Wenn der Kunde nicht zahlt – Forderungsbeitreibung durch Inkassobüro oder Rechtsanwalt?

Für jeden Unternehmer – egal ob Handwerker oder Dienstleister – ist es unerlässlich, vor einer Leistungserbringung die wirtschaftlichen Voraussetzungen des Kunden zu überprüfen. Dies kann durch Anfrage bei einer Wirtschaftsauskunftei oder durch ein eigenes Netzwerk erfolgen. Leider gibt es dennoch keine absolute Sicherheit und es kommt immer wieder zu Situationen, in denen Kunden ihre Rechnungen nicht zahlen.

Vorbereitung

Bereits bei der Annahme des Auftrags sollten durch entsprechende Regelungen im Vertrag (auch durch Allgemeine Geschäftsbedingungen möglich) die Zahlungsmodalitäten vollständig und klar geregelt werden. Auch Mahnkosten sollten hier bereits festgelegt werden. In der Rechnung teilen Sie dem Kunden ein klar formuliertes Zahlungsziel mit. Hier ist empfehlenswert ein genaues Datum zu nennen (nicht: zahlbar in 14 Tagen; sondern: zahlbar bis zum 01.02.2018).

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

1. Den Kunden kontaktieren

Viele Kunden vergessen einfach die Bezahlung einer Rechnung – oder der Kunde ist aufgrund eigener Außenstände zur sofortigen Zahlung nicht in der Lage. Ein Anruf beim Kunden oder eine freundliche, schriftliche Zahlungserinnerung sollte daher immer der erste Schritt sein.

      2. Mahnung

Erfolgt weder eine Rückmeldung noch eine Zahlung sollten Sie dem Kunden eine Mahnung zustellen. Soweit Sie bereits in der Rechnung (oder im Vertrag) ein Datum festgelegt haben, ist eine Mahnung zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sie ist zur Kostenvermeidung empfehlenswert.

Ist die Beauftragung eines Inkassounternehmens sinnvoll?

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens ist nur dann empfehlenswert, wenn die Forderung vom Kunden nicht bestritten wird. Behauptet der Kunde nämlich Mängel beim ausgeführten Auftrag oder eine fehlerhafte Rechnung, so kann das Inkassounternehmen diese Behauptungen nicht prüfen und ist auch zur rechtlichen Bewertung nicht berechtigt. In der Praxis bedeutet das: Das Inkassounternehmen wird den Vorgang an einen Rechtsanwalt oder an Sie übersenden.

Entsprechendes gilt übrigens erst Recht bei der gerichtlichen Vertretung. Zu dieser sind Inkassobüros nicht berechtigt. Ein weiteres Problem stellt sich bei der Kostentragung: Der Kunde ist zwar zur Übernahme der Kosten verpflichtet (siehe unten), jedoch nur soweit sie notwendig waren. Hat der Kunde Ihnen gegenüber die Forderung bereits bestritten, ist die Beauftragung eines Inkassobüros nicht mehr sinnvoll und die entstehenden Kosten damit nicht erstattungsfähig.

Kann ich dann nicht sofort einen Rechtsanwalt beauftragen?

Zur Vermeidung dieses Umweges, der nicht nur Geld kostet, sondern auch Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nimmt, können Sie selbstverständlich auch sofort einen Rechtsanwalt beauftragen.

Was ist zu tun, wenn der Kunde die Forderung bestreitet?

Bestreitet der Kunde die Forderung und ist nicht bereit den Rechnungsbetrag zu zahlen, übergeben Sie die Forderung einem auf Forderungsbeitreibung spezialisierten Rechtsanwalt. Dieser wird Ihren Kunden dann mit einem entsprechenden Schreiben nachdrücklich zur Zahlung auffordern.

Wer zahlt die Kosten des Rechtsanwaltes?

Da Sie Ihrem Kunden vorher eine Frist zur Zahlung gesetzt haben, befindet sich dieser in Zahlungsverzug und hat alle notwendigen Kosten – also auch die Kosten des Rechtsanwaltes - grundsätzlich zu übernehmen.

Wer zahlt die Kosten des Inkassounternehmens?

Aufgrund des Verzuges hat der Kunde grundsätzlich auch die Kosten des Inkassounternehmens zu tragen. Dies gilt jedoch nur, soweit diese notwendig waren. Hat der Kunde Ihnen gegenüber die Forderung bereits bestritten, ist die Beauftragung eines Inkassobüros nicht mehr sinnvoll und die entstehenden Kosten damit nicht erstattungsfähig.

Fazit

Bei vereinzelten unbezahlten Rechnungen werden Sie sich gewöhnlicher Weise mit einer Behandlung nach dem jeweiligen Einzelfall am besten stellen.

Haben Sie mehrere offene Forderungen gegenüber Ihren Kunden, so dürfte sich das Einholen und Vergleichen von Angeboten eines Inkassobüros sowie eines auf Forderungsbeitreibung spezialisierten Rechtsanwalts anbieten.