Notfallkoffer für Unternehmen – So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf den Notfall vor

Was passiert eigentlich, wenn die Geschäftsführung eines Unternehmens plötzlich und ohne Vorwarnung für einen längeren Zeitraum oder sogar endgültig ausfällt? Der Betrieb ist ohne Führung, Verantwortlichkeiten sind unklar und wichtige Informationen sind nicht auffindbar. Gerade wenn die Geschäftsführung auch identisch ist mit den Gesellschaftern oder Inhabern des Unternehmens, hier also eine Personenidentität besteht, drohen einem Unternehmen weitreichende Konsequenzen.  

Natürlich wünscht sich niemand, dass dieses Szenario eintritt. Doch nichtsdestotrotz müssen Vorkehrungen für diesen Notfall getroffen werden – ein Notfallkoffer muss ausgearbeitet werden. Denn nicht selten endet eine ungeplante Unternehmensübergabe im Chaos oder schlimmstenfalls sogar im Untergang des Unternehmens. 

Deshalb ist es wichtig, dass das Unternehmen im Ernstfall auch ohne den Geschäftsführer oder den Gesellschaftergeschäftsführer funktionsfähig ist. Dazu sollte in einem Notfallkoffer bereits im Vorfeld geregelt und geplant werden, wer welche Maßnahmen in einer Krise ergreifen muss, damit das Unternehmen erfolgreich fortbesteht. 

In 4 Schritten zum Notfallkoffer

Schritt 1 – Bestandsaufnahme

In einem ersten Schritt gilt es, sich einen Überblick über mögliche Notfälle zu verschaffen. Zudem sollte darauf aufbauend eine Checkliste erstellt werden, in der alle wichtigen Fragen aufgeführt werden, die für den Notfall geregelt werden müssen. 

So besteht zum einen die Möglichkeit, dass nur einer der Geschäftsführer handlungsunfähig wird. Zum anderen könnten aber auch alle Mitglieder der Geschäftsleitung ausfallen. Außerdem gibt es Fälle, in denen die Geschäftsführung lediglich für einen bestimmten Zeitraum oder schlimmstenfalls sogar unwiderruflich handlungsunfähig wird. Demnach gilt es, sowohl Übergangsregelungen als auch dauerhafte Lösungen auszuarbeiten.  

Schritt 2 – Was gehört in den Notfallkoffer?

• Zunächst sollten alle wichtigen Firmendokumente – zumindest in Kopie – im Notfallkoffer hinterlegt werden:

- Gesellschaftsvertrag

- Satzung

- Auszug des Handelsregisters

- Gewerbeanmeldung

- Miet- und Pachtverträge

- Bank- und Kreditverträge

- Genehmigungen

- etc. 

• Krisenstab

In Gestalt des Krisenstabs wird eine „Übergangsgeschäftsführung“ festgelegt, die vorübergehend die Führung des Unternehmens übernimmt, bis die „eigentlichen“ Nachfolger vorbereitet und eingearbeitet sind. Während dieser Übergangszeit trifft der Krisenstab alle notwendigen Entscheidungen und sorgt dafür, dass alle wesentlichen Aufgaben wie gewohnt erledigt werden. Verfügt das Unternehmen über einen Beirat, kann dieser die Funktion des Krisenstabs übernehmen.

Damit der Krisenstab handlungsfähig ist und die vorgenannten Aufgaben übernehmen kann, müssen den Mitgliedern entsprechende Vollmachten erteilt werden. 

• Arbeitsabläufe und Vertretungsregelungen  

Auch wenn die Geschäftsführung ausfällt, müssen die Unternehmensprozesse in aller Regel wie gewohnt weiterlaufen. Damit der Unternehmensalltag durch die Krise nicht beeinträchtigt wird, muss geprüft werden, welche Auswirkungen der Ausfall der Geschäftsführung auf die operativen Prozesse und Arbeitsabläufe hat. 

Ein besonderes Augenmerk sollte dabei auf die Aufgabenfelder gerichtet werden, die bis dato allein der Geschäftsführung vorbehalten waren. 

- Entscheidungen im Einkauf

Hier besteht die Möglichkeit, dass Verträge mit Lieferanten über ein bestimmtes Volumen der Zustimmung der Geschäftsführung bedürfen. 

- Personalentscheidungen

Auch Personalentscheidungen hängen oft von der Zustimmung der Geschäftsleitung ab. 

- Banküberweisungen und Zahlungen

Hier stellt sich die Frage, wer den Überblick über den täglichen Bankverkehr hat und befugt ist, Rechnungen zu begleichen und Auszahlungen vom Bankkonto vorzunehmen. 

- Vertragsverlängerungen

Oft können wichtige Verträge (zum Beispiel Lizenzvereinbarungen oder Leasingverträge) nur von der Geschäftsleitung geschlossen bzw. erneuert werden. 

Nun gilt es zu überlegen, welche Mitarbeiter auch ohne die Aufsicht der Geschäftsführung die vorgenannten Entscheidungen im Interesse des Unternehmens treffen und die Aufgabenfelder verantwortungsvoll übernehmen würden. Diesen sind für den Notfall entsprechende Vollmachten zu erteilen. 

Hier besteht die Möglichkeit, bei wichtigen Entscheidungen eine Rücksprachepflicht mit dem Krisenstab festzulegen. 

• Schlüsselliste

Wichtig ist auch, eine Schlüsselliste zu erstellen. Damit ist gemeint, dass aufgelistet werden sollte, wo sich die Schlüssel des Unternehmens befinden und wer die Schlüsselgewalt innehat. 

• Zugangsdaten und Codes

Gleiches gilt für sämtliche Zugangsdaten und Codes, die für Server, Bankkonten, elektronische Geräte und Softwareprogramme benötigt werden. 

• Checkliste für den Notfall

Letztlich empfiehlt es sich, zusammenfassend eine Checkliste zu erstellen, in der geregelt ist, was Schritt für Schritt bei einem Ausfall der Geschäftsführung zu tun ist.

Schritt 3 – Nachfolgeregelung erstellen

Für den Fall, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer oder der „Nur“-Gesellschafter für einen noch nicht absehbaren Zeitraum oder sogar endgültig ausfällt, bedarf es einer Nachfolgeregelung. Dazu kommen Familienangehörige, Mitarbeiter oder auch Externe in Betracht. Ist ein solcher oder auch mehrere Nachfolger gefunden, müssen entsprechende Vollmachten erteilt werden. 

In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage nach der Erbfolgeregelung. Gilt die gesetzliche Erbfolge oder wurde ein Testament erstellt? Gibt es mehrere Erben, unter denen das Unternehmen aufgeteilt werden müsste? Müssen Pflichtteilsansprüche befriedigt werden und ist dazu ausreichend Vermögen vorhanden? Wie hoch wird die Erbschaftssteuer ausfallen? 

Bei den Nachfolgeregelungen spielt auch die Rechtsform des Unternehmens eine wichtige Rolle. Denn bei Personengesellschaften (beispielsweise GbR oder OHG) führt der Tod eines Gesellschafters grundsätzlich zur Auflösung der Gesellschaft. Dies kann nur dadurch verhindert werden, dass im Vorhinein entsprechende Fortsetzungs-, Nachfolge- oder Eintrittsklauseln im Gesellschaftsvertrag vereinbart werden. 

Eine solche Rechtsfolge gibt es bei den Kapitalgesellschaften (zum Beispiel GmbH oder AG) nicht. Grundsätzlich können die Unternehmensanteile frei veräußert oder vererbt werden, sofern im Gesellschaftsvertrag nichts Abweichendes geregelt ist. 

Schritt 4 – Sichere Verwahrung des Notfallkoffers

Letztlich sollte der Notfallkoffer sicher verwahrt werden. Zu beachten gilt hierbei, dass der Koffer zum einen im Notfall schnell zur Hand sein muss. Zum anderen sind darin jedoch sensible Daten über das Unternehmen enthalten, die nicht in falsche Hände geraten sollten. Daher empfiehlt es sich, den Notfallkoffer sowohl in einem Stahlschrank im Unternehmen als auch beim Rechtsanwalt des Vertrauens zu hinterlegen.  

Fazit

Krankheit, Unfall oder gar Tod – niemand wünscht sich, dass ein solches Szenario eintritt. Doch trotzdem kann jederzeit eine solche Situation eintreten, sodass die Geschäftsführung Ihres Unternehmens ausfällt. Für diesen Fall gilt es, einen Notfallplan auszuarbeiten – einen Notfallkoffer zu packen. Denn auch im „Worst Case“ soll Ihr Unternehmen fortbestehen und weiterhin erfolgreich wirtschaften.

Doch das Erstellen eines Notfallkoffers, der Ihr Unternehmen auf alle Eventualitäten vorbereitet, ist aufwendig und zeitintensiv. Dieser Umstand sollte Sie jedoch nicht davon abhalten, Ihr Unternehmen für den Notfall abzusichern. Denn dabei können wir Sie unterstützen!

Melden Sie sich bei uns! Wir helfen Ihnen dabei, einen Notfallkoffer individuell für Ihr Unternehmen zu erstellen. Dabei berücksichtigen wir sowohl die wirtschaftlichen Bedürfnisse Ihres Unternehmens als auch Ihre persönlichen Lebensumstände und erarbeiten einen umfassenden Notfallkoffer, sodass Ihr Unternehmen auf den Ernstfall vorbereitet ist und die Krise sicher überstehen kann.