Richtiger Umgang mit Bewerberdaten in Unternehmen

Informationsaustausch ist die Grundlage jedes Bewerbungsverfahrens und ermöglicht es Unternehmen, geeignete neue Mitarbeiter zu finden. Aber welche persönlichen Daten dürfen Unternehmer dabei über die Bewerber erheben, welche internen Stellen dürfen sie einsehen und wann müssen die Daten wieder gelöscht bzw. die Unterlagen vernichtet werden?

Analoge und digitale Bewerbungsmappen

Egal ob ausgeschriebene Stelle oder Initiativbewerbung – Interessenten schicken ihrem potenziellen neuen Arbeitgeber in aller Regel eine Mappe mit Anschreiben, Lebenslauf und meist auch eingescannten oder kopierten Zeugnissen. Heute werden diese Unterlagen oft nicht mehr schriftlich auf Papier, sondern einfach per E-Mail oder mithilfe eines Onlineformulars eingereicht.

Allerdings dürfen personenbezogene Daten von Unternehmen grundsätzlich nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn das eine Rechtsvorschrift erlaubt oder wenn der Betroffene eingewilligt hat. Bei vom Bewerber selbst eingesandten Unterlagen kann von seiner Zustimmung ausgegangen werden, schließlich sollen diese ja – zumindest für dieses konkrete Bewerbungsverfahren – verwendet werden.

Zudem erlaubt § 32 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ausdrücklich die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Bewerberdaten, soweit das für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Datenschutzrechtlich werden auch Bewerber während des Auswahlverfahrens gemäß § 3 Absatz 11 Nr. 7 BDSG wie Beschäftigte behandelt.

Allerdings darf nie das Persönlichkeitsrecht der betroffenen Personen vergessen werden. Insbesondere dürfen Bewerberdaten nicht beliebig verteilt und veröffentlicht werden. Einsicht sollten nur die Personen und Stellen erhalten, die konkret mit der Bewerberauswahl zu tun haben. Je nach Größe und Organisation des Unternehmens sind das beispielsweise Personalabteilung, Fachvorgesetzte, Geschäftsführung oder auch der Betriebsrat.

Rechercheergebnisse aus dem Internet

Wen sie zu einem Bewerbungsgespräch einladen, wollen viele Unternehmen nicht allein aufgrund der vom Kandidaten eingereichten Bewerbungsunterlagen entscheiden. Oft wird das Internet und dort insbesondere soziale Netzwerke als reichhaltige Informationsquelle für sogenannte „Background-Checks“ genutzt.

Die rechtliche Zulässigkeit bleibt aber umstritten. Das BDSG erlaubt solche Onlinerecherchen jedenfalls dann, wenn sie für die Auswahlentscheidung unverzichtbar sind. Das dürfte in der Regel aber nicht der Fall sein. Außerdem gilt der Grundsatz, dass Daten möglichst beim Betroffenen direkt erhoben werden sollen.

Weniger problematisch ist da noch die Recherche von online frei zugänglichen Daten mit unmittelbarem Bezug zum ausgeschriebenen Arbeitsplatz. Informationen beispielsweise über den beruflichen Werdegang, Fachkenntnisse und Erfahrungen sollen danach bei der Bewerberauswahl verwendbar sein.

Schwieriger wird es bei Daten aus sozialen Netzwerken, die nur registrierte und eingeloggte Mitglieder sehen können oder die der Inhaber lediglich für seine persönlichen Kontakte freigegeben hat. Manche Juristen wollen dabei privat ausgerichtete Netzwerke wie Facebook und Karrierenetzwerke wie Xing unterschiedlich behandeln. Andere halten eine Erhebung nicht frei zugänglicher Daten für generell unzulässig, wenn der Betroffene nicht ausdrücklich eingewilligt hat.

Dabei ist eine Einwilligung nur wirksam, wenn sie tatsächlich freiwillig erfolgt, das heißt, dem Betroffenen bei einer Verweigerung keinerlei Nachteile entstehen. Es ist also nicht möglich, in einem Online-Bewerbungsformular gleich ein entsprechendes Pflichtfeld einzufügen, mit dem die Zustimmung zu einem Online-Check gegeben wird.

Erkenntnisse aus dem Bewerbungsgespräch

Kommt es tatsächlich zu einem Bewerbungsgespräch, werden dort weitere persönliche Fragen gestellt und die Antworten regelmäßig in irgendeiner Form notiert. Auch für solche, von Arbeitgeberseite über den Bewerber erstellten Unterlagen gelten die Regelungen für Bewerberdaten.

Allerdings sind auch im Vorstellungsgespräch nicht alle Fragen erlaubt. Persönliche Dinge, die mit dem angestrebten Arbeitsplatz nichts zu tun haben, muss ein Bewerber nicht offenbaren. Werden dennoch unzulässige Fragen gestellt, dürfen die Jobinteressenten sogar lügen. Zu auf diese Weise geschützten Privatdaten verbietet sich auch eine weitere Recherche im Internet oder Nachfrage bei vorherigen Arbeitgebern.

Inwieweit das in der Praxis kontrollierbar und beweisbar ist und ob schließlich die Ablehnung einer Bewerbung darauf beruht, steht auf einem anderen Blatt. Für unzulässige Datenerhebungen drohen aber grundsätzlich Bußgelder und gegebenenfalls auch Schadenersatzansprüche der Betroffenen. Außerdem sind rechtswidrig erhobene Daten natürlich zu löschen.

Speicherung und Löschung von Daten

Die Bewerbungsunterlagen von demjenigen, der den Job am Ende tatsächlich bekommt, werden regelmäßig in die Personalakte aufgenommen und verbleiben dort für zunächst unbestimmte Zeit.

Im Fall einer Ablehnung müssen schriftlich eingegangene Bewerbungsmappen postalisch zurückgeschickt werden, jedenfalls wenn die Stelle vom Arbeitgeber ausgeschrieben war. Bei digitalen Bewerbungen ist eine vergleichbare Rücksendung nicht erforderlich. Allerdings sind die digital gespeicherten Bewerberdaten zu löschen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Ausgedruckte oder kopierte Bewerbungsunterlagen sind entsprechend zu vernichten.

Da allerdings nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens immer noch Rechtsstreitigkeiten entstehen können, beispielsweise um eine angebliche Diskriminierung bei der Stellenvergabe, ist keine sofortige Löschung oder Vernichtung der Bewerberdaten nach der Absage erforderlich.

Nach § 15 Absatz 4 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) müssen Benachteiligungen innerhalb von 2 Monaten nach der Ablehnung geltend gemacht werden. Die Klagefrist beträgt nach der Geltendmachung noch einmal drei Monate. Basierend auf diesen Fristen wird eine Aufbewahrung der Bewerberdaten für zumindest fünf Monate nach der Auswahlentscheidung als zulässig angesehen.

Errichtung einer Bewerberdatenbank

Oft wollen Arbeitgeber über das Auswahlverfahren für eine konkret ausgeschriebene Stelle hinaus eine dauerhafte Bewerberdatenbank anlegen, um bei Freiwerden oder Entstehen neuer Jobs gleich Zugriff auf einen Pool möglicher Interessenten zu haben.

Das ist durchaus möglich, allerdings besteht dafür kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand. Daher muss in diesen Fällen unbedingt die Einwilligung der betroffenen Bewerber eingeholt werden, um ihre Daten längerfristig speichern zu dürfen.

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