Abmahnung – Diese 5 Punkte sollten Sie beherzigen!

Die Kündigung eines Arbeitnehmers soll nach deutschem Arbeitsrecht immer das letzte Mittel darstellen. Vorher muss der Arbeitgeber den Beschäftigten grundsätzlich abmahnen. Die Abmahnung ist also unter juristischen Gesichtspunkten das „mildere Mittel zur Kündigung“.

Dass die Abmahnung im Berufsalltag keineswegs ein „mildes Mittel“ ist, liegt auf der Hand. Ist sie einmal ausgesprochen, werden den Karrieremöglichkeiten des abgemahnten Angestellten große Steine in den Weg gelegt. Diese Nachteile haben auch die Arbeitsgerichte erkannt und im Laufe der Zeit einige rechtliche Anforderungen an die Wirksamkeit einer Abmahnung aufgestellt.

Nichtsdestotrotz ist die Abmahnung oftmals die Vorstufe zur Kündigung. Sie sollte daher ernst genommen werden!

1. Zweck der Abmahnung

Die Abmahnung hat in erster Linie den Zweck, dem Arbeitnehmer seinen Vertragsverstoß vor Augen zu führen. Sie kommt also immer in den Fällen in Betracht, in denen der Angestellte sich ein Fehlverhalten geleistet hat, das mit den arbeitsvertraglichen Pflichten unvereinbar ist. Damit erfüllt die Abmahnung zunächst eine Beanstandungsfunktion.

Gleichzeitig soll dem Arbeitnehmer aber auch deutlich gemacht werden, dass im Wiederholungsfall mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu rechnen ist. Gemeint ist hier insbesondere der Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung. Die Warnfunktion der Abmahnung sorgt dafür, dass dem abgemahnten Arbeitnehmer bereits klar wird, dass mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses zu rechnen ist.

Die Warnfunktion wird natürlich dadurch abgeschwächt, dass der Arbeitgeber bei ständigem Fehlverhalten des Arbeitnehmers nur mit einer Kündigung droht, ohne jemals Konsequenzen folgen zu lassen. Dem Arbeitgeber ist also zu empfehlen, bei mehrfacher Abmahnung eine schärfere Formulierung zu wählen. Nur so kann die Ernsthaftigkeit der Situation eindeutig kommuniziert werden!

2. Formulierung einer Abmahnung

Da die Abmahnung sowohl eine Beanstandungs- wie auch eine Warnfunktion hat, muss sie rechtlich korrekt formuliert sein. Nur wenn der Arbeitnehmer weiß, welche Fehler ihm vorgeworfen werden, kann er sein Verhalten ändern.

Für den Arbeitgeber ist es also wichtig, die Abmahnung so zu formulieren, dass sie keinen Raum für Missverständnisse lässt. Die Pflichtverletzung, die der Abmahnung zu Grunde liegt, muss so präzise wie möglich beschrieben werden. Der Arbeitgeber muss eindeutig darlegen, was er an dem Verhalten des Arbeitnehmers beanstandet. Pauschale Behauptungen, wie z. B. „schlechte Arbeitsergebnisse“ und „Unpünktlichkeit“ genügen den inhaltlichen Anforderungen nicht.

3. Wer ist zur Abmahnung berechtigt?

Zum Ausspruch einer Abmahnung ist selbstverständlich nicht jeder berechtigt. Auch hier gilt es einige rechtlichen Voraussetzungen einzuhalten. Allerdings ist häufig nicht nur der Chef befugt, eine Abmahnung auszusprechen.

Nach der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte dürfen nicht nur die kündigungsberechtigten Personen abmahnen. Auch wer nach seiner betrieblichen Stellung dazu berechtigt ist, Weisungen nach Ort, Zeit und Art der Arbeit auszusprechen, darf in der Regel abmahnen. Hier kommt es natürlich auf die jeweiligen betrieblichen Strukturen an. In einem anwaltlichen Beratungsgespräch lassen sich hier Fehler identifizieren.

4. Form und Frist der Abmahnung

Der Arbeitgeber verfügt über ein sogenanntes vertragliches Rügerecht. Das bedeutet, dass er dazu befugt ist, auf eine Pflichtverletzung des Arbeitsvertrages hinzuweisen und das Fehlverhalten des Arbeitnehmers zu rügen. An die Ausübung dieses Rechts ist keine Frist gebunden. Es steht dem Arbeitgeber also grundsätzlich frei, wann er die Abmahnung ausspricht. Zu viel Zeit sollte er hierbei allerdings nicht verschenken. Anderenfalls kann die arbeitsvertragliche Maßnahme nämliche ihre Wirkung verlieren. Der Zweck der Beanstandung eines Fehlverhaltens läuft dann ins Leere, wenn der Arbeitgeber sich mit der Abmahnung so viel Zeit lässt, dass der Arbeitnehmer denkt, alles sei in Ordnung.

Die Einhaltung einer bestimmten Form ist übrigens nicht erforderlich. Auch eine mündliche Abmahnung kann wirksam sein. Allerdings ist es dringend zu empfehlen, eine mündliche Abmahnung jedenfalls schriftlich zu bestätigen. Denn zum einen kann nur so die Hinweis- und Warnfunktion eingehalten werden. Zum anderen ist der Arbeitgeber in einem Kündigungsschutzprozess in der Beweislast. Ein schriftlicher Nachweis über den Ausspruch einer Abmahnung ist von entscheidender Bedeutung für den Ausgang eines Verfahrens.

5. Rechte des Arbeitnehmers

Egal, ob die Abmahnung wirksam ist oder nicht, dem Arbeitnehmer stehen einige Rechte zur Seite. Wird ein entsprechender Vermerk in die Personalakte aufgenommen, so hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Aufnahme einer Gegendarstellung. 

Ist die Abmahnung unwirksam, kann sogar die Entfernung aus der Personalakte verlangt werden. Das gilt sogar dann, wenn die Abmahnung nur teilweise unwirksam ist.

Diese Rechte können notfalls auch gerichtlich geltend gemacht werden. Gerade im Hinblick darauf, dass die Abmahnung die Vorstufe zur Kündigung darstellen kann, sollten Arbeitnehmer nicht zögern einen Rechtsbeistand hinzuzuziehen. Gemeinsam lassen sich die Rechte des Arbeitnehmers vor Gericht durchsetzen!