Einladung zu der Mitgliederversammlung eines Vereins per E-Mail

Alljährlich steht die Mitgliederversammlung des Vereins an. Die Einladung an die Mitglieder bedeutet neben dem Arbeitsaufwand für den Vorstand auch einen Kostenaufwand für den Verein durch Porto, Papier und Umschläge.

Der schnellere und kostengünstigere Weg ist die Einladung per E-Mail. Ob diese Möglichkeit überhaupt besteht, ergibt sich aus der Satzung des Vereins.

Nach § 58 Nr. 4 BGB muss die Satzung eine Bestimmung enthalten, aus der sich die Form der Einladung ergibt. Viele Satzungen sehen hier vor, dass zu der Mitgliederversammlung „schriftlich" einzuladen ist.

Ob in diesem Fall auch die Einladungsform der E-Mail genutzt werden kann, hatten kürzlich zwei Oberlandesgerichte (OLG) zu entscheiden. In beiden Fällen hatten die Vereine zu der Mitgliederversammlung per E-Mail eingeladen und auf der Mitgliederversammlung Beschlüsse gefasst. Als diese Beschlüsse in das Vereinsregister eingetragen werden wollten, lehnte der Rechtspfleger dies mit der Begründung ab, dass die satzungsgemäße „Schriftform" nicht eingehalten worden war. Hier wäre ein „Brief" erforderlich gewesen.

Die Eintragung wurde zu Unrecht abgelehnt. Zu diesem Ergebnis kamen sowohl das OLG Zweibrücken in seinem Beschluss vom 04.03.2013 (Aktenzeichen: 3 W 149/12) und das OLG Hamburg in seinem Beschluss vom 06.05.2013 (Aktenzeichen: 2 W 35/13). Die Gerichte sahen das Schriftformerfordernis in der Satzung nicht als Schriftform i. S. d. BGB an. Damit konnte der Verein auch in der sog. Textform, also einer E-Mail die Einladung versenden.

Sofern Ihnen die Eintragung mit dieser Begründung verweigert, bestehen gute Chancen, diese auf gerichtlichem Wege zu erreichen!

Beachten Sie bitte, dass bei der Einladung per E-Mail die Empfängeradressen der Mitglieder nicht sichtbar sein dürfen! Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat in einem solchen Fall kürzlich ein Bußgeld verhängt.

Viel Erfolg bei Ihrer Vereinsarbeit wünscht

Michael Röcken