Die häufigsten Fragen zur Vermögensverwaltung der WEG und zur Jahresabrechnung – ein Überblick

Da ich mich in den letzten Jahren intensiv und in den unterschiedlichsten Konstellationen mit der Vermögensverwaltung in der WEG – und dabei insbesondere der Jahresabrechnung – beschäftigt habe, möchte ich Ihnen heute einen Überblick über die gesetzlichen Regelungen zur Vermögensverwaltung allgemein und die sich daraus ergebenden Konsequenzen für die Erstellung und Anfechtung der Jahresabrechnung geben.

Denn zum einen sind dabei immer wieder dieselben Fragen aufgeworfen worden, und zum anderen hat sich gezeigt, dass ein Grundverständnis notwendig ist, um die rechtlichen Folgen und  Gerichtsentscheidungen aus diesem Gebiet zu verstehen (dazu weiter unten dann auch jeweils ein Beispiel).

Dieser Artikel erhebt natürlich weder einen Anspruch auf Vollständigkeit, noch kann er eine Rechtsberatung im Einzelfall ersetzen. Sofern Sie also Anregungen dazu haben, welche rechtlichen Themen aus diesem Bereich interessant sind/sein könnten, freue ich mich über Ihre Rückmeldung
oder auf Ihre Fragen. Ich werde diese Aspekte dann, je nach Umfang und Geeignetheit, in diesen Artikel einarbeiten oder einen neuen Beitrag erstellen.

Auch werde ich nach und nach weitere aktuelle Entscheidungen aus diesem Bereich für Sie aufbereiten und darstellen

I. Die Vermögensverwaltung in der WEG

Zu der Vermögensverwaltung gibt es im Wohnungseigentumsgesetz einige Regelungen, die ich zunächst kurz darstellen möchte, da sie teilweise etwas versteckt und über das Gesetz verstreut sind. Ganz allgemein regelt § 27 in seinen Absätzen vier und fünf, dass der Verwalter die Gelder der Gemeinschaft treuhänderisch verwaltet:

㤠27 Aufgaben und Befugnisse des Verwalters

(1) Der Verwalter ist […] berechtigt und verpflichtet, 

[…]

4.

Lasten- und Kostenbeiträge, Tilgungsbeträge und Hypothekenzinsen anzufordern, in Empfang zu nehmen und abzuführen, soweit es sich um gemeinschaftliche Angelegenheiten der Wohnungseigentümer handelt;

5.

alle Zahlungen und Leistungen zu bewirken und entgegenzunehmen, die mit der laufenden Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen;“

Und einen Paragraf später, in § 28 Absatz 3, ist dann festgelegt:

„Der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahrs eine Abrechnung aufzustellen.“

28 regelt dann auch ganz allgemein neben der gerade genannten Abrechnungspflicht die weiteren Grundlagen für die Vermögensverwaltung. Es ist ein Wirtschaftsplan aufzustellen

(§ 28 Abs. 1 Nr. 1-3) und die sich daraus ergebende Vorschüsse sind von den Eigentümern zu leisten (§ 28 Abs. 2).

Als Kontrollmechanismus und –möglichkeit sieht das Gesetz dabei vor, dass die Eigentümer jederzeit berechtigt sind, vom Verwalter eine Rechnungslegung zu verlangen (§ 28 Abs. 4).

10 Abs. 7 bestimmt darüber hinaus:

„(7) Das Verwaltungsvermögen gehört der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Es besteht aus den im Rahmen der gesamten Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums gesetzlich begründeten und rechtsgeschäftlich erworbenen Sachen und Rechten sowie den entstandenen Verbindlichkeiten. Zu dem Verwaltungsvermögen gehören insbesondere die Ansprüche und Befugnisse aus Rechtsverhältnissen mit Dritten und mit Wohnungseigentümern sowie die eingenommenen Gelder. Vereinigen sich sämtliche Wohnungseigentumsrechte in einer Person, geht das Verwaltungsvermögen auf den Eigentümer des Grundstücks über.“

Dies meint, dass stets dafür zu sorgen ist, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, um zum einen die Verbindlichkeiten nach außen hin zu begleichen, aber auch um „sich selbst“ zu erhalten. Dazu flankierend/ergänzend gibt es daher die Regelung in § 21, dass zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung auch gehört:

„4.

die Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung;“

Diese, allgemein als „Instandhaltungsrücklage“ bekannte Vermögensmasse, ist ebenso wie die anderen Gelder der Gemeinschaft auch, separat vom Vermögens des Verwalters anzulegen und stets auch zweckbestimmt zu verwenden. Dies sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber es gibt einige Entscheidungen zu der Frage, ob und wann die zweckwidrige Verwendung von Geldern aus der Instandhaltungsrücklage ein so schwerer Verstoß gegen die Regeln über die treuhänderische Verwaltung darstellt, dass hieraus ein Recht zur fristlosen Kündigung des Verwaltervertrages und zur sofortigen Abberufung des Verwalters folgt.

Ferner ist im Rahmen der Abrechnung dann darauf zu achten, dass eine ordnungsgemäße Überweisung/Verbuchung der Gelder erfolgt. Die Eigentümer müssen erkennen können, welche Gelder tatsächlich zur Verfügung stehen. Auch dies klingt zunächst banal und man sollte meinen, dass dies wenig fehlerträchtig ist, aber der Bundesgerichtshof hatte sich im Jahr 2009 mit dieser Frage zu befassen, diese Entscheidung stelle ich unten im Rahmen der Jahresabrechnung genauer dar.

Auf die weiteren Pflichten (v.a. Buchführung, Kontenführung) und Rechte (dabei insbesondere die Einlagensicherung gem. EinlSichG, Zurückbehaltungsrechte, Aufrechnung und Notgeschäfte) im Rahmen der Vermögensverwaltung möchte ich im Rahmen dieses ersten Überblicks nicht weiter eingehen, sofern sich in diesem Bereich interessante und relevante Entscheidungen ergeben, werde ich diese in späteren Beiträgen darstellen.

Ich möchte allerdings noch einen Themenkreis anreißen, der auch im unmittelbaren Zusammenhang mit den Grundsätzen der Vermögensverwaltung und schlussendlich auch mit der Abrechnung steht, und welcher nur verständlich wird, wenn Kenntnisse aus beiden Bereichen vorhanden sind.

Es geht dabei um das Stichwort „Abrechnungsspitze“ und den Zusammenhang zu dem Wirtschaftsplan einerseits und der Abrechnung andererseits.

Dazu muss man sich zwei Grundsätze vor Augen führen:

Erstens: die so genannte Abrechnungsspitze entsteht immer dann, wenn die geleisteten Vorschüsse aus dem Wirtschaftsplan nicht ausreichen, um alle tatsächlich entstanden Kosten zu bezahlen.

Zweitens: Ergibt sich aus der Abrechnung eine Forderung gegen einen Eigentümer, dann ist dies immer der Eigentümer, der bei Fälligkeit der Abrechnung im Grundbuch als Eigentümer eingetragen ist.

Bei Anwendung und Berücksichtigung des ersten Grundsatzes ergibt sich daher eine Differenzierung in drei verschiedene Fallkonstellationen. Wenn der Eigentümer alle Vorauszahlungen aus dem Wirtschaftsplan geleistet hat, so ist die Grundlage für die Nachforderung allein der Beschluss über die Einzelabrechnung. Hat der Eigentümer die Vorauszahlungen nicht vollständig geleistet, so bildet der Wirtschaftsplan die Rechtsgrundlage für die Zahlung der noch offenen Vorauszahlungen. Sofern dann der noch geschuldete Nachzahlungsbetrag nicht ausreicht, um die Nachforderung aus der Abrechnung zu erfüllen, so gibt es zwei verschiedene Anspruchsgrundlagen. Den Wirtschaftsplan für die noch ausstehenden Vorauszahlungen und für die dann verbleibende Differenz den Beschluss über die Einzelabrechnung: die sogenannte Abrechnungsspitze.

Diese Differenzierung kann im Einzelfall auch notwendig sein, um den richtigen Schuldner der Forderung zu identifizieren, bzw. insbesondere zu prüfen, ob Schulden und Rückstände aus diesem Bereich auch gegenüber dem Rechtsnachfolger geltend gemacht werden können. Hierbei kommt nunmehr der zweite oben dargestellte Grundsatz zum Tragen.

Denn oft bekomme in einer Beratung zu hören,

„Ja, das ist ja alles schön und gut was Sie da erzählen, aber gemäß § 10 Abs. 4 gelten die Beschlüsse doch auch gegenüber dem Rechtsnachfolger, oder?“

Das stimmt grundsätzlich schon, aber ganz so einfach ist leider nicht: Der Rechtsnachfolger haftet auch für (Nach-)Forderungen, allerdings erst ab dem Zeitpunkt, in welchem er als Eigentümer in das Grundbuch eingetragen ist. Er haftet also nicht zwangsläufig für Zahlungsrückstände des vormaligen Eigentümers. Deswegen ist genau hinzuschauen, gegen wen sich welche (Nach-)Forderung richtet.
Sie können also bereits an diesem (und auch dem gleich noch folgenden) Beispiel sehen, dass es zur Überprüfung einer Jahresabrechnung unerlässlich ist, die Grundsätze über die Vermögensverwaltung zu kennen und zu berücksichtigen.

II. Die Jahresabrechnung

1. Die Grundsätze der Jahresabrechnung

Wie oben schon bereits dargestellt, hat der Verwalter gemäß § 28 Abs. 3 nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben zu erstellen. Dazu muss er eine geordnete und übersichtliche Einnahmen- und Ausgabenrechnung vorzulegen, die auch Angaben über die Höhe der gebildeten Rücklagen enthält. Sie muss für einen Wohnungseigentümer auch ohne Hinzuziehung fachlicher Unterstützung verständlich sein. Dies ist nur dann der Fall, nicht die geschuldeten Zahlungen und die vorgesehenen Ausgaben, sondern die tatsächlichen Einnahmen und Kosten ausweist (so, dazu sogleich noch, BGH, Urteil vom 4. Dezember 2009 – V ZR 44/09). Es gibt dabei keine gesetzliche Vorgabe, wie diese Abrechnung auszusehen hat, da es sich nicht um eine handelsrechtliche Bilanz und auch nicht um eine Gewinn- und Verlustrechnung handelt. Die einzige Ausnahme davon ergibt sich aus der Heizkostenverordnung: bei diesen Kosten muss eine verbrauchsabhängige Abrechnung erfolgen.

Ferner muss die Abrechnung aus sich heraus verständlich sein, der Wohnungseigentümer muss also in der Lage sein, die Vermögenslage der Wohnungseigentümergemeinschaft zu erfassen und auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen. Er muss nachvollziehen können, was mit den eingezahlten Mitteln geschehen ist, also insbesondere, ob sie entsprechend den Vorgaben des Wirtschaftsplans eingesetzt worden sind.

Diese Vorgaben konkretisieren zwar einerseits die Anforderungen an die Abrechnung etwas, sind andererseits aber immer noch „vage genug“, um Einfallstore für Streit um Auseinandersetzungen zu bieten. Auch hier hilft letztlich das Verständnis über die Grundsätze der Vermögensverwaltung weiter, wenn man zu den richtigen Schlussfolgerungen gelangen bzw. Entscheidungen richtig verstehen möchte. Um dies deutlich zu machen, soll anhand eines BGH-Urteils aufgezeigt werden, wie diesen beiden Themenkreise zusammenhängen.

Wie bereits oben dargestellt sind die eigenommenen Gelder treuhänderisch zu verwalten, dabei ist dann noch einmal zu unterscheiden zwischen den Geldern der Gemeinschaft und der Instandhaltungsrücklage. Der Bundesgerichtshof (Urteil v. 4.12.2009, Az.: V ZR 44/09) hatte sich mit der Frage der richtigen Verbuchung/Überweisung von Geldern zu beschäftigen und es war ihm dabei folgender Fall vorgelegt worden:

Die Abrechnung wies als Ausgabe eine Position „Zuführung Rücklage Haus“ mit einem Gesamtbetrag von 13.440 Euro aus. In dem Abschnitt „Entwicklung der Rücklagen“ wann dann eine Position „Zugang zur Rücklage Haus“ mit dem Betrag von 13.440 Euro ausgewiesen.

Dieser Gesamtbetrag entsprach auch dem Sollbetrag der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage gemäß dem Wirtschaftsplan. Aber: Er stand nicht in vollem Umfang zur Verfügung, weil nicht alle Mitglieder der WEG ihre Beiträge zur Instandhaltungsrücklage geleistet hatten.

Mehrere Eigentümer hatten daraufhin die Abrechnung bezüglich der Behandlung der Rücklage angefochten. Sie waren der Ansicht, in der Abrechnung dürften nur die tatsächlich eingegangenen Zahlungen auf die Instandhaltungsrücklage berücksichtigt werden. Der BGH gab den anfechtenden Eigentümern Recht und erklärt die Abrechnung bezüglich der Instandhaltungsrücklage für unwirksam und begründete dies wie folgt.

Tatsächliche und geschuldete Zahlungen der Wohnungseigentümer auf die Instandhaltungsrücklage sind in den Jahresgesamt- und -einzelabrechnungen weder als Ausgabe noch als sonstige Kosten zu buchen. In der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage, die in die Abrechnung aufzunehmen ist, sind die tatsächlichen Zahlungen der Wohnungseigentümer auf die Rücklage als Einnahmen darzustellen und es sind darüber hinaus auch die geschuldeten Zahlungen anzugeben. Eine Abrechnung, die nur ausweist, welche Beträge der Instandhaltungsrücklage zugeführt werden sollten, aber nicht die Beträge, die ihr tatsächlich zugeflossen sind, genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen.

Die tatsächlich erfolgten Zahlungen der Wohnungseigentümer auf die Instandhaltungsrücklage sind wie die Vorschüsse auf das Hausgeld eine „Einnahme“. Diese muss in der Abrechnung als solche ausgewiesen werden. Daran ändert sich auch nichts, wenn die Zahlungen der Wohnungseigentümer auf dem allgemeinen Konto der Gemeinschaft eingehen und von dort entsprechend ihrer Zweckbestimmung auf ein davon getrenntes Rücklagenkonto weitergeleitet werden. Denn das ist ein interner Vorgang. Die Zuordnung der Zahlungen zur Rücklage führt nicht zu einer Ausgabe, sondern das Geld bleibt der WEG ja erhalten. Deswegen kann dieses Geld nicht aus Ausgabe oder als sonstige Kosten gebucht werden. Außerdem erweckt die gewählte Darstellung bei dem Eigentümer den Eindruck, dass die Instandhaltungsrücklage größer ist als dies in Wirklichkeit der Fall ist.

Man kann in diesem Fall meiner Meinung nach der Verwaltung gar keinen großen Vorwurf machen. Sie hat die Gelder in dem Sinne ordnungsgemäß und treuhänderisch verwaltet, dass sie zwischen den „Geldern der Verwaltung“ einerseits und der „Instandhaltungsrücklage“ andererseits unterschieden hat und auf dem allgemeinen Konto eingehende Zahlungen auch ordnungsgemäß auf das Instandhaltungskonto weitergeleitet hat. Allein die Darstellung der Überweisungen und Buchungen war letztlich zu intransparent, allerdings bedurfte es ja auch erst eines Urteils des BGH, um dies festzustellen. Aber dieses Beispiel zeigt gut die Verzahnung zwischen den Grundsätzen über die Vermögensverwaltung und der nachfolgenden Abrechnung.

2. Häufigste Fehlerquellen
Auch wenn die meisten Abrechnungen sehr professionell aussehen, lassen sie sich nicht von dem äußeren Eindruck blenden. Nachfolgend finden Sie die aus meiner Sicht häufigsten Fehlerquellen aufgelistet, die man im Rahmen eines ersten Checks überprüfen sollte. Wie schon oben bereits dargestellt, müssen Sie „auf einen Blick“ erkennen können, welche Einnahmen und Ausgaben für das abgerechnete Kalenderjahr angefallen sind. Ferner muss die Instandhaltungsrücklage davon getrennt dargestellt werden. Achten Sie auch auf Rechenfehler und darauf, ob Ausgaben für Sondereigentum unzulässigerweise in die Jahresabrechnung eingestellt worden. Wie schon oben dargestellt wurde, ist bei den Heizkosten zwingend die Heizkostenverordnung (Abrechnung nach Verbrauch) anzuwenden. Überprüfen Sie schlussendlich auch, ob die richtigen Verteilerschlüssel zur Anwendung gekommen sind.

3. Weiteres Vorgehen – Achtung: Monatsfrist beginnt ab Beschlussfassung
Sofern Sie mit Abrechnungspositionen nicht einverstanden sind, lassen Sie diese so schnell wie möglich überprüfen, denn die einmonatige Frist zur Anfechtung beginnt ab Beschlussfassung. Vielen ist die Frist von einem Monat bekannt, aber ich erhalte immer wieder Anrufe in denen es auf meine dahingehende Frage dann in etwa wie folgt heißt:

„Ja, das mit der Monatsfrist weiß ich, aber das ist kein Problem hier, ich habe das Protokoll erst gestern bekommen.“

Dieser Satz birgt natürlich „zeitlichen Sprengstoff“, denn üblicherweise lässt sich die Verwaltung etwas Zeit mit der Übersendung des Protokolls über die Wohnungseigentümerversammlung. Oft ja gerade in dem kritischen zeitlichen Bereich, die meisten Eigentümer erhalten das Protokoll nach meiner Erfahrung etwa 2-3 Wochen nach der Versammlung. Und das Gesetz sagt folgendes:

 „§ 46 Anfechtungsklage

(1) 1 Die Klage eines oder mehrerer Wohnungseigentümer auf Erklärung der Ungültigkeit eines Beschlusses der Wohnungseigentümer ist gegen die übrigen Wohnungseigentümer und die Klage des Verwalters ist gegen die Wohnungseigentümer zu richten. 2 Sie muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate nach der Beschlussfassung begründet werden.“ 

Also bitte darauf achten, dass die Monatsfrist ab der Beschlussfassung läuft, nicht ab Erhalt des Protokolls.

Hinsichtlich der entstehenden Kosten möchte ich noch auf eine interessante Entscheidung des Amtsgerichts Rastatt hinweisen, die eine Ausnahme von der üblichen Kostenregelung (Verteilung der Kosten unter den Parteien nach dem Verhältnis von Obsiegen und Verlieren) vorsieht. Demnach trägt der Verwalter bei grob fehlerhafte Erstellung die Prozesskosten, falls diese Abrechnung erfolgreich angefochten wurde (AG Rastatt, AZ: 20 C 244/15, 25.02.2016, ebenso LG Stuttgart zum Aktenzeichen 19 T 54/15, 07.04.2015).

Ausblick auf den nächsten Beitrag:

In meinem nächsten Beitrag werde ich dann auf einen Fragenkomplex eingehen, der auch eine Schnittmenge zum Mietrecht aufweist: Welche Fristen gelten eigentlich für die Erstellung der Jahresabrechnung und wie ist der Fall rechtlich zu behandeln, wenn ich als Vermieter – aufgrund der nicht vorliegenden Jahresabrechnung – meine Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB erstellen und dem Mieter übersenden konnte?