Was ist eine Urlaubsbescheinigung und wann braucht man sie?

Ein Beruf, der Spaß macht, faire Bezahlung, ein tolles Team. Wenn ein so angenehmes Betriebsklima herrscht, ist man wahrscheinlich glücklich und hat keinen Grund, seinen Arbeitsplatz zu wechseln. Eine Umfrage ergab aber, dass 2021 insgesamt 14,4 % der Befragten eher nicht glücklich, 6,5 % nicht glücklich und 2,9 % überhaupt nicht glücklich mit ihrer aktuellen Arbeitssituation waren.* 

^{*Quelle: Klaiber, Hannah: So glücklich waren die Deutschen 2021 am Arbeitsplatz. t3n, 18.01.2022.} 

Sollten Sie zu den nicht zufriedenen Arbeitnehmern gehören, denken Sie vielleicht darüber nach, den Job zu wechseln. Mit der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses – aus welchem Grund auch immer – entstehen sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber Pflichten. Neben dem Anspruch des Arbeitnehmers auf das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses gehört auch die Aushändigung einer Urlaubsbescheinigung dazu. 

Urlaubsbescheinigung bei einem Arbeitgeberwechsel

Neue Arbeit, neue Urlaubstage? Nein, ganz so einfach ist es leider nicht. Sie als Arbeitnehmer sind sogar verpflichtet, bei einem Arbeitgeberwechsel dem neuen Arbeitgeber die Urlaubsbescheinigung des Vorarbeitgebers über den bereits gewährten Urlaub des laufenden Kalenderjahres vorzulegen. Dies erleichtert es dem neuen Arbeitgeber, Ihren restlichen Urlaubsanspruch zu prüfen und zu gewähren. § 6 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) schreibt den Ausschluss von Doppelansprüchen explizit vor: 

„(1) Der Anspruch auf Urlaub besteht nicht, soweit dem Arbeitnehmer für das laufende Kalenderjahr bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub gewährt worden ist. 

(2) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszuhändigen.“ 

Kein Urlaub, wenn der alte Arbeitgeber keine Urlaubsbescheinigung ausstellt?

Sie haben sich im neuen Job gut eingelebt, doch die Urlaubsplanung bringt plötzlich Ärger: Ihr neuer Chef verweigert Ihnen Ihren restlichen Urlaub, weil die Urlaubsbescheinigung des vorigen Arbeitgebers noch nicht vorliegt. Darf er das?  

Die Antwort ist: Ja, er darf Ihnen Ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr so lange verweigern, bis die Bescheinigung des Vorarbeitgebers vorliegt, denn grundsätzlich haben Sie dabei eine Mitwirkungspflicht. Sie können also nicht einwenden, dass der Vorarbeitgeber Ihnen noch nichts zugeschickt hat, denn Arbeitspapiere, zu denen auch die Urlaubsbescheinigung gehört, sind eine sogenannte Holschuld. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer diese Papiere beim vorigen Arbeitgeber abholen muss. Das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) spricht dabei auch von „Leistungsort“.

§ 269 Leistungsort 

„(1) Ist ein Ort für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen, insbesondere aus der Natur des Schuldverhältnisses, zu entnehmen, so hat die Leistung an dem Ort zu erfolgen, an welchem der Schuldner zur Zeit der Entstehung des Schuldverhältnisses seinen Wohnsitz hatte. 

(2) Ist die Verbindlichkeit im Gewerbebetrieb des Schuldners entstanden, so tritt, wenn der Schuldner seine gewerbliche Niederlassung an einem anderen Ort hatte, der Ort der Niederlassung an die Stelle des Wohnsitzes. 

(3) Aus dem Umstand allein, dass der Schuldner die Kosten der Versendung übernommen hat, ist nicht zu entnehmen, dass der Ort, nach welchem die Versendung zu erfolgen hat, der Leistungsort sein soll.“ 

Es ist also vorgeschrieben, dass Sie Ihre Arbeitspapiere grundsätzlich selbst vom Arbeitgeber abholen müssen. Dass „grundsätzlich“ mit „Ausnahmen“ einhergeht, zeigt ein Blick auf ein Urteil (Arbeitsgericht Wetzlar, 21.07.1971 – Ga 3/71), laut dem sich die Holschuld des Arbeitnehmers nach § 269 BGB in eine Schickschuld verwandeln kann, wenn das Abholen für den Arbeitnehmer mit unzumutbaren Aufwendungen (Reisekosten) verbunden wäre. Sind Sie beispielsweise 300 Kilometer entfernt verzogen, wäre der Aufwand für eine persönliche Abholung unangemessen hoch. 

Trotz der grundsätzlichen Holschuld bleibt natürlich die gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung der Urlaubsbescheinigung des vorigen Arbeitgebers (gemäß § 6 Bundesurlaubsgesetz, BUrlG). Ein Zurückbehaltungsrecht einer Urlaubsbescheinigung besteht nicht. Vielmehr hat der Arbeitnehmer anderenfalls sogar einen Anspruch auf Schadensersatz. Dies könnten beispielsweise Kosten für die Stornierung eines bereits gebuchten Urlaubs sein, wenn dieser aufgrund der unterlassenen Erteilung der Urlaubsbescheinigung nicht angetreten werden konnte. 

Hinweis: Begründet der Arbeitnehmer glaubhaft, warum er keine Urlaubsbescheinigung des Vorarbeitgebers vorlegen kann, trifft den neuen Arbeitgeber eine Erkundigungspflicht. Das bedeutet, der neue Arbeitgeber muss sich beim Vorarbeitgeber seines Arbeitnehmers über bereits gewährten Urlaub erkundigen. Verweigert dieser jedoch die Auskunft, ist es allein Sache des Arbeitnehmers, gegen den vorigen Arbeitgeber vorzugehen und die Ausstellung einer Urlaubsbescheinigung einzuklagen. 

Welche Angaben müssen in eine Urlaubsbescheinigung?

Die Urlaubsbescheinigung muss gesondert schriftlich erfolgen und zumindest von einem mit der Urlaubserteilung befassten Mitarbeiter unterschrieben werden. Eine Urlaubsbescheinigung sollte folgendes beinhalten: 

• Ihre persönlichen Daten (vollständiger Name, Geburtsdatum, Anschrift) 

• Dauer des Arbeitsverhältnisses im laufenden Kalenderjahr 

• Anzahl der Arbeitstage, aus denen der Jahresurlaub besteht 

• Zeitraum im Kalenderjahr, in dem bereits Urlaubstage in Anspruch genommen oder abgegolten wurden 

Urlaubsbescheinigung: Muster

Frau  

Emma Musterfrau 
Musterstraße 1 
12345 Musterstadt 

Per Bote / per Einschreiben 

Musterstadt, 03.04.20.. 

Urlaubsbescheinigung gemäß § 6 BUrlG 

Frau Emma Musterfrau, geboren am 01.01.19.., war in unserem Unternehmen vom 01.01.20.. bis zum 30.03.20.. als Vollzeitmitarbeiterin beschäftigt. Ihr kalenderjährlicher Urlaubsanspruch betrug in unserem Unternehmen bei einer Fünftagewoche 20 Tage gemäß BUrlG. 

Frau Emma Musterfrau hat bis zu ihrem Ausscheiden am 30.03.20.. von dem ihr für 20.. zustehenden Urlaub in Höhe von 20 Tagen zehn Tage in Natur erhalten [Anmerkung: „in natura“ nehmen = tatsächlich freie Zeit, die der Erholung dient]. Dementsprechend sind noch zehn Urlaubstage für das Kalenderjahr 20.. übrig. 

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(Unterschrift Arbeitgeber) 

Der Arbeitnehmer bestätigt mit seiner Unterschrift, dass ihm eine Ausfertigung dieser Urlaubsbescheinigung ausgehändigt wurde:

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(Unterschrift Arbeitnehmer)

Urlaubsbescheinigung – wenn noch Resturlaub aus dem Vorjahr besteht

Wer den Arbeitgeber wechselt, fragt sich oft, wie es sich mit dem Resturlaub des Vorjahres verhält: Bekomme ich diesen auch bei meinem neuen Arbeitgeber? Und wird der Resturlaub in die Urlaubsbescheinigung eingetragen? Grundsätzlich bleibt der Resturlaub auch bei einem Jobwechsel erhalten. Dabei müssen aber ein paar Dinge beachtet werden. Zuerst einmal: Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Gibt es dringende Gründe, die das nicht zulassen, bleiben am Ende des Jahres Urlaubstage übrig. Das ist der Resturlaub. § 7 Abs. 3 BUrlG gibt vor, dass dieser in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden muss. 

Wird ein Arbeitsverhältnis beendet, muss grundsätzlich der verbleibende Urlaub noch genommen werden. Das geschieht dann meist während der Kündigungsfrist, die dafür genug Zeit bietet. Das ist aber nicht immer möglich. Wenn beispielsweise Nachfolger eingearbeitet werden müssen oder andere betriebsbedingte Gründe dagegensprechen. Auch bei Aufhebungsverträgen oder fristlosen Kündigungen bleibt meist nicht die Zeit, den restlichen Urlaub zu nehmen. In solchen Fällen können Sie sich Ihren Urlaub auszahlen lassen. Darin ist auch der Resturlaub eingeschlossen. Dazu heißt es in § 7 Abs. 4 BUrlG: 

„Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“

Eine aktuelle Rechtsprechung zum Thema „Verjährung von Urlaubsansprüchen“ bestätigt: Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 20. Dezember 2022 (Az.: 9 AZR 266/20) wurde deutlich, dass Urlaubsansprüche im laufenden Arbeitsverhältnis weder verfallen noch verjähren können, solange der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht vollständig über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallfristen belehrt hat und solange er den Arbeitnehmer nicht aufgefordert hat, seinen Urlaub zu nehmen. 

Wenn alles richtig gemacht wurde, kann man sich also beruhigt auf die Reise begeben. In diesem Sinne: schönen Urlaub!