Hinweisgeberschutz: Auch kleine und mittlere Unternehmen müssen Meldestelle einrichten!

Hinweisgeberschutzgesetz zum Schutz von Whistleblowern

Seit dem 1. Juli 2023 gilt in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Es dient dem Schutz sog. Whistleblower ("hinweisgebender Personen") vor berufsbezogenen Repressalien und Nachteilen (z.B. Abmahnung und Kündigung, aber auch Diskriminierung), wenn sie z.B. Fälle von 

• Korruption und Betrug

• Verstöße gegen Vorgaben des Arbeits- und Gesundheitsschutzes 

• Verstöße gegen Vorschriften der Produktsicherheit 

• Verstöße gegen Wirtschaft- und Wettbewerbsrecht, z.B. Schutz gegen unzumutbaren Belästigungen durch Werbung mittels Telefonanrufen, Fax, E-Mail etc.

• Vorgaben zum Schutz der Privatsphäre, des Datenschutzes und der Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation

• Sonstige Rechts- und schwere Compliance-Verstöße

im Unternehmen melden.

Wenn Sie dazu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne hier an oder schicken Sie uns eine Email!

KMUs: Pflicht zur Einrichtung von Meldestelle und Meldeprozessen

Auch kleine und mittlere Unternehmen ab 50 Mitarbeiter_innen müssen spätestens bis zum 17. Dezember 2023 unverzüglich entsprechende Meldeverfahren und eine fachkundige, unabhängige Meldestelle einrichten!

Dabei ist ggf. der Betriebsrat zu beteiligen und bestehende Arbeitsverträge anzupassen. Zudem sind bei der Einrichtung der Meldestelle und der damit ggf. verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO zu beachten! Die Einrichtung eines solchen Systems ist also ein anspruchsvolles Projekt, das neben erheblichem technischen und rechtlichem Fachwissen Zeit in Anspruch nimmt. Vor allem für kleinere Unternehmen mit begrenzten personelle Ressourcen stellt dies eine besondere Herausforderung dar!

Kleine und mittlere Unternehmen, die bisher kein Hinweisgebersystem implementiert haben, müssen daher unverzüglich tätig werden, um Bußgelder von bis zu 50.000 EUR und weitere Aufsichtsmaßnahmen zu vermeiden!

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Dringender Handlungsbedarf!

Unternehmen, die bisher kein Hinweisgebersystem implementiert haben, das den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes entspricht, müssen daher unverzüglich tätig werden. Die Einrichtung eines solchen Systems ist ein anspruchsvolles Projekt, das neben erheblichem technischen und rechtlichem Fachwissen viel Zeit in Anspruch nimmt. Vor allem für kleinere Unternehmen mit begrenzten personelle Ressourcen stellt dies eine besondere Herausforderung dar!

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Aufgaben und Ausstattung der Meldestelle

Stichhaltigkeitsprüfung

Die Meldestelle muss sachlich und personell so ausgestattet und bevollmächtig sein, dass sie kurzfristig prüfen kann, ob ein gemeldeter Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes nach § 2 HinSchG fällt und ob eine Meldung "stichhaltig" ist. Die Mitarbeiter der Meldestelle müssen daher umfangreiches Fachwissen in eine Vielzahl von sehr unterschiedlichen Rechtsgebieten aufweisen und entsprechend geschult werden!

Folgemaßnahmen

Zudem muss die Meldestelle ggf. angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG ergreifen, insb. die für stichhaltig befundenen Verstoßmeldungen weiter aufklären, indem sie interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführt und dazu mit betroffenen Personen und Arbeitseinheiten Kontakt aufnimmt, oder das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen z.B. an die zuständige Behörde abgibt.

Outsourcing der Meldestelle an unabhängige Dritte

Die Aufgaben der Meldestelle können weitgehend auf unabhängige, fachkundige externe Dritte (z.B. fachkundige Rechtsanwälte) übertragen werden. Es müssen also nicht zwingend eigene Mitarbeiter mit diesen Aufgaben betraut oder eine eigene Arbeitseinheit eingerichtet werden.

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Aus Sicht kleiner und mittlerer Unternehmen dürfte die Auslagerung der Meldestelle oft die kostengünstigste Variante sein, um ihre gesetzlichen Verpflichtungen rechtssicher und insb. frei von Interessenkonflikten zu erfüllen und nach dem Gesetz mögliche Bußgelder von bis zu 50.000 EUR und Schadensersatz zu vermeiden.

Zudem bietet die fachkundige Auswertung der Meldungen die Chance, Missstände im Unternehmen frühzeitig zu erkennen und effektiv abzustellen und kann dadurch dazu beitragen, die Integrität und Transparenz im Unternehmen zu verbessern.

Zudem können Unternehmen sich so vor Missbrauch, z.B. durch vorsätzlich oder grob fahrlässige Falschmeldungen schützen.

Checkliste Unternehmensleitung

1. Bestandsaufnahme: Gibt es bereits ein Meldesystem und eine Meldestelle im Unternehmen? Prüfung auf Konformität beziehungsweise / erstmalige Etablierung eines Meldesystems.
2. Benennung eines fachkundigen Projektverantwortlichen
3. Entscheidung über Auslagerung des Meldesystems auf unabhängigen, fachkundigen Dritten, z.B. Anwaltskanzlei oder sonstige Dienstleister; dabei- Beachtung des Vertraulichkeitsgebot
   - Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben/DSGVO
4. Rechtskonformität: Neben den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes ist auch die Erfüllung arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Anforderungen sicherzustellen, d.h. es ist eine Datenschutzfolgenabschätzung vorzunehmen (unter Einbindung des Datenschutzbeauftragten), der Betriebsrat ist einzubinden und bestehende Arbeitsverträge sind auf notwendige Anpassungen zu prüfen
   
   

Wenn Sie Fragen zu Einrichtung eines Meldesystems und einer Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz haben, sprechen Sie uns gerne an! 

Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung einer internen Meldestelle oder übernehmen die Aufgaben der Meldestelle für Ihr Unternehmen als externe Dritte!

Vy – Intellectual Property & Wirtschaftsrecht Rechtsanwälte & Attorneys at Law Brix Lange Verweyen PartG mbB ist eine Rechtsanwaltskanzlei mit Schwerpunkt in der Beratung und Vertretung Kleiner und Mittelständischer Unternehmen verschiedener Branchen in allen Bereichen des Unternehmens-Wirtschaftsrechts und der Unternehmens-Compliance, z.B.

• Datenschutz (DSGVO, ePrivacy; v.a. auf Unternehmensseite, Krisenmanagement bei Datenlecks und Datenpannen, Compliance) und Unterstützung bei Data- Breach-Vorfällen (Datenpannen, Datenlecks)

• Wettbewerbsrecht, insb. eCommerce, und Marketing

• Compliance im Bereich Urheberrecht, Markenrecht und Designrecht, z.B. im Vertrieb; Unterstützung bei der Rechteklärung und Lizenzierung; Compliance im Bereich der Urheberrechtsabgaben nach §§ 54 ff. UrhG

• Arbeitsrecht (v.a. Arbeitgeberseite und Führungskräfte, Kündigungen, Betriebsvereinbarungen und Tarifvertragsverhandlungen, New Work) 

• Gesellschaftsrecht (Corporate Housekeeping, Strukturmaßnahmen und Beherrschungsverträge, Wettbewerbsverbote, Start-Ups & Gründungen, Gesellschafterstreit und Abfindungen, Übernahmen und Unternehmensnachfolge)

• Handelsrecht und internationales Vertrags- und Wirtschaftsrecht

• Urheberrechtliche, wettbewerbsrechtliche, markenrechtliche und wirtschaftsrechtliche Streitigkeiten, insb. Abwehr von Abmahnungen, Verfügungsverfahren und Klagen; Abwehr behördliche Aufsichtsmaßnahmen wie Verwarnungen, Ordnungsgelder, Bußgelder etc.

• Öffentliches Wirtschaftsrecht (v.a. Verwaltungs-, Umwelt-, Bau- und Energierecht, Genehmigungsverfahren, Datenschutz-Aufsichtsverfahren)

• Europa- und Verfassungsrecht (u.a. Antrags- und Vergabeverfahren, Subventions- und Beihilfeverfahren, Verfassungsbeschwerden)