Nachweisgesetz zum 01.08.2022 in Kraft: Was Arbeitgeber jetzt beachten müssen

Änderung des NachweisG

Zum 1. August 2022 treten wesentliche Änderungen des Nachweisgesetzes (NachweisG) in Kraft.

Der Deutsche Bundestag hat den entsprechenden Gesetzentwurf verabschiedet, mit dem es die Richtlinie (EU) 2019/1152 [Richtlinie (EU) 2019/1152 des europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union; Link: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1152&from=DE] in nationales Recht umsetzt

Wichtige Neuregelungen

Aus dieser wichtigen Novelle ergeben sich für Arbeitgeber weitreichende Folgen bei der Gestaltung von Arbeitsverträgen. Das wird zu einem erheblichen Mehraufwand führen.

Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrages aufzuzeichnen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Arbeitgeber müssen danach ArbeitnehmerInnen zukünftig über zahlreiche weitere wesentliche Vertragsbedingungen zeitnah und schriftlich unterrichten, wie zum Beispiel über die Möglichkeit zur Anordnung von Überstunden, bestehende Schichtsysteme oder auch über die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. ArbeitnehmerInnen, die schon im Unternehmen beschäftigt sind, können vom Arbeitgeber verlangen, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen innerhalb von einer Woche ausgehändigt werden.

Das neue NachwG sieht einen gegenüber der bisherigen Rechtslage deutlich erweiterten Katalog von Nachweisen vor. Mit dieser erweiterten Nachweispflicht sollen ArbeitnehmerInnen eine sichere und nachvollziehbare Auskunft zum Inhalt des Arbeitsvertrages erhalten.

Für den Arbeitgeber können sich aus der Nachweispflicht erhebliche Risiken ergeben, wenn die zu benennenden Arbeitsbedingungen im Einzelfall recht komplexe Vertragsregelungen erfordern.

Verstöße gegen bestimmte Vorschriften des Nachweisgesetzes werden als Ordnungswidrigkeiten geahndet, die mit einer Geldbuße von jeweils bis zu 2.000,00 Euro belegt werden können.

Bisherige Regelungen des NachweisG

Seit 1995 gibt es das Nachweisgesetz (NachwG alte Fassung, kurz a. F.). Nach § 2 NachwG a. F. hat

„…der Arbeitgeber … spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. …“

In die Niederschrift sind bisher mindestens aufzunehmen sind dabei

„…der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,

der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,

bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,

der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann,

eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,

die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,

die vereinbarte Arbeitszeit,

die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,

die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses,

ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.“

Erweiterung des Nachweiskataloges durch das neue NachwG

Eine besondere Durchschlagskraft und Bedeutung für die Praxis hat aber die massive Erweiterung des Inhaltes der Nachweispflicht.

Die Regelungen, die zukünftig ein hohes Streitpotential aufweist, sind die folgenden Ergänzungen des § 2 I 2 NachweisG n. F.

Regelte § 2 NachwG in der bisherigen Fassung lediglich klassische und einfach zu fassende Punkte wie etwa den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, den Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses und den Arbeitsort, schreibt die Neuregelung den Nachweis über folgende Punkte vor:

„… 7. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung

…

8. die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeiter das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen

…

10. sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen

…

14. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage;…“.

Für bestimmte Regelungsgegenstände – § 2 I 2 Nr. 6 bis 8 und 10 bis 14 NachweisG n. F. – sieht § 2 IV NachweisG n .F. vor, dass der Arbeitgeber auf die „auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen“ verweisen darf.

Folgende Arbeitsbedingungen müssen künftig zusätzlich zu den bereits jetzt in § 2 NachweisG genannten Vertragsbedingungen aufgenommen werden:

• das Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen
• die Möglichkeit, dass die Mitarbeitenden ihren jeweiligen Arbeitsort frei wählen können, sofern vereinbart
• die Dauer der Probezeit, sofern vereinbart
• die Vergütung von Überstunden
• Zusammensetzung, Höhe und Fälligkeit des Arbeitsentgelts und die Form, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird
• die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie Einzelheiten einer ggf. vereinbarten Schichtarbeit
• Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf, falls diese vereinbart ist
• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
• Identität des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, falls eine solche gewährt wird
• ein Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.
• Verfahren bei Kündigung nebst Schriftformerfordernis und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage

Zukünftige Sanktionen bei Verstoß gegen das NachwG

Das NachwG hatte bislang wenig Bedeutung. Die Punkte, über die der Arbeitgeber gemäß § 2 I NachweisG einen schriftlichen Nachweis auszuhändigen hatte, waren überschaubar und gingen kaum über das hinaus, was ohnehin im Rahmen eines Arbeitsvertrages geregelt wurde.

Dass das NachwG keine Durchschlagkraft hatte lag aber vor allem daran, dass der Gesetzgeber keine Sanktionen geregelt hat. Ein Verstoß gegen die Nachweispflicht blieb für den Arbeitgeber – mit Ausnahme der in der Rechtsprechung entwickelten Nachteile einer Beweislastumkehr und und eines eher theoretischen Schadenersatzanspruchs - ohne Folgen.

Blauäugig sollte man das Thema Nachweisgesetz aber zukünftig nicht mehr angehen. Mit der Richtlinie (EU) 2019/1152 hat die EU den Mitgliedsstaaten aufgegeben, wie der Nachweis von Arbeitsbedingungen zukünftig gesetzlich geregelt werden muss.

Die Umsetzungsfrist läuft mit dem Monat Juli 2022 ab. Die Vorgaben der Richtlinie gelten ab dem 01.08.2022 unmittelbar für alle Arbeitsverhältnisse, unabhängig von einer Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht (Art. 22 der Richtlinie).

Die Umsetzung der Richtlinie in deutsches Recht soll nun zum 01.08.2022 erfolgen.

Sanktion: Bußgeld bis zu 2.000,00 EUR

Die geplante Neufassung sieht gem. § 4 NachweisG n. F. bei einen Verstoß gegen das Gesetz ein Bußgeld von bis zu 2.000 EUR und damit erstmals eine Sanktionsregelung vor.

Die bereits von den Arbeitsgerichten entwickelten Rechtsfolgen – Beweislastumkehr und Schadenersatzansprüche – werden zukünftig an Bedeutung gewinnen.

Fristen für den Nachweis

Die Fristen, innerhalb derer der Nachweis der Arbeitsbedingungen erbracht werden muss, sind gestrafft worden. Galt bislang eine Frist von einem Monat (§ 2 NachwG a. F.), unterscheidet der Gesetzgeber künftig zwischen Bestandsarbeitsverhältnissenund Neueinstellungen.

Bei einer Neueinstellungen ab dem 01.08.2022 ist der Nachweis in mehreren Schritten im Zeitraum vom ersten Tag der Arbeitsleistung bis zu einem Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses vorzunehmen ( § 2 I 3 NachweisG n. F.).

Für Bestandsarbeitsverhältnisse, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden, ist der Nachweis für die Ziffern 1-10 innerhalb von sieben Tagen nach Zugang einer Aufforderung hierzu durch den Arbeitnehmer und für die restlichen Angaben einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen (§ 5 NachweisG n. F.).

Schriftform

Der Nachweis muss der Schriftform entsprechen. Der Arbeitgeber hat diesen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen hat (§ 2 I 1 NachweisG n. F.). Die Möglichkeit, die Nachweispflicht durch einen schriftlichen Arbeitsvertrag zu erfüllen, bleibt erhalten (§ 2 V NachweisG n. F.).

Kündigung

Nach der Neufassung sind nicht nur die Kündigungsfristen darzustellen, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedlich sein können, sondern auch das von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Kündigung einzuhaltende Verfahren, mindestens aber das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage.

Diese Regelung hat Streitpotential, denn sie ist widersprüchlich. Das vom Arbeitgeber einzuhaltende Verfahren der Kündigung geht offensichtlich über Schriftformerfordernis und Kündigungsfristen hinaus. Wie dieser innere Widerspruch der Regelung aufgelöst werden wird, bleibt abzuwarten – zunächst spricht für die Arbeitgeber einiges dafür, sich auf die Mindestangaben zu beschränken.

Aber auch diese Mindestangaben sind anspruchsvoll. Die Schwierigkeit wird für jeden im Arbeitsrecht Tätigen bereits bei dem ersten Versuch, eine solche Information zu verfassen, deutlich: Weil die Widergabe der vertraglichen Regelungen zu den Kündigungsfristen nach dem neuen NachweisG n. F. nicht mehr ausreicht, müssen wohl auch die gesetzlichen Regelungen dargestellt werden. Weiter wird darzustellen sein, welche Kündigungsfrist – vertraglich oder gesetzlich – im Einzelfall zur Anwendung kommt.

Der Arbeitgeber ist auch verpflichtet, den Arbeitnehmer auf die einzuhaltende Schriftform nach § 623 BGB hinzuweisen. Unklar ist nach dem Gesetzeswortlaut, ob darüber hinaus auch ein Hinweis erfolgen muss, was getan werden muss, um die gesetzliche Schriftform einzuhalten und welche Folgen ein Verstoß hat.

Auch der Pflichthinweis zur Klagefrist für eine Kündigungsschutzklage wirft Fragen auf. Ob der Arbeitgeber sich auf eine Wiedergabe des § 4 KSchG („Anrufung des Arbeitsgerichts“) und die Folgen der Fristversäumnis beschränken kann oder muss ob auch ein Hinweis auf § 5 KSchG („Zulassung verpäteter Klagen“) erfolgen muss, ist offen.

Das Verfahren vor Ausspruch einer Kündigung (etwa Anhörungs- und Zustimmungsregelungen, die der Arbeitgeber beim Ausspruch einer Kündigung einhalten muss), Regelungen zum Sonderkündigungsschutz, etwa für Schwerbehinderte, könnte ebenfalls zu den Pflichtangaben gehören.

Eine klare Regelung hat der nationale Gesetzgeber dazu nicht geschaffen, so dass – wie so oft – auf die Rechtsfortbildung durch die Arbeitsgericht gewartet werden muss.

Das NachwG n. F. setzt die Hürden damit für Arbeitgeber hoch an. Das deutsche Kündigungsschutzrecht ist komplex und vielschichtig. Es ist schlicht unmöglich, im Rahmen einer transparenten Dokumentation nach dem NachweisG alle Aspekte zu prognostizieren und richtig und vollständig abzubilden. Eben dies verlangt der Gesetzgeber. Risiken bestehen somit auch für einen redlichen Arbeitgeber, der die Vorgaben des NachweisG erfüllen möchte.

Nachweiskatalog des NachweisG n. F. nicht abschließend

Aber Vorsicht: Der Nachweiskatalog des NachweisG n. F. sind nicht abschließend.

Das neue Gesetz regelt nur die Mindestanforderungen („insbesondere“). Weitere Punkte, die offensichtlich Nachweispflichtig sein dürften, sind z. B. betriebsrentenrechtliche Ansprüche aus dem Betriebsrentengesetz (BetrAVG).

Der Richtliniengeber hat in den Erwägungen zur Richtlinie, die jetzt umgesetzt wird, ausführlich dargelegt, dass die Verpflichtung zum Nachweis der Arbeitsbedingungen weit zu fassen ist. In den Erwägungsgründen werden etwa Art. 31 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union oder Grundsatz Nr. 5 der europäischen Säule sozialer Rechte vom 17.11.2017 erwähnt. Ein Blick in diesen Grundsatz Nr. 5 zeigt, dass die Richtlinie weit über das hinausgeht, was wir bislang unter „Nachweis von Arbeitsbedingungen“ verstehen.

Dort heißt es:

„5. Sichere und anpassungsfähige Beschäftigung

Ungeachtet der Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer das Recht auf faire und gleiche Behandlung im Hinblick auf Arbeitsbedingungen sowie den Zugang zu sozialem Schutz und Fortbildung. Der Übergang in eine unbefristete Beschäftigungsform wird gefördert.

…

Innovative Arbeitsformen, die gute Arbeitsbedingungen sicherstellen, werden gefördert. Unternehmertum und Selbstständigkeit werden unterstützt. Die berufliche Mobilität wird erleichtert.

Beschäftigungsverhältnisse, die zu prekären Arbeitsbedingungen führen, werden unterbunden, unter anderem durch das Verbot des Missbrauchs atypischer Verträge. …“

Diese – sehr weiten – Vorgaben können im Rahmen der Auslegung ein bedeutende Rolle spielen. Nach dem Grundsatz der unionsrechtskonformen Auslegung haben die Gerichte das nationale (deutsche) Recht soweit wie möglich in Einklang mit den Vorgaben des Unionsrechtes auszulegen. Diese Vorgaben können sich dabei aus dem primären Unionsrecht, also aus dem Vertrag über die Europäische Union (EUV), aus dem Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union und aus den allgemeinen Rechtsgrundsätzen sowie aus dem sekundären  Unionsrecht,   also  insbesondere  aus   den  Verordnungen, Richtlinien und Beschlüssen ergeben1

Rechtsfolgen einer Verletzung der Nachweispflicht

Neben dem erwähnten Bußgeld bei Verstößen bleiben auch die richterrechtlich gebildeten Folgen aktuell. So kommen etwa Schadenersatzansprüche und beweisrechtliche Folgen bei einer Verletzung der Nachweispflicht in Betracht.

Handlungsbedarf für Arbeitgeber

1. Der klassische Arbeitsvertrag und bestehende Arbeitsverträge dürften in der Regel die Nachweisverpflichtungen aus dem NachweisG n. F. nicht mehr vollständig erfüllen. Neben dem Arbeitsvertrag sollte zukünftig ein separates Nachweisschreiben erstellt werden.
2. Der Arbeitsvertrag sollte immer vor Arbeitsantritt abgeschlossen werden. Die Einhaltung der Schriftform ist auch für dann für den Arbeitsvertrag zu empfehlen, wenn dies nicht gesetzlich verpflichtend vorgesehen ist (wie etwa bei Befristung).
3. Wenn mit dem Arbeitsvertrag Nachweisverpflichtungen erfüllt werden sollen, muss die Schriftform eingehalten werden.
4. Der einseitig vom Arbeitgeber unterzeichnete Nachweis sollte bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages der ArbeitnehmerIn als gesondertes Dokument mit übergeben werden. Dabei sollte der Arbeitnehmer im Idealfall den Empfang quittieren.
5. Der Nachweis sollte als „Nachweis nach dem Nachweisgesetz“ betitelt werden. 
6. Sinnvoll ist es, einleitend darauf hinzuweisen, dass es sich beim Inhalt des Nachweises um reine Wissenserklärungen und Darstellungen des Arbeitgebers handelt, die dieser jederzeit zu ändern und/oder zu korrigieren berechtigt ist.

Sie haben Fragen zum NachweisG oder benötigen Hilfe bei der Erstellung des Nachweises? Wenden Sie sich gerne an mich.

Dr. Sven Jürgens

Fachanwalt für Arbeitsrecht