Datenschutz Basics: Vertrag / Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit i. S. d. Art. 26 DSGVO

Heutzutage erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in arbeitsteiligen Unternehmensstrukturen oftmals nicht nur durch eine einzige verantwortliche Stelle. In vielen modernen Arbeitsprozessen sind mehrere, externe Stellen an der Datenverarbeitung beteiligt.

Wenn die Datenverarbeitung gemeinsam erfolgt, kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DSGVO vorliegen. Unter welchen Voraussetzungen ist das der Fall und was muss bei der gemeinsamen Verantwortlichkeit beachtet werden?

Wann liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit vor?

Wann eine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt, ist in Art. 26 Abs. 1, S. 1 DSGVO geregelt. Darin heißt es: „Legen zwei oder mehr Verantwortliche gemeinsam die Zwecke der und die Mittel zur Verarbeitung fest, so sind sie gemeinsam Verantwortliche.“ Es kommt bei der gemeinsamen Datenverarbeitung also in erster Linie darauf an, dass Zwecke und Mittel zur Verarbeitung gemeinsam festgelegt werden. Eine Facebook-Fanpage ist ein Beispiel für eine gemeinsame Verantwortlichkeit.

Wie muss die gemeinsame Verantwortlichkeit rechtlich geregelt sein?

Art. 26 Abs. 1, S. 2 DSGVO schreibt vor, dass für die gemeinsame Verantwortlichkeit eine Vereinbarung getroffen werden muss. Darin muss in transparenter Form festgelegt sein, wer welche Pflichten nach der DSGVO zu erfüllen hat, insbesondere in Hinblick auf Betroffenenrechte. Zudem müssen nach Art. 26 Abs. 2, S. 1 und 2 DSGVO in der Vereinbarung die jeweiligen tatsächlichen Funktionen und Beziehungen der gemeinsam Verantwortlichen gegenüber betroffenen Personen enthalten sein und die Vereinbarung muss der betroffenen Person zur Verfügung gestellt werden. Als geeignetes Rechtsinstitut für eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit bietet sich ein Vertrag an.

Was muss bei einem Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit beachtet werden?

Wie bereits erwähnt muss für eine gemeinsame Verantwortlichkeit eine Vereinbarung getroffen werden, wofür sich der Abschluss eines Vertrages eignet. Mit einem Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit sichern sich letztlich beide bzw. alle gemeinsam Verantwortlichen datenschutzrechtlich ab. Ein solcher Vertrag sollte daher an die konkreten Umstände der Datenverarbeitung und an die spezifischen beteiligten Unternehmensstrukturen angepasst sein. Vorgefertigte Musterverträge aus dem Internet können diesen Ansprüchen möglicherweise nicht genügen. Wer sicher gehen möchte, sollte sich daher durch einen Datenschutzexperten beraten lassen, um unnötige Risken einzugrenzen.

Möchten Sie checken lassen, ob und wo in Ihrem Unternehmen eine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt? Möchten Sie sicher gehen, dass die gemeinsame Verantwortlichkeit ausreichend und datenschutzkonform vertraglich vereinbart ist? Wollen Sie Ihren Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit überprüfen lassen? Oder wollen Sie Ihr Unternehmen im Allgemeinen datenschutzrechtlich auf den neusten Stand bringen?

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