Erfolgreiches Vertragsmanagement im Unternehmen II – Term Sheets

Ein Leitfaden von der Vorbereitung bis zum Vertragsschluss

Das Term Sheet – Bedeutung und Umgang im Rahmen der Vertragsverhandlung

Rechtsfragen spielen in der täglichen Praxis vieler Unternehmensbereiche eine große Rolle. Sei es im Einkauf, Vertrieb oder auch in der Geschäftsführung, überall werden Verträge verhandelt und geschlossen. Infolge der hohen Verrechtlichung der Geschäftswelt ist es heutzutage sehr schwer, ohne fundierte Rechtskenntnis erfolgreiche und rechtlich belastbare Verträge abzuschließen. Doch kein Unternehmen möchte nach langwierigen Verhandlungen feststellen, dass der vereinbarte Vertrag im Zweifelsfall gar nicht wirksam ist.

Dies rückt die Frage in den Mittelpunkt: Wie schließe ich rechtssichere Verträge und vermeide dabei mögliche Fallstricke?

An dieser Stelle setzt mein Blog an.

Die Konstruktion des Term Sheets hat ihren Ursprung in der angelsächsischen Vertragspraxis und fristete im deutschen Rechtsraum ein bisher eher unbekanntes Dasein. Dies zeigt sich nicht zuletzt daran, dass es für den Begriff „Term Sheet“ keine adäquate deutsche Übersetzung oder Legaldefinition gibt. Im Zuge der fortschreitenden Globalisierung breitet sich diese Praxis jedoch immer weiter aus, sodass inzwischen nicht nur international tätige Unternehmen mit der Vereinbarung von Term Sheets konfrontiert werden.

In diesem Blog sollen daher Funktion, Aufbau und Umgang mit dieser juristischen Besonderheit näher beleuchtet werden.

Funktion des Term Sheets

Sinn und Zweck eines Term Sheets ist es, wesentliche Vertragsinhalte bereits vor Abschluss des eigentlichen Hauptvertrages zu fixieren. Dies kann verschiedenen Zielen dienen:

Zum einen kann die Vereinbarung eines Term Sheets bei umfangreichen – insbesondere auch volumenreichen – Projekten sinnvoll erscheinen, um vor Beginn der detailreichen Verhandlungen zu überprüfen, ob hinsichtlich der wesentlichen Vertragsinhalte, der sog. Dealbreaker, überhaupt ein gemeinsamer Konsens vorliegt. Dies vermeidet, dass es nach viel Einsatz und Arbeitsaufwand zu einem Verhandlungsabbruch kommt, wenn festgestellt wird, dass der Vertragspartner eine wesentliche Forderung – z. B. Einhaltung eines zwingend notwendigen Zeitplans – nicht akzeptieren oder umsetzten kann.

Zum anderen kann bei schwierigen und langwierigen Verhandlungen die Vereinbarung eines Term Sheets zur Feststellung des bereits erreichten gemeinsamen Verhandlungsstandes dienen. Insbesondere, wenn Vertragsverhandlungen durch längere Pausen unterbrochen werden – z. B. wenn bei Verhandlung eines Entwicklungsvertrages zunächst Patentrecherchen durchzuführen sind –, kann ein Term Sheet hilfreich sein, um bei Vertragsfortsetzung an den Zwischenstand anknüpfen zu können.

Natürlich können diese Ziele grundsätzlich auch ohne ein Term Sheet im Rahmen der üblichen Kommunikation und Verhandlung unter Vertragspartnern erreicht werden. Die Formulierung der wesentlichen Inhalte bzw. des aktuellen Zwischenstandes in einer separaten Vereinbarung zwingt die Parteien jedoch zu einer reflektierten Wahrnehmung. Zugleich strahlt die separate Niederschrift eines gemeinsamen Verhandlungsstandes – unabhängig von der konkreten Ausgestaltung des Term Sheets – eine größere Verbindlichkeit im Sinne eines Gentlemen‘s Agreements auf die Parteien aus. Dies schafft auf beiden Seiten mehr Vertrauen.

Aufbau des Term Sheets

Für die erfolgreiche Nutzung und Vereinbarung von Term Sheets ist es ausschlaggebend, sich den grundsätzlichen Aufbau zu verdeutlichen. Dieser besteht aus drei Teilen:

a) Präambel

b) Inhalte des Hauptvertrages

c) Inhalte des Term Sheets selbst.

Zu a. Präambel:

Die Präambel ist ein oft unterschätzter Bereich der vertraglichen Gestaltung. Die darin enthaltenen Inhalte sind mehr als nur ein bloßes Vorgeplänkel. Sie können vielmehr Einfluss auf die Auslegung der weiteren Vertragsinhalte nehmen und so das grundsätzliche Gepräge des Vertrages mitbestimmten.

Hier sollten gewissenhaft die Hintergründe der Vertragsanbahnung und Verhandlung festgehalten werden sowie die Erwartungen, die die Parteien mit der Vereinbarung des Term Sheets verbinden.

Zu b. Inhalte des Hauptvertrages:

Ein Term Sheet mit allen möglichen und unmöglichen Klauseln des eigentlichen Hauptvertrages zu befüllen, ist ineffektiv und macht daher keinen Sinn. Nur die wesentlichen Inhalte des Hauptvertrages sind aufzuführen. Dies erfordert, dass sich die Parteien zunächst bewusst machen, was für sie in dieser Situation oder bei diesem Projekt wesentlich ist. Dabei muss es sich nicht (nur) um juristische Themen wie Haftung oder Gewährleistung handeln. Auch wirtschaftliche Themen können hier entscheidend sein. Denn in der Regel wird nicht nur ein Faktor von den Parteien als wesentlich kategorisiert werden. Somit ist das Term Sheet thematisch von einer Interdisziplinarität geprägt.

Zu c. Inhalte des Term Sheets selbst:

Oft wird vergessen, neben den Regelungen des Hauptvertrages auch noch die Inhalte des Term Sheets selbst zu vereinbaren. Denn immerhin stellt auch das Term Sheet eine rechtliche Vereinbarung zwischen den Parteien dar, sodass auch hier juristische Inhalte zu bestimmten sind.

Insbesondere Regelungen zur Haftung und zur Bindungswirkung des Term Sheets sind notwendig. Doch auch Verschwiegenheitspflichten und Laufzeitregelungen werden regelmäßig zu vereinbaren sein.

Risiken

Die Risiken des Term Sheets haben ihren Ursprung in seiner Stellung zwischen Absichtserklärung und Vorvertrag. Ein Term Sheet ist diesen Kategorien nicht generell zuzuordnen. Erst durch die Ausgestaltung der Regelungen zu den Inhalten des Term Sheets selbst, erhält die Vereinbarung ihren wesentlichen Charakter. Entscheidend ist hier insbesondere die Bindungswirkung des Term Sheets, die vertraglich vereinbart oder ausgeschlossen werden kann. Jede dieser Varianten hat ihre Vor- und Nachteile für den einen oder anderen Vertragspartner. In jedem Fall ist es jedoch empfehlenswert, dieses Thema mit der Gegenseite zu diskutieren und deutlich im Vertrag aufzunehmen. Denn ohne eine ausdrückliche Regelung unterliegt die Einordnung der Auslegung, sodass unklar ist, welches Ergebnis – und damit welche vertraglichen Risiken – letztendlich auf die Parteien zukommen.

In diesem Zusammenhang sollte auch an eine Haftungsregelung, d. h. im Regelfall einen Haftungsausschluss, gedacht werden. Je näher das Term Sheet in seiner konkreten Ausgestaltung an eine vorvertragliche Vereinbarung heranrückt, desto größer werden die Haftungsrisiken, denen sich die Parteien im Falle eines Vertragsabbruchs ausgesetzt sehen. Hier könnten beispielsweise bereits getätigte Investitionen, Arbeitsaufwände, Reisekosten etc. zu veranschlagen sein. Es ist demnach ratsam, eine Haftung – insbesondere, wenn die Vereinbarung nicht bindenden Charakter haben soll – beidseitig auszuschließen.

Praxistipp

• Interdisziplinäres Team bilden, um der Vielschichtigkeit der Themen des späteren Projektes gerecht zu werden und wesentliche Inhalte ganzheitlich zu betrachten. Denn nicht nur juristische Punkte, auch technische und wirtschaftliche Inhalte sind projektentscheidend.
• Offene Kommunikation mit Vertragspartnern fördern, um eindeutige Klarheit zu schaffen, welche Anforderungen erfüllbar sind und welche Anforderungen in Frage stehen. Nur wenn hier eine offene Kommunikation herrscht, wird der Sinn eines Term Sheets erfüllt.
• Term Sheet als „Wegbeschreibung“ nutzen, um auf beiden Seiten Missverständnissen über den Projektablauf vorzubeugen. Da das Term Sheet nur eine vorläufige Projektbeschreibung darstellt, müssen Klauseln nicht final fixiert werden, sondern es kann auch noch auf eine spätere Klärung offener Punkte und die diesbezüglich ausschlaggebenden Voraussetzungen verwiesen werden. Es können also positive wie negative Inhalte festgehalten werden.

Somit liest sich das Term Sheet inklusive aller bereits vereinbarten, aber auch noch offenen und zu klärenden Punkte letztendlich als Fahrplan der weiteren Vertragsverhandlung bis zur Unterzeichnung des späteren Hauptvertrages.