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Wie lange muss ein Rechtsanwalt die Akten seiner Mandate aufbewahren?
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Die Archivierungsfrist hängt von der Kategorie der Daten ab. § 50 Abs. 2 Satz 1 BRAO gibt einen Rahmen von fünf Jahren nach Abschluss der Bearbeitung vor. Dies bezieht sich jedoch lediglich auf die „Handakte“ und berücksichtigt nicht unbedingt weitere Schriftstücke, die bereits während des laufenden Mandats zwischen dem Anwalt und seinem Auftraggeber gewechselt wurden.
Aus haftungsrechtlichen Gründen empfehlen die Rechtsanwaltskammern eine Archivierungsfrist von zehn Jahren für die vollständigen Handakten und beziehen sich hierbei auf § 199 Abs. 3 BGB.
Beginn der Archivierungsfrist ist dabei das jeweilige Jahresende der Beendigung des Mandats. Wurde also ein Mandat beispielsweise im Juli 2021 beendet, so läuft die Archivierungsfrist (mindestens) bis zum 31.12.2031.
Anders sieht es im Bereich der erbrechtlichen Rechtsberatung aus. Hier empfiehlt sich unter bestimmten Voraussetzungen eine Archivierungszeit von 30 Jahren durch besondere Verjährungsregelungen, wie in § 199 Abs. 3a BGB beschrieben.
Wie werden anwaltliche Akten und Daten richtig entsorgt?
Grundsätzlich ist jeder Anwalt an seine Schweigepflicht gebunden (§ 203 StGB). Diese gilt über den Zeitraum der Archivierungspflicht hinaus und endet nicht mit dem Tag der Entsorgung der Daten.
Somit ist es völlig ausgeschlossen, alte Handakten einfach in den Papiermüll zu geben, wie es in Bonn geschah. Hier entsorgte einst ein ehemaliges Anwaltsehepaar mehrere Hundert Akten in einem regulären Altpapiercontainer. Diese wurden entdeckt und die Staatsanwaltschaft nahm Ermittlungen auf.
Fakt ist, dass eine dauerhafte Archivierung sämtlicher Daten, ob in Papierform oder elektronisch, schlichtweg unmöglich ist. Somit muss sich jeder Anwalt in Anbetracht der Unmengen von Daten, die sich während seines Arbeitslebens ansammeln, zwangsweise mit dem Thema „Archivierung“ und „Entsorgung“ beschäftigen.
Ein Anwalt ist nach Ablauf der verpflichtenden Aufbewahrungsfristen dazu berechtigt Akten zu vernichten oder elektronische Daten zu löschen. Originale Urkunden, die „über die fünfjährige Aufbewahrungszeit Bedeutung haben, wie Schuldtitel, Verträge, Schuldscheine, Ausweise sollten unbedingt zeitnah nach Beendigung des Mandats an den Mandanten übergeben werden und in den Unterlagen des Anwalts durch Kopien ersetzt werden. Der Mandant sollte zur Entgegennahme dieser Unterlagen aufgefordert werden (§ 50 Abs. 2 Satz 2 BRAO). Somit lässt sich verhindern, dass man den Mandanten nach Ablauf der Archivierungsfrist ggf. nicht mehr auffinden kann.
Bei der ordentlichen Vernichtung empfiehlt sich eine Orientierung an den DIN-Normen EN 15713 und DIN 66399. Geeignete Aktenvernichter der Kategorie P4 oder P5 gewährleisten eine sichere Vernichtung. Der geschredderte Papiermüll darf dann im Anschluss in den regulären Altpapiermüll gegeben werden.
Bei der Vernichtung elektronischer Akten muss man vorsichtig sein:
Das Löschen von Daten allein ist nicht ausreichend, da selbst gelöschte Daten auf einem PC mit ein wenig Kenntnis wieder hergestellt werden können. Eine ordentliche, „sichere“ Löschung ist verpflichtend. Nachgewiesenermaßen gilt eine Formatierung oder Überschreibung der Festplatte nicht als sichere Löschung von Daten. Auch Alt-PCs dürfen, solange sie jemals sensible Daten enthielten, nicht einfach als Elektroschrott entsorgt werden. Hierfür ist eine vorherige physikalische Zerstörung der Festplatte Voraussetzung.
Ein Anwalt darf eine Vernichtung auch durch externe Dienstleister ausführen lassen. Die Auswahl des Unternehmens sollte unter Berücksichtigung der Kriterien der professionellen und vertraulichen Arbeitsweise erfolgen. Hierbei helfen Zertifizierungen und Prüfsiegel des Unternehmens, die eine Arbeitsweise nach Vorschriften und DIN-Normen bescheinigen. Der Anwalt ist auch bei der Vernichtung der Daten durch Dritte für die Geheimhaltung sämtlicher Daten verantwortlich und bleibt hierfür bis zur vollständigen Vernichtung in der Haftung.
Finn Streich, Rechtsanwalt
Streich & Kollegen
Rechtsanwälte in Partnerschaft mbB
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