Zu viel Geld im gemeinnützigen Verein – Zeitnahe Mittelwendung 2023

Der aktuelle Fall

Die Generationshilfe Musterstadt  ist gemeinnützig und beim Vereinsregister des AG Musterstadt als  e.V. eingetragen..

Der Verein hat aktuell auf vier Konten ein Vermögen in Höhe von  € 188.000,00. Davon sind € 60.000,00 für die Tafel ( Betriebskosten-Zuschuss), die Bestandteil des Vereins ist, zweckgebunden vom Land zugewendet worden.

Der Verein hat jährliche laufende Ausgaben für seine Tätigkeit im Rahmen der satzungsgemäßen Zwecke in  Höhe von   97.000,00 €  bis  105.000,00  €.

Der Vorstand des Vereins hat  Bedenken, dass der „hohe“ Vermögensbestand des

Vereins vor dem Hintergrund des Art. 55 Abs. 1 Nr. 5 AO die Gemeinnützigkeit des Vereins gefährden könnte.

Die Gemeinnützigkeit ist für den Verein existenziell wichtig, da der Verein sich über Spenden und Zuwendungen Dritter, insbesondere öffentlicher Stellen, der Stadt, dem Landkreis, dem Land und Bund und auch privater und öffentlicher Stiftungen  finanziert.

Die Mitglieder des Vorstandes fragen:

Was ist mit dem Gebot der „ zeitnahen Mittelverwendung“?

Dürfen wir denn gerade in den jetzigen Krisenzeiten nicht Geld auf der „hohen Kante“ haben ?

Der Ausgangspunkt der Betrachtung und die unabänderlichen Fakten

§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO lautet wie folgt :

Die Körperschaft muss ihre Mittel vorbehaltlich des § 62 grundsätzlich zeitnah für ihre steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwenden. Verwendung in diesem Sinne ist auch die Verwendung der Mittel für die Anschaffung oder Herstellung von Vermögensgegenständen, die satzungsmäßigen Zwecken dienen. Eine zeitnahe Mittelverwendung ist gegeben, wenn die Mittel spätestens in den auf den Zufluss folgenden zwei Kalender- oder Wirtschaftsjahren für die steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Satz 1 gilt nicht für Körperschaften mit jährlichen Einnahmen von nicht mehr als 45 000 Euro.

Die jährliche – unschädliche- Einnahmengrenze von € 45.000,00 in allen steuerlich maßgeblichen Bereichen  ( kumuliert) überschreitet die Generationenhilfe Musterstadt unstreitig!

In 2022 hat der Verein vom zuständigen Finanzamt eine neue gültige Freistellungsbescheinigung  für den letzten Veranlagungszeittraum erhalten.

Muss jetzt sofort gehandelt werden fragen die Vorstände?

Bemerkungen zur Frage der „ zeitnahen Mittelverwendung“ gibt es in diesem aktuelle Freistellungsbescheid  nicht!

Fakt 1 ist: Der Verein hat zu viel Geld.

Fakt 2 ist: Der Vermögensbestand sollte bis auf den Betrag der jährlichen Ausgaben ( Betriebskosten) ca. 97.000,00 bis € 105.000,00  „ abgeschmolzen“ werden durch

1.

Ausgaben für den gemeinnützigen Zweck noch  in 2022 und sodann in 2023

2.

Bildung zulässiger Rücklagen für die Jahre 2023 ff. in einer gesonderten Mittelverwendungsrechnung nebst Rücklagenspiegel auf der Grundlage der geltenden Rechtslage, insbesondere der entsprechenden Verfügung der OFD Frankfurt am Main vom 28.03.2014- S 0174A-16 St.53

Fakt 3 – Stand heute absehbar -: Der Verein muss in den Jahren nach Abbau des Vermögensbestandes dafür Sorge tragen, dass der Vermögensaufbau sich im Rahmen des steuerrechtlich Zulässigen bewegt durch eine Vermögensbildungsstruktur und ein damit verbundenes Cash-Management-System nebst Finanzzuwachscontrolling.

Stichwort hier: Im Verein ist gemeinnützigkeitsrechtlich und nicht kapitalistisch zu wirtschaften!

Rechtsfragen, Rechtslage, Lösungsoptionen

Nach den  Berechnungen hat der Verein  in jedem Falle € 31.000,00 bis 39.0000,00 €  zu viel an Vermögen.

Dieser Betrag ist zu verausgaben oder es sind zulässige Rücklagen zu bilden mit der Folge, dass das Vermögen sodann in den Jahren 2023 ff. zu verausgaben ist.

Zulässig ist jede Rücklagenbildung für die Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke nach vernünftiger kaufmännischer Betrachtung. Der Zeitraum beträgt in der Regel drei bis  fünf Jahre, kann aber auch – bei größeren Vorhaben und mit einer klaren nachvollziehbaren Begründung  – darüber hinaus gehen, bspw. bei einem beabsichtigten Bauvorhaben, das beispielsweise erst in 10 Jahren realisiert werden soll.

Ein gesonderter Rücklagenspiegel ist zwingend der jährlichen Einnahme – Überschuss- Rechnung beizufügen.

Rücklagenspiegel

Dieser hat zu enthalten:

1.

Rücklagenart

2.

Rücklagenhöhe in €

3.

Kurze Beschreibung der Rücklage ( Verausgabung des Geldes für was, in welchem Turnus)

4.

Dauer der Rücklagenbildung

Bei der Anschaffung von beweglichen Wirtschaftsgütern empfiehlt sich die Beifügung eines Angebotes über das Wirtschaftsgut, ggfls. mit einem Zweit-/Vergleichsangebot.

Zentrale Vorschrift ist hier § 62 AO, der wie folgt lautet:

§ 62 AO Rücklagen und Vermögensbildung

(1) Körperschaften können ihre Mittel ganz oder teilweise

1.

einer Rücklage zuführen, soweit dies erforderlich ist, um ihre steuerbegünstigten, satzungsmäßigen Zwecke nachhaltig zu erfüllen;

2.

einer Rücklage für die beabsichtigte Wiederbeschaffung von Wirtschaftsgütern zuführen, die zur Verwirklichung der steuerbegünstigten, satzungsmäßigen Zwecke erforderlich sind (Rücklage für Wiederbeschaffung). Die Höhe der Zuführung bemisst sich nach der Höhe der regulären Absetzungen für Abnutzung eines zu ersetzenden Wirtschaftsguts. Die Voraussetzungen für eine höhere Zuführung sind nachzuweisen;

3.

der freien Rücklage zuführen, jedoch höchstens ein Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung und darüber hinaus höchstens 10 Prozent der sonstigen nach § 55 Absatz 1 Nummer 5 zeitnah zu verwendenden Mittel. Ist der Höchstbetrag für die Bildung der freien Rücklage in einem Jahr nicht ausgeschöpft, kann diese unterbliebene Zuführung in den folgenden zwei Jahren nachgeholt werden;

4.

einer Rücklage zum Erwerb von Gesellschaftsrechten zur Erhaltung der prozentualen Beteiligung an Kapitalgesellschaften zuführen, wobei die Höhe dieser Rücklage die Höhe der Rücklage nach Nummer 3 mindert.

(2) Die Bildung von Rücklagen nach Absatz 1 hat innerhalb der Frist des § 55 Absatz 1 Nummer 5 Satz 3 zu erfolgen. Rücklagen nach Absatz 1 Nummer 1, 2 und 4 sind unverzüglich aufzulösen, sobald der Grund für die Rücklagenbildung entfallen ist. Die freigewordenen Mittel sind innerhalb der Frist nach § 55 Absatz 1 Nummer 5 Satz 3 zu verwenden.

(3) Die folgenden Mittelzuführungen unterliegen nicht der zeitnahen Mittelverwendung nach § 55 Absatz 1 Nummer 5:

1.

Zuwendungen von Todes wegen, wenn der Erblasser keine Verwendung für den laufenden Aufwand der Körperschaft vorgeschrieben hat;

2.

Zuwendungen, bei denen der Zuwendende ausdrücklich erklärt, dass diese zur Ausstattung der Körperschaft mit Vermögen oder zur Erhöhung des Vermögens bestimmt sind;

3.

Zuwendungen auf Grund eines Spendenaufrufs der Körperschaft, wenn aus dem Spendenaufruf ersichtlich ist, dass Beträge zur Aufstockung des Vermögens erbeten werden;

4.

Sachzuwendungen, die ihrer Natur nach zum Vermögen gehören.

-5-

(4) Eine Stiftung kann im Jahr ihrer Errichtung und in den drei folgenden Kalenderjahren Überschüsse aus der Vermögensverwaltung und die Gewinne aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben nach § 14 ganz oder teilweise ihrem Vermögen zuführen.

Rücklagenarten

Folgende Rücklagen können nach den gemeinnützigkeitsrechtlichen Bestimmungen der Abgabenordnung ( AO) rechtlich zulässig gebildet werden

1.

Freie Rücklage ( § 62 AI Nr. 3 AO:)  „ Jährlich“ in Höhe von

10%

1.1.

der Bruttoeinnahmen aus dem ideellen Bereich

1.2.

des Überschusses aus dem Zweckbetrieb ( vgl, dazu den satzungsgemäßen Zweck des Vereins)

1.3.

des Überschusses aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb

1.4.

Im Bereich der Vermögensverwaltung kann eine jährliche Rücklage in Höhe von 1/3 ( 33,3 %) des Überschusses aus der Vermögensverwaltung gebildet werden.

Zulässig ist bei Nichtausschöpfung der zulässigen Höchstbeträge der v.g. Rücklagenbildung in einem Jahr die Nachholung der unterbliebenen Rücklagenbildung in den nächsten zwei Jahren.

2.

Zweckrücklage ( § 62 I Nr. 2 AO) 

Hier geht es primär um die Beschaffung von Wirtschaftsgütern, die der Verein zur Erfüllung seines gemeinnützigen Zwecks zwingend benötigt. „ Der Kreativität“ sind hier lediglich durch den satzungsgemäßen Zweck Grenzen gesetzt. Wichtig ist, dass – auch bei Nachfrage der Finanzverwaltung dieser gegenüber – eine vernünftige Begründung folgt, warum gerade ein Wirtschaftsgut angeschafft werden soll und diese zwingend notwendig ist für den Verein.

Es ist in diesem Kontext aus der Praxis heraus folgendes zu empfehlen:

2.1.

Einholung  von zwei Angeboten über das zu erwerbende  bewegliche Wirtschaftsgut

2.2.

Beschluss des Vorstandes über den Erwerb des beweglichen Wirtschaftsgutes und den aktuellen oder späteren Erwerbszeitraum ( mit der Einstellung in einen Rücklagenspiegel).

Protokollierung des Beschlusses.

2.3.

Bildung von  und jährliche Fortführung eines  Rücklagenspiegels mit einer evtl. Aktualisierung.

Es passiert in der Praxis sehr oft, dass eine gebildete Zweckrücklage nicht mehr notwendig ist und nach Anschaffung des beweglichen Wirtschaftsgutes auf Grund von Zuschüssen und Spenden Dritter Seite aufgelöst werden kann und der Verein die in die Zweckrücklage eingestellten Finanzmittel gerade nicht benötigt.

Dann bleibt nur der Weg der Aktualisierung des Rücklagenspiegels mit Auflösung der Zweckrücklage und der Bildung ggfls. einer neuen Zweckrücklage oder idealiter der Verausgabung der in die alte Zweckrücklage eingestellt Mittel.

Hier ist aber zu beachten, dass in solchen Fällen keine Regelmäßigkeit entsteht bzw. entstehen darf, d.h. dass eine Technik: Auflösung der Zweckrücklage – Bildung einer neuen Zweckrücklage – Auflösung der Zweckrücklage…. usw.  nicht systemisch wird, da dies seitens der Finanzverwaltung als Missbrauch steuerlicher Gestaltungsmöglichkeiten angesehen werden könnte.

Im Zweifel empfiehlt sich hier die Rücksprache mit dem zuständigen Sachbearbeiter beim Betriebsstättenfinanzamt des Vereins.

3. 

Rücklage zur Ausstattung des Vereins mit Vermögen ( § 58 Nr. 3 AO)

Die Bestimmung lautet wie folgt :

Die Steuervergünstigung wird nicht dadurch ausgeschlossen, dass

3.

eine Körperschaft ihre Überschüsse der Einnahmen über die Ausgaben aus der Vermögensverwaltung, ihre Gewinne aus den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben ganz oder teilweise und darüber hinaus höchstens 15 Prozent ihrer sonstigen nach § 55 Absatz 1 Nummer 5 zeitnah zu verwendenden Mittel einer anderen steuerbegünstigten Körperschaft oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts zur Vermögensausstattung zuwendet. Die aus den Vermögenserträgen zu verwirklichenden steuerbegünstigten Zwecke müssen den steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecken der zuwendenden Körperschaft entsprechen. Die nach dieser Nummer zugewandten Mittel und deren Erträge dürfen nicht für weitere Mittelweitergaben im Sinne des ersten Satzes verwendet werden,

-7-

Der Verein kann 15 % der zeitnah zu verwendenden Mittel einer anderen steuerbegünstigen Körperschaft zuwenden.

Die Bestimmung des § 58 AO kommt in der Regel bei Fördervereinen zu tragen, die neben dem gemeinnützigen Verein zur Förderung von dessen Zwecken gegründet worden sind oder im Falle der Ausgliederung von Zweckbetrieben.

4.

Rücklage zum Erwerb von Gesellschaftsrechten ( § 62 I Nr. 4 AO)

Bei gemeinnützigen Vereinen kommt diese Klausel eher seltener zum Tragen. Konkret geht es die Erhaltung und den Erwerb von Gesellschaftsanteilen an einer anderen – in der Regel – gemeinnützigen Körperschaft ( meist einer gGmbH). Hier kann der gemeinnützige Verein eigene Überschüsse zur prozentualen Kapitalbeteiligung an einer Kapitalgesellschaft verwenden. Der Regelfall ist  in der Praxis die Kapitalerhöhung.

5.

Rücklagen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb

Stets gebildet werden können auch Rücklagen im Bereich des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes des gemeinnützigen Vereins. Hier ist in der Praxis sauber auf die Trennung der Sphären „ Zweckbetrieb vs. Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb“ zu achten und in der Finanzbuchhaltung eine klare Sphärenzuordnung vorzunehmen.

6.

Betriebsmittelrücklage

Diese kann „ jährlich“ in Höhe der entsprechenden Betriebsmittel des Vorjahresansatzes gebildet werden-

7.

Weitere „ denkbare Rücklagen“

Es ist jede Rücklage bildbar, die „ vernünftigen kaufmännischen Gesichtspunkten

 „entspricht.

Die Begrifflichkeit ist § 253 Abs. 1 HGB entlehnt. Dort ist bzgl. der Bildung von Rückstellungen in einer Handelsbilanz die Rede von „ vernünftiger kaufmännischer Beurteilung“.

Der Begriff „ vernünftig“ ist gesetzlich nicht definiert.

Der Gesetzgeber verlangt „ rationale Entscheidungen“, die verifizierbar und nachprüfbar sind, den Gesetzen der Logik entsprechen auf Grund rational

nachvollziehbaren Kriterien.

Die Rechtsprechung legt bei Ihren Betrachtungen den  „verständigen, wirtschaftlich vernünftig denkenden Menschen“  zu Grunde, der ordentlich und gewissenhaft agiert (BGH, Urteil vom 14. Februar 2006, Az.: VI ZR 126/05 =  NJW 2006, S. 1506).

Denkbar sind daher auch

• Sozialversicherungsrücklagen,

wenn bspw, nach einer Betriebsprüfung durch die Träger der Sozialversicherung eine Inanspruchnahme des Vereins bzw. der Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Säumnis- und Verspätungszuschlägen absehbar ist.

• Steuerrücklagen bezogen auf die jeweils konkreten Steuerarten,

wenn bspw, nach einer Steuerprüfung  durch das zuständige Finanzamt   eine Inanspruchnahme des Vereins bzw. der Nachzahlung von Steuern und Säumnis- und Verspätungszuschlägen absehbar ist.

• Verbrauchskostenrücklagen ( Gas, Wasser, Strom),

wenn Preishöhungen absehbar sind.Glaubhaftmachung kann in diesen Fällen erfolgen durch die Jahresabrechnung nebst  Bekanntmachungen des jeweiligen Versorgungsträgers

• Abgabenrücklagen,

wenn die Erhebung von Abgaben oder auch neuen Entgelten seitens der Städte und Gemeinen etc. absehbar ist. Hier reichen zur Glaubhaftmachung m.E. entsprechende Beschlüsse der zuständigen Gremien.

Auflösung der Rücklage(n)

Rücklagen sind nach § 62  II AO im Falle des Wegfalls des Grundes der Rücklagenbildung aufzulösen ( s.o.).

Die entsprechenden Mittel sind der zeitnahen Mittelverwendung zuzuführen, zu verausgaben.

Vermögensbildungsstruktur , Cash-Management-System nebst Finanzzuwachscontrolling.

Gemeinnützige eigetragene und auch nicht eingetragene Vereine müssen anders wirtschaften als Kapitalgesellschaften.

Das bedeutet in der täglichen Praxis bei der Aquise  von Zuwendungen Dritter

( Spenden, Zuschüssen etc.), dass der Verein und seine Finanzverantwortlichen stets auch „ gemeinnützigkeitsrechtliche Gesichtspunkte“ mitbedenken müssen um sich nicht später einmal dem „ Druck des Geld ausgeben müssens“ auszusetzen um die Gemeinnützigkeit zu erhalten und zu bewahren.

Das erfordert für die Zukunft ein „ Finanzzuwachscontrolling“ nebst einem „ Cash-Management – System“ unter dem Gesichtspunkt, dass „ Finanzmittel immer und immer wieder zu verausgaben sind!“.

Gelingt dieses „ Verausgaben “, sollte der Verein über  neue Strukturen nachdenken,bspw. durch die Gründung eines Fördervereins nach §§ 58 ff. AO oder die Auslagerung des Zweckbetriebes in eine gemeinnützige GmbH.

Service bei Rückfragen:

Tel. 06051/6195029 

e-mail: mjuffeln@t-online.de

Stand der Bearbeitung 01.12.2022

Malte Jörg Uffeln

Magister der Verwaltungswissenschaften

Bürgermeister a.D.

RECHTSANWALT und MEDIATOR (DAA)

Lehrbeauftragter  Mental-Trainer   Betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Nordstraße 27

63584 Gründau (Lieblos)

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