Arbeitgeber und der Urlaubshinweis an die Arbeitnehmer

Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer auf Urlaub ausdrücklich hinweisen!

Grundsätzlich sind Arbeitnehmer verpflichtet, ihren Urlaub während des laufenden Kalenderjahres zu nehmen. Der Urlaub für das Jahr 2022 ist also grundsätzlich bis zum 31.12.2022 zu nehmen und vom Arbeitgeber auch zu gewähren – jedenfalls gilt das für den gesetzlichen Mindesturlaub. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nach dem Gesetz nur dann vorgesehen, wenn der Urlaub aus dringenden betrieblichen Gründen oder persönlichen Gründen des Arbeitnehmers im laufenden Kalenderjahr nicht oder nicht ganz genommen werden kann. Liegt kein Grund für eine Übertragung des restlichen Urlaubs in das neue Jahr vor, soll der Resturlaub nach den gesetzlichen Vorstellungen am Jahresende verfallen. Mit dieser Regelung soll ein Ansammeln von Urlaubstagen vermieden werden.

Was sich jedoch noch nicht bei allen Arbeitgebern herumgesprochen hat: Der Urlaub verfällt nur dann, wenn der Arbeitgeber zuvor und rechtzeitig seiner Hinweispflicht nachgekommen ist.

Welchen konkreten Hinweis muss der Arbeitgeber erteilen:

Da Resturlaub nur dann verfallen kann, wenn der Arbeitnehmer seinen Urlaub tatsächlich nehmen kann, müssen Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer rechtzeitig darauf hinweisen,

• wie viele Urlaubstage sie noch haben,
• dass sie diese bis zum Jahresende nehmen müssen und
• dass der Resturlaub andernfalls verfällt.

Durch die Angabe der verbleibenden Urlaubstage in den Lohnabrechnungen kommt der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nicht in ausreichendem Maße nach. Vielmehr muss der Arbeitgeber die Arbeitnehmer in gesonderten Schreiben über die noch verbleibende Anzahl der Urlaubstage hinweisen, sie auffordern, den Urlaub bis zum Jahresende zu nehmen. Darüber hinaus muss der Arbeitnehmer darüber informiert werden, dass der Urlaub andernfalls zum Jahresende verfällt, zumindest wenn kein Übertragungsgrund vorliegt.

Wann und wie oft sollte dieser Hinweis erfolgen:

Soweit ein solcher Hinweis im laufenden Kalenderjahr 2022 noch nicht erteilt wurde, sind Arbeitgeber gut beraten, diesen Hinweis möglichst zeitnah zu erteilen. Gerade im letzten Jahresviertel kann es zu erheblichen Abstimmungsproblemen und Engpässen bei der Urlaubsgestaltung kommen, insbesondere in Branchen, die sich von September bis Dezember im Hochbetrieb befinden.

Für die kommenden Jahre kann es sich je nach Situation anbieten, einen entsprechenden Hinweis auch schon zum Jahresanfang oder zur Jahresmitte zu erteilen. Die Arbeitsgerichte haben diesbezüglich noch keine abschließenden Vorgaben gemacht.     

Tipp: Erteilen Sie den Hinweis über den bestehenden Resturlaub jedem Arbeitnehmer schriftlich und nehmen Sie den Hinweis zur Personalakte. Nicht selten entstehen Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über den vollständig erteilten Urlaub erst bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses und sind dann Gegenstand von Urlaubsabgeltungsansprüchen. Diese lassen sich finanziell nur dann im Rahmen halten, wenn der Urlaub in regelmäßigen Abständen tatsächlich genommen wird oder im Falle des unterlassenen Urlaubsantritts verfällt.

Die obigen Ausführungen ersetzen keine anwaltliche Beratung! Für weitere Unterstützung stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.