Anspruch des Beamten auf Einsicht und Entfernung von Unterlagen aus Personalakten?

Anspruch auf Einsicht in die Personalakte und ggf. auf Entfernung ungünstiger/belastender Unterlagen aus der Personalakte für Beamte?

Inhalt der Personalakten

Personalakten gehören seit jeher zum Beamtenverhältnis. Das Personalaktenrecht wird u.a. im Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) und in den Beamtengesetzen des Bundes und der Länder umfangreich geregelt. Beispielsweise für Bundesbeamte ist das Personalaktenrecht in §§ 106 ff. Bundesbeamtengesetz (BBG) normiert. 

Aus § 50 des BeamtStG ergibt sich, dass für jede Beamtin und jeden Beamten eine Personalakte zu führen ist. In die Personalakte gehören hiernach alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (sog. Personalaktendaten).

In den (i. d. R. in Grund- und Teilakten gegliederten) Personalakten müssen sich daher grds. alle Unterlagen befinden, welche den Beamten betreffen, so dass sich die früher gängige Differenzierung zwischen obligatorischen und fakultativen Inhalten nicht mehr aufrechterhalten lässt. Gleichwohl finden sich in der Praxis noch immer sog. Nebenakten, mit Unterlagen, die keinen Eingang in die Personalakten finden.

Vertraulichkeit

Die Personalakte ist danach grds. vertraulich zu behandeln. Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, die Beamtin oder der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein. Das Datenschutzrecht (u.a. die DGSVO) und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung ist daher auch bei der Personalaktenführung zu beachten.

Personalakten im öffentlichen Dienstrecht

Da in Personalakten insbesondere auch Vorgänge über Bewerbungsverfahren/Auswahlverfahren (und z.B. auch dienstliche Beurteilungen etc.), Unterlagen zu Disziplinarverfahren, zur Besoldung/Versorgung, zur Beihilfe, zur Arbeitsunfähigkeiten, Nebentätigkeiten und zum dienstlichen Werdegang aufzunehmen sind, kommt es im Beamtenrecht/öffentlichen Dienstrecht auch hier zu Streitigkeiten zwischen Beamten und dem Dienstherrn.

Auskunfts-/Einsichtsrecht

Dies beginnt regelmäßig mit der Einsichtnahme in die eigenen Personalakten, wobei ein Auskunftsanspruch/Akteneinsichtsrecht z. B. in der DGSVO verankert ist und auch Eingang in die Beamtengesetze (vgl. § 110 BBG) gefunden hat.

Recht auf Entfernung 

Gesetzlich ist in den Beamtengesetzen des Bundes (vgl. § 112 BBG) und der Länder (z. B. in Thüringen in § 86  ThürBG) auch das Recht normiert, Personalaktendaten über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, soweit sie sich als unbegründet oder falsch bewiesen haben, entfernen zu lassen. Weiterhin können Beamte für sie ungünstige oder nachteilige Behauptungen, Bewertungen und Beschwerden, selbst, wenn sie zutreffend sind, auf Antrag nach zwei Jahren entfernen lassen. 

Auch hierzu werden in beamtenrechtlichen Rechtsstreitigkeiten nicht selten die Verwaltungsgerichte bemüht. Zumal in diesem Zusammenhang (neben der Auseinandersetzung, was "falsch" oder "unbegründet" ist) nicht selten Fristen (sowie u. U. auch die im Beamtenrecht zuletzt vielfach von den Verwaltungsgerichten bemühte Verwirkung) eine Rolle spielen können.

Fazit

Insgesamt lässt sich festhalten, dass Beamte auch im Rahmen der Personalaktenführung einem ggf. verfehlten Vorgehen des Dienstherrn keineswegs schutzlos ausgeliefert sind. Neben der allgemeinen beamtenrechtlichen Fürsorgepflicht haben die Beamtengesetzgeber von Bund und Ländern umfassende Regelungen zum Umgang mit Personalaktendaten getroffen, damit im Zweifel auch Rechtsschutz in diesem sensiblen Bereich ergriffen und haltbar gewährt werden kann.

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