies gerade auch im Hinblick auf mögliche Erwartungshaltungen.
• Die Gestaltung des Arbeitszimmers bzw. die Möglichkeit der privaten Nutzung von Hardware muss geregelt sein (hier empfiehlt es sich aus Praxiserfahrung, die private Nutzung der Hardware während der Arbeitszeit einfach auszuschließen).
• Die Regelungen sollten überdies die Kostenfrage klären – wer für welche Kosten aufkommt.
• Die Möglichkeit zur Besichtigung des Heimarbeitsplatzes sollte gewährleistet sein (um die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien zu gewährleisten und zu überprüfen).
• Schlussendlich sollte auch die geordnete Kündbarkeit der Regelungen Teil der Vereinbarung sein.

Weitere individuelle Regelungen sind durchaus denkbar und im Einzelfall auch sinnvoll.

3) Was passiert auf dem Weg zur Kaffeemaschine oder zum WC?

Immer wieder kommen Fragen des Versicherungsschutzes auf: Wie gestalten sich die Verhältnisse, wenn im Homeoffice bzw. Telearbeitsplatz ein Unfall passiert? Stark verallgemeinernd lässt sich sagen: Wenn der Unfall unmittelbar etwas mit der Arbeit zu tun hat, dann gilt der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Doch die Abgrenzung, was noch Arbeit ist und wo der private Bereich beginnt, ist schwammig und schwierig pauschal festzulegen. Juristen bewerten Unfälle ganz anders, je nachdem ob sie auf dem Weg zum Drucker im heimischen Bürozimmer passieren, oder auf dem Weg zum Kühlschrank. Eine rechtsverbindliche Bewertung kann aber nur nach individuell gefällten Beurteilungen der jeweiligen Umstände abgegeben werden. Ähnliches gilt auch für die Gefährdung der Gesundheit, die zu einer Berufskrankheit führen könnten.

Ein Beispiel: Während Arbeitnehmer beim Gang zur Toilette im Betrieb gegen Unfälle versichert sind, greift der Schutz im Homeoffice allerdings nicht. Die Argumentation des Bundessozialgerichts: Der Arbeitgeber hat dort keinen Einfluss auf die Sicherheit der Einrichtung.

Nach der Rechtsprechung ist ein Unfall im Homeoffice grundsätzlich nur dann versichert, wenn ein Zusammenhang zwischen dem zum Unfall führenden Geschehen und der betrieblichen Tätigkeit besteht. Im Zweifelsfall muss der Mitarbeiter den Nachweis führen, dass eine versicherte Tätigkeit vorlag. Arbeitet der Mitarbeiter zum Beispiel für die Kundenbetreuung, ist das Telefonieren mit Kunden und das Beantworten von E-Mail-Anfragen eine dem Betrieb dienliche Tätigkeit. Dies gilt auch für Wege, die zurückgelegt werden müssen, um diese Arbeit auszuführen. Der Gang zum Drucker oder zum Schrank mit Büromaterialien ist in diesem Fall also versichert.

Anders sieht es aber bei Wegen aus, die ein Mitarbeiter aus privaten Gründen zurücklegt. Nimmt er etwa an der Tür ein Paket an, welches nichts mit der Arbeit zu tun hat, besteht kein Versicherungsschutz. Gleiches gilt, wenn er sich in der Küche einen Kaffee kocht. Im Homeoffice gilt dies als rein private und damit nicht versicherte Tätigkeit.

4) Wenn der Arbeitnehmer seinen privaten PC oder sein privates Handy verwendet – muss der Arbeitgeber dafür zahlen?

Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer das für die Arbeit erforderliche Büromaterial, Büromöbel und Technik zur Verfügung stellen. Doch gerade in der aktuellen Situation, in der viele Arbeitnehmer relativ kurzfristig ins Homeoffice wechseln mussten, kann das in der Umsetzung ziemlich schwierig sein.

Wünscht der Arbeitgeber die mobile Arbeit, die Arbeit daheim und stellt dieser keine Arbeitsmittel zur Verfügung, besteht grundsätzlich der Anspruch auf Erstattung der Kosten, die mit der Einrichtung des Arbeitsplatzes verbunden sind. Aber auch Strom und erhöhter Wasserverbrauch sowie Kosten des Internetanschlusses sind hier Positionen, die auch Streitthema werden könnten. Das Problem hierbei ist, dass es in der Realität oftmals kaum möglich ist, die tatsächlich entstandenen Kosten zuverlässig zu ermitteln. Geht das Bestreben eindeutig vom Arbeitnehmer aus, mobil oder einzelne Tage im Homeoffice zu arbeiten, wird es für diesen schwierig sein, eine Entschädigung zu fordern.

Selbst, wenn die Arbeitsmittel im Homeoffice vom Arbeitgeber gestellt werden und jener das Homeoffice wünscht, stellt sich durchaus die Frage der „Miete“ für den Arbeitsplatz daheim. Hier kommt es wieder stark auf den Einzelfall an: Werden lediglich berufliche Telefonate immer wieder von zuhause aus geführt, führt dies sicherlich nicht zu einem Erstattungsanspruch des Arbeitnehmers gegen das Unternehmen, gerade dann, wenn dies zur Tätigkeit selbst gehört und zu erwarten ist. Arbeitet der Mitarbeiter dagegen überwiegend im Homeoffice und steht ihm kein Arbeitsplatz in den Firmenräumen zur Verfügung, sieht es anders aus. Dann muss das Unternehmen den hierfür verwendeten Raum entweder vom Mitarbeiter anmiete, oder dem Arbeitnehmer eine monatliche Kostenpauschale für Nutzung, Energie, Heizungs-, Reinigungs- und sonstige Unterhaltskosten zahlen.

Unser Tipp: Vereinbaren Sie eine Aufwandspauschale.

Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber pauschal eine monatliche Aufwandsentschädigung dafür, dass er seine privaten Arbeitsmittel zur Verfügung stellt bzw. seine Räumlichkeiten. Das geht einerseits über eine individuelle Vereinbarung, bei größeren Unternehmen auch über den Betriebsrat, der dann eine Betriebsvereinbarung aushandelt.