Verfall von Urlaubsansprüchen - Hinweispflicht des Arbeitgebers

Nach den Regelungen des Bundesurlaubsgesetzes verfallen Urlaubsansprüche von Arbeitnehmern grundsätzlich mit Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres (=Kalenderjahr) bzw. grds. am 31.03. des Folgejahres (Übertragungszeitraum). Das Bundesarbeitsgericht hat jedoch festgestellt, dass ein Verfall von Urlaubsansprüchen nicht eintritt, wenn der Arbeitgeber die Arbeitnehmer nicht rechtzeitig auf diesen Verfall hingewiesen hat. Offene Urlaubsansprüche werden bei unterlassenem Hinweis ins nächste Jahr „mitgezogen“.

Arbeitnehmer haben pro Urlaubsjahr einen gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch von 20 Tagen bei einer Fünftagewoche (an weniger oder mehr Tagen entsprechend anteilig). Die meisten Arbeitgeber gewähren noch einen zusätzlichen vertraglichen Mehrurlaub zwischen 5 und 10 Tagen pro Jahr.

Urlaubsansprüche sind grundsätzlich im laufenden Urlaubsjahr, also dem Kalenderjahr, in Anspruch zu nehmen. Nach der Konzeption des Bundesurlaubsgesetzes sollen diese Urlaubsansprüche ersatzlos am Ende des Urlaubsjahres verfallen, wenn sie nicht in Anspruch genommen werden. Eine Auszahlung von Urlaubsansprüchen im laufenden Arbeitsverhältnis kommt dabei nicht in Betracht, weil der Urlaubsanspruch ein Erholungsanspruch und kein Geldanspruch ist.

Grundsätzlich ist eine Übertragung des Urlaubs in das nächste Kalenderjahr nur möglich, wenn der Urlaub wegen dringender betrieblicher oder in der Person des Arbeitnehmers liegender Erfordernisse im Urlaubsjahr nicht in Anspruch genommen werden konnte. Der Urlaub verfällt dann ersatzlos, wenn der Urlaub nicht bis zum 31.03. des Folgejahres genommen wurde. Bei langzeitkranken Arbeitnehmern gilt ein Übertragungszeitraum von 15 Monaten.

Der Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub verfällt nach der Rechtsprechung aber nur dann am Ende des Kalenderjahres oder eines zulässigen Übertragungszeitraums, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt hat, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen, und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat. Weiter ist erforderlich, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilt, dass der Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres oder Übertragungszeitraums verfällt, wenn er ihn nicht beantragt.

Eine Frist, wann dieser Hinweis durch den Arbeitgeber zu erfolgen hat, hat das Bundesarbeitsgericht nicht mitgeteilt. Es empfiehlt sich aber bereits zu Jahresbeginn schriftlich über den bestehenden Jahresurlaub sowie Resturlaub aus Vorjahren zu informieren und Arbeitnehmer anzuweisen den Urlaub rechtzeitig zu beantragen und gleichzeitig mitzuteilen, dass der nichtgenommener Urlaub ansonsten ersatzlos verfällt. Ist dieser Hinweis in diesem Jahr noch nicht erfolgt, sollte er möglichst noch vor Beginn des letzten Quartals (ggfs. mit der Gehaltsabrechnung) nachgeholt werden.

Grundsätzlich gilt dies nur für den gesetzlichen Mindesturlaub. Wird aber im Arbeitsvertrag nicht zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und vertraglichem Mehrurlaub differenziert verfällt auch der vertragliche Mehrurlaubsanspruch nicht.