Urlaubsvertretung als Rechtsanwalt einfach und schnell planen

Gesetzliche Regelungen zur Urlaubsvertretung für Anwälte

Ein Rechtsanwalt muss seit August 2021 gemäß § 53 BRAO für seine Vertretung sorgen, 

1. wenn er länger als eine Woche daran gehindert ist, seinen Beruf auszuüben, oder 

2. wenn er sich länger als zwei Wochen von seiner Kanzlei entfernen will. 

Nach vorheriger Rechtslage musste ein Anwalt bereits einen Vertreter bestellen, wenn er sich länger als eine Woche von seiner Kanzlei entfernen wollte. Die Pflicht zur Bestellung einer Vertretung gilt aber nicht nur für vorhersehbare Ereignisse wie einen Urlaub. Auch bei unerwarteten Ereignissen müssen Anwälte im Rahmen ihrer Möglichkeiten dafür sorgen, dass ein Vertreter notwendige Prozesshandlungen fristgerecht ausführt. Versäumen Anwälte aufgrund einer nicht ordentlich bestellten Vertretung wichtige Fristen, liegen in der Regel ein Anwaltsverschulden und eine Berufsrechtsverletzung vor. 

Regelmäßige Gründe, die Rechtsanwälte an ihrer Berufsausübung hindern, sind  Urlaub, eine krankheitsbedingte Abwesenheit oder die Teilnahme an einem Lehrgang. Zur Berufsausübung gehört jedoch, berufsrechtliche Pflichten gemäß der Berufsordnung der Rechtsanwälte (BORA) zu erfüllen, wie insbesondere Empfangsbekenntnisse nach eigener Kenntnisnahme zu unterzeichnen oder Gerichtstermine wahrzunehmen. 

Elektronische Kommunikationsmöglichkeiten und insbesondere das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ermöglichen es Anwälten, auch unterwegs oder im Homeoffice Anfragen flexibel beantworten und Mandate fristgerecht bearbeiten zu können. Eine geeignete Anwaltssoftware mit integriertem Fristenkalender kann dabei helfen, wichtige Termine und Fristen gleichzeitig im Blick zu behalten. 

Hat ein Anwalt einen Vertreter bestellt, stehen diesem dessen Befugnisse gemäß § 54 BRAO zu. Die Haftung im Außenverhältnis gegenüber Mandanten trifft weiterhin den Vertretenen. Im Innenverhältnis haftet der Vertreter gegenüber dem Vertretenen gemäß der Vertretungsregeln des BGB. 

Vertreterbestellung für Rechtsanwälte: So geht es richtig

Das Argument, man habe kurzfristig niemanden finden können, lassen Gerichte nur selten gelten. Denn selbst bei plötzlicher Verhinderung muss ein Anwalt nachweisen, dass er dennoch alles Mögliche und Zumutbare unternommen hat. Selbst große Schmerzen eines Anwalts entschuldigten in einem Fall kein Untätigbleiben (BGH, VI ZB 44/18). 

Selbstständige Vertreterbestellung

Seit August 2021 gelten aufgrund des Gesetzes zur Modernisierung des notariellen Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften wichtige Neuerungen. Die Änderungen der großen BRAO-Reform hatten auch Auswirkungen auf die Regelungen der Vertreterbestellung. Der Vorgang gemäß § 53 BRAO wurde insgesamt vereinfacht, neu hinzugekommen ist § 54, der die Befugnisse der Vertretung regelt: 

Ein Rechtsanwalt kann nun selbstständig seinen anwaltlichen Vertreter unabhängig von dessen Kammerzugehörigkeit und ohne Anzeigepflicht gegenüber der Kammer bestellen. Diese Beschränkung und Verpflichtung wurden insofern aufgehoben. 

Rechtsanwälte sollten bei der Wahl ihrer Vertretung stets prüfen, ob eine Interessenkollision vorliegt. Kollegen aus der eigenen Kanzlei oder demselben Fachgebiet als Urlaubsvertretung zu wählen, ist naheliegend. Umso ärgerlicher ist es, wenn im Nachhinein ein Interessenkonflikt zum Vorschein kommt, der die Bearbeitung des Mandats verhindert. Das führt zum beiderseitigen Mandatsverlust. 

Vertreterbestellung durch die Rechtsanwaltskammer

Neben Anwälten aus dem eigenen oder einem fremden Kammerbezirk kommen für eine Vertretung auch in Betracht: 

• Personen mit Befähigung zum Richteramt 

• unter weiteren Voraussetzungen Referendare, die seit mindestens zwölf Monaten im Vorbereitungsdienst sind 

Bei Nichtanwälten darf die Zulassung als Rechtsanwalt nicht versagt sein.  

Nach § 53 Abs. 3 und 4 BRAO erfolgt die sogenannte Bestellung von Amts wegen durch die Rechtsanwaltskammer, wenn   

• die Vertretung durch eine andere Person als einen Rechtsanwalt erfolgen soll, 

• der Rechtsanwalt keinen Vertreter findet, 

• ein Rechtsanwalt es entgegen der zuvor genannten Vorgaben unterlassen hat, einen Vertreter zu bestellen. 

Außer im letzten Fall stellt der Anwalt hierfür einen Antrag bei der Kammer. Die Rechtsanwaltskammer bestellt dann auf Kosten des Anwalts einen Vertreter. Allerdings erst, nachdem sie den Anwalt aufgefordert hat, die Vertretung selbst zu bestellen oder deren Bestellung zu beantragen. Während die Kammer von Amts wegen bestellte Vertreter weiterhin in das Bundesweite Amtliche Anwaltsverzeichnis (BRAV) einträgt, tut sie das bei selbständig bestellten Vertretern seit Anfang August 2021 nicht mehr. 

Ein durch die Kammer bestellter Anwalt kann die Vertretung nur aus einem wichtigen Grund ablehnen. In der Praxis muss jedoch kaum jemand befürchten, gegen seinen Willen zum Vertreter bestellt zu werden. Der Rechtsanwaltskammer ist an der Bereitschaft des Vertreters gelegen, denn dieser sollte über die nötigen zeitlichen Kapazitäten verfügen. Die Kammer fragt zunächst in der Kanzlei des zu Vertretenen nach. Findet sich dort niemand, hat die Kammer in der Regel feste Rechtsanwälte, auf die sie zurückgreifen kann. 

Bei der Urlaubsvertretung für Anwälte externe Dienste nutzen

Anwälte, die eine Urlaubsvertretung benötigen, können zusätzlich zur Bestellung eines Vertreters externe Dienstleister in Anspruch nehmen. Das bietet sich auch an, wenn sie bloß tageweise verhindert sind. Für die Suche nach einer Vertretung kommen beispielsweise Online-Vertreterbörsen infrage, die zeitaufwendige Inserate in Jobbörsen ersetzen. Passende Kanzleisoftware unterstützt Anwälte im Vertretungsfall. Sie zeigt z. B. anstehende Termine und Fristen an. Die Software RA-MICRO bietet unter anderem eine integrierte Personalverwaltung mit Urlaubsplanung und Vertretungsregelung. Anwaltssoftware wie winra stellt einem Vertreter Daten mithilfe der elektronischen Akte zentral bereit. 

Ein professionelles Anwaltssekretariat kann dringende Anrufe und Nachrichten sofort an den Anwalt weiterleiten. Eine genaue Dokumentation aller Vorgänge sowie deren Priorisierung – in Absprache mit dem Rechtsanwalt – sichert den Überblick bei der Rückkehr in die Kanzlei. So sind die Abläufe in der Kanzlei auch bei Abwesenheit in kompetenten Händen.

Eine Vertreterbestellung wegen Kanzleiabwesenheit oder verhinderter Berufsausübung unterscheidet sich von der Terminsvertretung. Bei Letzterer vertritt ein Rechtsanwalt nach Erteilung einer Vollmacht einen Kollegen bei einem gerichtlichen Termin. Auf anwalt.de haben Anwälte mit einem Profil der Stufe Silber oder Gold die Möglichkeit, unkompliziert Terminsvertretungen anzunehmen oder auszuschreiben – und das kostenlos. Mit diesen Tipps finden Sie Ihren idealen Terminsvertreter.

Haftung bei fehlender Urlaubsvertretung

Die Urlaubsvertretung nicht rechtzeitig zu organisieren, kann teuer werden. Haben sich Anwälte nicht um eine Vertretung oder Fristverlängerung bemüht und verpassen im Urlaub dadurch Fristen, liegt ein Anwaltsverschulden vor. Gleiches gilt, wenn fristgebundene Schriftsätze nicht rechtzeitig vor Urlaubsantritt fertiggestellt werden. Ein Wiedereinsetzungsgesuch als letztes Mittel, das Anwälten dann noch zur Verfügung steht, hat kaum Aussicht auf Erfolg. 

Mit einem effizienten Zeitmanagement behalten Sie Termine und Fristen im Blick. Verwenden Sie z. B. digitale Programme, die anfallende Aufgaben strukturiert festhalten. Eine passende Kanzleisoftware kann Sie dabei sinnvoll unterstützen. So werden Sie rechtzeitig an Fristen erinnert. 

Mit einem anwalt.de-Konto behalten Sie jederzeit alle Aktivitäten rund um Ihr anwalt.de-Profil im Blick. Dank automatischer Benachrichtigung an bis zu zwei E-Mail-Adressen werden Sie über Anfragen von Ratsuchenden informiert. Sie können über anwalt.de eingehende Nachrichten so auch an das E-Mail-Postfach Ihres Vertreters oder dessen Sekretariat schicken lassen. Dieser kann auf erhaltene Nachrichten direkt per E-Mail antworten. Die anwalt.de-Zugangsdaten des Vertretenen werden dafür vom Vertreter nicht benötigt. 

Urlaubsvertretung für Anwälte – nicht ohne ihr beA

Seit dem 1. Januar 2022 sind Rechtsanwälte zur aktiven Nutzung ihres besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verpflichtet. Den Gerichten müssen sie Dokumente nun via beA übermitteln. Mittlerweile gibt es Kanzleisoftwares, die eine Schnittstelle zum beA einrichten.

Der Vertreter benötigt zudem den Zugang zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach des Vertretenen. Der Vertreter erhält dabei Zugriff wie ein Mitarbeiter. Dies ermöglicht es ihm zumindest, Nachrichten zur Kenntnis zu nehmen und mit Verweis auf seine Vertreterstellung deren Zusendung in sein eigenes besonderes Anwaltspostfach zu verlangen. 

Die beA-Karte und PIN dürfen dem Vertreter dagegen nicht übergeben beziehungsweise mitgeteilt werden. Von diesem ohne qualifizierende elektronische Signatur per beA übermittelte Schriftsätze gelten zudem als unwirksam (BAG, Az.: 10 AZN 53/20). Im beA können Anwälte aus verschiedenen Rechten diejenigen auswählen, die sie ihrem Vertreter einräumen wollen. Eine Anleitung finden Anwälte im Newsletter der Bundesrechtsanwaltskammer. Der Zugriff und die Vergabe der Rechte bleiben auf den Bestellungszeitraum beschränkt. 

Haben Anwälte ihrem Vertreter keinen beA-Zugriff eingeräumt, erhält dieser bei Bestellung durch die Rechtsanwaltskammer nach § 25 Abs. 3 RAVPV einen auf die Übersicht der eingegangenen Nachrichten beschränkten Zugang. Dieser berechtigt entsprechend nur dazu, den Absender sowie den Eingangszeitpunkt einer Nachricht einzusehen. Betreff, Text und Anhänge der Nachricht sind nicht einsehbar. Es liegt somit im Interesse des Anwalts, seinem Vertreter weitere Rechte zu geben, damit dieser seinen Aufgaben nachkommen kann. Anwälte können auch ihrem Sekretariat Zugriffsrechte auf das Postfach gewähren. 

Wie Sie Rechte vergeben, hat die Bundesrechtsanwaltskammer in ihrem Newsletter zum beA ausgeführt. Lassen Sie sich rechtzeitig den Benutzernamen oder die SAFE-ID des Vertreters geben, um die Änderung im beA vorzunehmen. Eine nachträgliche Freischaltung oder Rechtevergabe von Seiten Dritter ist nicht möglich, sie kann nur persönlich erfolgen. 

Im beA elektronisch übermittelte Schriftsätze müssen ebenfalls das gesetzliche Schriftformerfordernis erfüllen. Die eigenhändige Unterschrift und physische Übergabe des Schriftsatzes können im beA auf zwei Arten ersetzt werden:  

• Durch eine qualifizierte elektronische Signatur der verantwortenden Person, die an der Schriftsatzdatei angebracht ist. Der Versand der Schriftsatzdatei kann durch einen beliebigen Dritten erfolgen. 

• Oder der Schriftsatz wird mit einer einfachen Signatur der verantwortenden Person, d. h. des tatsächlichen Postfachinhabers, über einen sicheren Übermittlungsweg (beA) eingereicht. In diesem Fall muss der Postfachinhaber die Schriftsatzdatei persönlich versenden. 

Abwesenheitsmodus: Informieren Sie Mandanten über Ihre Urlaubsvertretung

Vertreterbestellung: Tipps, wie Anwälte im Krankheitsfall schnell reagieren

Ein erkrankter Anwalt muss im Rahmen des Möglichen und Zumutbaren für eine schnelle Vertretung sorgen. Denn bei Fristversäumnis wegen einer fehlenden Vertreterbestellung sind die Hürden, wann eine Erkrankung diese entschuldigt, hoch. 

Selbst Einzelanwälte ohne Personal, bei denen sich die Suche nach einem Krankheitsvertreter schwieriger gestalten kann, dürfen nicht einfach auf Verständnis hoffen. Es empfiehlt sich daher immer, sich als Rechtsanwalt ein verlässliches Netzwerk aufzubauen. In Kanzleien mit mehreren Anwälten sollten sinnvollerweise Notfallpläne die Zuständigkeiten klären, falls ein Rechtsanwalt ganz plötzlich ausfällt. 

Zeigen sich erste Symptome, hat der Rechtsanwalt unverzüglich alles ihm Zumutbare zu tun und zu veranlassen, um eine Vertretung zu bestellen oder diese zu kontaktieren. Falls der Anwalt für derartige Vertretungsfälle vorgesorgt hat, muss er mit dem Vertreter umgehend Kontakt aufnehmen. 

Auch bei längerfristigen oder chronischen Erkrankungen könne man erwarten, dass der Rechtsanwalt, bevor er handlungsunfähig wird, Vorsorge trifft. Hat der Anwalt keine Maßnahmen zur Vertreterbestellung getroffen, droht ihm der Vorwurf eines Organisationsverschuldens. 

Eine fehlende Vertretung ist dem Anwalt nur in einem Fall nicht anzulasten: Er war wegen einer plötzlichen schweren Erkrankung gar nicht in der Lage, noch irgendwelche fristwahrenden Maßnahmen zu ergreifen. Darunter sind Maßnahmen für die Bestellung eines Vertreters oder für einen Fristverlängerungsantrag zu verstehen. Ebenso konnte er keine Angestellten bitten, dies für ihn zu tun. Aber selbst hohes Fieber sei kein Grund für absolute Handlungsunfähigkeit, wie der BGH noch einmal 2019 (Az.: VI ZB 43/18) klarstellte. 

(THH; ZGRA) 

Lesen Sie auch, wie Sie Ihre Kommunikation mit Mandanten auf das nächste Level heben können. Entdecken Sie weitere attraktive Funktionen und Vorteile auf anwalt.de.  

Häufige Fragen und Antworten zur Urlaubsvertretung