Abmahnungsfrist im Arbeitsrecht: Wann muss die Abmahnung erfolgen und wie sollten Sie reagieren?

Eine Abmahnung ist eine ernste Angelegenheit im Arbeitsrecht. Sie kann Konsequenzen haben, die bis zur Kündigung reichen können. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Regeln im Zusammenhang mit Abmahnungen genau kennen. Eines der wichtigsten Elemente bei der Abmahnung ist die Frist, innerhalb derer sie ausgesprochen werden muss. 

Abmahnung vom Arbeitgeber: Was bedeutet das?

Eine Abmahnung ist eine schriftliche Rüge, mit der ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer darauf hinweist, dass er eine bestimmte Pflichtverletzung begangen hat. Diese kann beispielsweise in Form von Fehlverhalten am Arbeitsplatz, unentschuldigtem Fehlen, Arbeitsverweigerung oder unangemessener Nutzung des vom Arbeitgeber bereitgestellten Internetzugangs bestehen. 

Eine Abmahnung ist eine Vorstufe zur Kündigung und hat in der Regel das Ziel, den Arbeitnehmer zu einem bestimmten Verhalten zu bewegen oder ihn darauf hinzuweisen, dass sein Verhalten als Verstoß gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten vom Arbeitgeber gewertet wird und nicht akzeptabel ist. Die Fristen, innerhalb derer eine Abmahnung ausgesprochen werden kann, sind jedoch nicht gesetzlich geregelt. Sie hängen vielmehr von den Umständen des Einzelfalls ab. 

Abmahnung: Muster

Eine Abmahnung für den Fall, dass ein Arbeitnehmer unentschuldigt nicht zur Arbeit erschienen ist, kann beispielsweise wie folgt lauten: 

Abmahnung 

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Arbeitnehmers], 

hiermit erhalten Sie eine Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens am [Datum], an dem Sie Ihrer Arbeitspflicht nicht nachgekommen sind. 

Als Arbeitnehmer sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Arbeitsleistung zu erbringen und gegenüber dem Arbeitgeber Ihre Abwesenheit rechtzeitig zu entschuldigen. Sie haben es jedoch versäumt, uns vor Arbeitsbeginn oder unverzüglich danach zu informieren, dass Sie am [Datum] nicht zur Arbeit erscheinen können. 

Dieses Verhalten stellt eine erhebliche Störung des betrieblichen Ablaufs dar und beeinträchtigt die Arbeitsleistung des gesamten Teams. Es ist nicht akzeptabel, dass Sie ohne ausreichende Entschuldigung Ihrem Arbeitsplatz unentschuldigt fernbleiben. 

Ich weise Sie hiermit ausdrücklich darauf hin, dass ein erneutes Verhalten dieser Art nicht toleriert wird und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. Deshalb fordere ich Sie auf, zukünftig Ihre Pflichten als Arbeitnehmer sorgfältig zu erfüllen und bei unvorhergesehenen Ereignissen oder Krankheiten den Arbeitgeber unverzüglich und rechtzeitig zu informieren. 

Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieser Abmahnung schriftlich durch Ihre Unterschrift auf dem beigefügten Schreiben und setzen Sie sich mit uns in Verbindung, falls Sie hierzu noch Fragen haben. 

Mit freundlichen Grüßen 

[Name des Arbeitgebers/Vorgesetzten] 

Bitte beachten Sie jedoch, dass dies nur ein Beispiel ist und eine konkrete Abmahnung immer individuell auf den jeweiligen Fall zugeschnitten sein muss. Eine arbeitsrechtliche Abmahnung sollte zu Beweiszwecken immer schriftlich erfolgen, mit Datum und Unterschrift desjenigen, der zur Abmahnung berechtigt ist. Alternativ kann die Abmahnung auch im Beisein von mehreren Zeugen mündlich ausgesprochen werden. Eine Abmahnung darf jeder aussprechen, der dem betroffenen Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt ist (z. B. der unmittelbar Vorgesetzte).

Abmahnungsfrist nach Vorfall: Wie lange darf der Arbeitgeber warten?

Eine Abmahnung sollte vom Arbeitgeber grundsätzlich unverzüglich, also so schnell wie möglich nach dem Vorfall, der zu ihr geführt hat, gegenüber dem Arbeitnehmer ausgesprochen werden. Allerdings gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Frist, innerhalb derer die Abmahnung erfolgen muss. Es gilt grundsätzlich das Prinzip der angemessenen Frist, die sich aus den Umständen des Einzelfalls ergibt. Die Frage, wann eine Abmahnung ausgesprochen werden muss, hängt also von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Schwere des Fehlverhaltens oder dem Zeitpunkt, an dem der Arbeitgeber von dem Vorfall Kenntnis erlangt hat. 

Im Allgemeinen gilt, dass eine Abmahnung stets zeitnah nach einem Vorfall beziehungsweise Fehlverhalten ausgesprochen werden sollte, um ihre Wirksamkeit nicht zu gefährden. Wartet der Arbeitgeber zu lange, kann der Arbeitnehmer argumentieren, dass er aufgrund des Zeitablaufs davon ausgegangen ist, dass sein Verhalten akzeptabel ist. 

Abmahnung: Frist von zwei Wochen als Faustregel

Allerdings gibt es eine Faustregel in der arbeitsrechtlichen Praxis, die besagt, dass die Abmahnung spätestens innerhalb von zwei Wochen ausgesprochen werden sollte, nachdem der Arbeitgeber Kenntnis von dem Vorfall beziehungsweise der Pflichtverletzung des Arbeitnehmers erlangt hat. Hintergrund ist, dass nach der gesetzlichen Regelung in § 626 Abs. 2 S. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) selbst bei einer außerordentlichen Kündigung dem Arbeitgeber nur eine Überlegungsfrist von zwei Wochen zusteht. 

Deshalb ist es wichtig, dass der Arbeitgeber den Vorfall so schnell wie möglich aufklärt und die Abmahnung dann auch unmittelbar und so schnell wie möglich ausstellt. Eine zu späte Abmahnung kann als Indiz dafür gewertet werden, dass der Arbeitgeber das Fehlverhalten des Arbeitnehmers toleriert hat und somit in Zukunft nicht mehr gegen das Verhalten des Arbeitnehmers vorgehen kann. Das Recht zur Abmahnung ist dann verwirkt. 

Abmahnung im Arbeitsrecht: Müssen Arbeitnehmer innerhalb einer Frist reagieren?

Wenn ein Arbeitnehmer eine Abmahnung erhalten hat, hat er in der Regel das Recht, innerhalb einer angemessenen Frist darauf zu reagieren. Auch diese Frist ist nicht gesetzlich geregelt und hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Im Allgemeinen sollte der betroffene Arbeitnehmer jedoch ebenfalls zeitnah auf die erhaltene Abmahnung reagieren und gegebenenfalls einen Widerspruch einlegen beziehungsweise eine Gegendarstellung beim Arbeitgeber einreichen.  

Es kann vom Arbeitnehmer auch sofort Klage vor dem Arbeitsgericht erhoben werden, empfehlenswert ist dies jedoch im Regelfall nicht. Besser ist es, sich mit seinem Vorgesetzten zusammenzusetzen und über den Vorfall beziehungsweise die abgemahnte Pflichtverletzung in Ruhe und sachlich zu sprechen. Gelingt es nicht, den Vorfall auf diesem Weg auszuräumen, sollte der Arbeitnehmer von seinem Recht auf eine schriftliche Gegendarstellung beim Arbeitnehmer Gebrauch machen. 

Abmahnung: Frist für Widerspruch 

Für einen Widerspruch seitens des Arbeitnehmers gegen eine vom Arbeitgeber ausgesprochene Abmahnung ist keine Frist vom Gesetz vorgesehen. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer sich grundsätzlich Zeit lassen kann, um gegen eine aus seiner Sicht ungerechtfertigte Abmahnung vorzugehen, Widerspruch einzulegen oder eine Gegendarstellung zu verfassen. Doch wenn der Arbeitnehmer zu lange damit wartet, kann das als Indiz dafür gewertet werden, dass er die Abmahnung akzeptiert hat. Deshalb empfiehlt es sich, zeitnah nach Erhalt einer ungerechtfertigten Abmahnung dagegen vorzugehen. 

Inhaltlich sollte der Widerspruch sachlich begründet werden und möglichst konkret darlegen, aus welchen Gründen der Arbeitnehmer die Abmahnung für ungerechtfertigt hält. Dabei sollten auch gegebenenfalls Beweismittel angeführt werden, die die Position des Arbeitnehmers stützen. Es ist ratsam, sich hierbei von einem Anwalt für Arbeitsrecht beraten zu lassen, da die Formulierung eines wirksamen Widerspruchs nicht immer einfach ist und im Falle einer Kündigung eine wesentliche Rolle spielen kann. 

Fazit zur Abmahnungsfrist im Arbeitsrecht

Eine Abmahnung ist ein wichtiges Instrument im Arbeitsrecht, um Fehlverhalten von Arbeitnehmern zu rügen und gegebenenfalls Konsequenzen zu ziehen. Die Fristen, innerhalb derer die Abmahnung erfolgen muss und der Arbeitnehmer darauf reagieren kann, sind jedoch nicht eindeutig geregelt und hängen von verschiedenen Faktoren ab. In jedem Fall gilt: Eine Abmahnung sollte so schnell wie möglich ausgesprochen werden, um ihre Wirksamkeit nicht zu gefährden. Arbeitnehmer sollten im Falle einer Abmahnung ebenfalls möglichst zeitnah reagieren und sich im Zweifelsfall über ihre Rechte und Pflichten im Arbeitsrecht informieren. 

Wenn ein Arbeitnehmer eine Abmahnung erhält, sollte er diese in jedem Fall ernst nehmen und sich überlegen, wie er darauf reagieren möchte. Im Falle eines Widerspruchs gegen die Abmahnung sollte der Arbeitnehmer darauf achten, dass er seine Argumente verständlich formuliert und belegt. Es kann ratsam sein, einen Rechtsanwalt oder einen Gewerkschaftsvertreter zu konsultieren, um das weitere Vorgehen zu besprechen.