Small Business: Die Kleinunternehmer-Rechnung einfach erklärt

Unternehmer müssen sich mit vielen unterschiedlichen Bereichen der immer komplexer werdenden Geschäftswelt auskennen, um ihren unternehmerischen Pflichten umfassend gerecht zu werden und alle gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Insbesondere die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben sind sehr komplex. Besonders für kleine Unternehmen ist es oft eine große Herausforderung, im Vorschriftendschungel nicht irgendwann den Überblick zu verlieren.  

Mangelndes Wissen der Verantwortlichen kann nicht als Entschuldigung für unterlaufene Versäumnisse vorgeschützt werden. Dies gilt vor allem auch für die korrekte Rechnungsstellung im täglichen Geschäftsverkehr. Die sogenannte Kleinunternehmerregelung gewährt bestimmten Geschäftsleuten jedoch erhebliche Erleichterungen für die von ihnen zu erstellenden Rechnungen. Allerdings müssen Geschäftsleute, die von der Rechnung für Kleinunternehmer Gebrauch machen wollen, einige gesetzliche Vorgaben beachten. Bei einem Verstoß droht vor allem Ärger mit dem Finanzamt.  

In diesem Ratgeber erhalten Sie die wichtigsten Informationen und Grundlagen zur Kleinunternehmer-Rechnung. Selbstständige und Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung profitieren können, sollten die Voraussetzungen für den Kleinunternehmerstatus sowie die Grundlagen einer korrekten Kleinunternehmer-Rechnung kennen.  

Das muss eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung enthalten

Am wichtigsten ist, dass die Kleinunternehmer-Rechnung einen Satz enthält, der den Grund für die fehlende Umsatzsteuerausweisung benennt. Mögliche, aber nicht abschließende Formulierungen lauten wie folgt: 

• Gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer. 
• In dem ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist nach § 19 Umsatzsteuergesetz keine Umsatzsteuer enthalten. 
• Die Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz. 
• Als Kleinunternehmer nach § 19 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz wird keine Umsatzsteuer berechnet. 
• Aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz erfolgt kein Umsatzsteuerausweis. 

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Wortlaut für den notwendigen Hinweis vor. Insbesondere muss nicht der etwas abschätzig klingende Begriff „Kleinunternehmerregelung“ verwendet werden. Daher genügt auch der bloße Hinweis auf § 19 UStG. 

Die Kleinunternehmer-Rechnung muss wie alle anderen Rechnungen zudem die weiteren Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Dazu zählen: 

• vollständiger Name und Anschrift des Kleinunternehmers sowie des Rechnungsempfängers 
• die vom Finanzamt zugewiesene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 
• Rechnungs- oder Ausstellungsdatum 
• eine Rechnungsnummer 
• die handelsübliche Bezeichnung für Menge und Art der gelieferten Waren oder den Umfang der erbrachten Dienstleistung 
• das Liefer- oder Leistungsdatum, das mindestens Monat und Jahr enthalten muss (diese Angabe ist durch den Hinweis ersetzbar, dass das Liefer- oder Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht) 
• bei Leistungen mit einem Grundstücksbezug muss bei privaten Rechnungsempfängern ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungen erfolgen 

Vorlage für eine Kleinunternehmer-Rechnung

Als Vorlage für eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung können Sie folgendes Muster verwenden: 

Max Mustermann 
Bücher & Papeterie 
Papierweg 7 
54321 Buchenberg 
Telefon: 010 – 012 34 56 
Telefax: 010 – 012 34 57 
E-Mail: info@mustermann-buecher.de

Max Mustermann ∙ Papierweg 7 ∙ 54321 Buchenberg 
Herr Wolfgang Bücherwurm 
Fuchsbau 21 
12345 Buchberg 

Datum: 15.01.2023 
                                 Rechnungsnummer: 0023/2023 
Kundennummer: 10123 

Rechnung 

Das Liefer-/Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum.  

Gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer. 

Für Ihren Auftrag bedanken wir uns herzlich und wünschen Ihnen frohes Lesevergnügen. 

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Bankverbindung:                                                                                              Steuernummer: 07/1234/567 
Buchstaben Bank (BLZ: 10100023) Kontonr.: 1234 5678 
IBAN: DE22 1010 0023 1234 5678 12                                  

Wer gilt als Kleinunternehmer?

Ganz am Anfang steht die Frage, wer als Kleinunternehmer anzusehen ist. Der Begriff des Kleinunternehmers bezeichnet keine eigene Rechtsform. Kleinunternehmer können daher sein: 

• natürliche Personen (zum Beispiel ein Einzelunternehmer oder Freiberufler),  
• Personengesellschaften wie eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR),  
• offene Handelsgesellschaften (OHG), 
• Kommanditgesellschaften (KG) 
• juristische Personen des privaten Rechts (etwa eine GmbH oder Aktiengesellschaft)

Jeder Kleinunternehmer ist demzufolge auch ein Unternehmer nach § 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Die gesetzliche Definition eines Unternehmers nach § 2 Abs. 1 UStG lautet: „Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, unabhängig davon, ob er nach anderen Vorschriften rechtsfähig ist. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Gewerblich oder beruflich ist jede Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.“  

Als Kleinunternehmer gelten solche Unternehmen, die einen bestimmten Jahresumsatz nicht überschreiten. Unternehmer und Selbstständige dürfen im vorangegangenen Geschäftsjahr höchstens einen Umsatz in Höhe von 22.000 Euro erwirtschaftet haben und die Umsatzerwartung für das laufende Geschäftsjahr darf maximal 50.000 Euro betragen. 

Nicht verwechseln: Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibender

Der Kleinunternehmer und der Kleingewerbetreibende werden häufig miteinander verwechselt und die Bezeichnungen fälschlicherweise synonym verwendet. Allerdings stecken hinter den beiden Begriffen verschiedene Anwendungsfälle. Das Umsatzsteuergesetz sieht sowohl Gewerbetreibende als auch Selbstständige und Freiberufler sowie Land- und Forstwirte als Kleinunternehmer an, wenn sie entsprechend niedrige Umsätze erwirtschaften.  

Kleingewerbetreibende sind demgegenüber ausschließlich Gewerbebetriebe, bei denen nach § 1 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB) „das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert“. Übersetzt bedeutet dieses Juristendeutsch: Bei Kleingewerbetreibenden ist der Geschäftsumfang so überschaubar, dass weder eine doppelte Buchführung noch Inventur oder eine Bilanzierung erforderlich ist. Kleingewerbetreibende gelten daher nicht als Kaufleute und werden in der Regel auch nicht in das Handelsregister eingetragen.  

Man kann sich also merken: Alle Kleinunternehmer, die ein Gewerbe betreiben, sind Kleingewerbetreibende. Aber nicht alle Kleingewerbetreibende sind automatisch auch Kleinunternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz. 

Wie erhält man den Kleinunternehmerstatus?

Wenn Sie als Selbstständiger Ihre Tätigkeit angemeldet haben, ist auch umgehend der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Überschreiten Ihre Umsatzprognosen nicht die oben beschriebenen Grenzen, können Sie im Fragebogen die geschätzten Umsätze eintragen und bei der Option „Kleinunternehmer-Regelung“ einen Haken setzen. Mehr müssen Sie beim Ausfüllen des Fragebogens nicht machen, um die Kleinunternehmerregelung direkt bei der Gründung Ihres Unternehmens zu nutzen. 

Etwas mehr Arbeit haben Sie, wenn Sie nicht neu gründen, sondern bereits mit einem Unternehmen auf dem Markt tätig sind und zukünftig den Kleinunternehmerstatus erhalten möchten. Zunächst müssen auch in diesem Fall vorab die Umsatzprognosen geprüft werden. Wenn der Umsatz im vorherigen Geschäftsjahr maximal 22.000 Euro betrug und der Umsatz für das laufende Geschäftsjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten wird, dann können Sie bei dem für Sie zuständige Finanzamt einen formlosen Antrag stellen. In dem Antragsschreiben stellen Sie Ihren Vorjahresumsatz sowie die Umsatzprognose für das laufende Geschäftsjahr wie oben beschrieben knapp dar und formulieren abschließend, dass Sie ab einem bestimmten Datum die Kleinunternehmerregelung anwenden möchten. Mehr braucht es nicht. Das Finanzamt wird Ihren Antrag prüfen und diesen bei Vorliegen aller Voraussetzungen schriftlich bestätigen. 

Aber Achtung: Haben bei der Gründung Ihres Unternehmens die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung vorgelegen und Sie haben diese gleichwohl nicht in Anspruch genommen, gilt für fünf Jahre eine Sperrfrist. Erst nach Ablauf der fünf Jahre können Sie im Antrag gegenüber dem Finanzamt erklären, dass Sie zu einem bestimmten Datum Ihren Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung widerrufen. 

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmer-Rechnung

Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) verankert und befreit berechtigte Unternehmen davon, die Umsatzsteuer zu erheben. Die Vorteile einer Rechnung nach der Kleinunternehmerregelung bestehen daher vor allem in der steuerrechtlichen und bürokratischen Entlastung. Der Kleinunternehmer hat einen attraktiven Wettbewerbsvorteil gegenüber umsatzsteuerpflichtigen Konkurrenten, denn er kann seine Waren oder Leistungen aufgrund der entfallenden Umsatzsteuer günstiger anbieten. Der Preisvorteil besteht jedoch nur gegenüber Privatkunden, weil Geschäftskunden die bezahlte Umsatzsteuer auf dem Wege der Vorsteuerabzugsberechtigung ohnehin zurückerhalten. Eine große Entlastung verspüren Kleinunternehmer auch dadurch, dass keine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt eingereicht werden müssen. Dadurch kann viel Zeit- und Personalaufwand eingespart werden.  

Doch es gibt auch Schattenseiten der Kleinunternehmerregelung: Kleinunternehmer sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das bedeutet, dass sie sich nicht die beim Einkauf von Waren an andere Unternehmer bezahlte Mehrwertsteuer vom Finanzamt erstatten lassen können. Die Kleinunternehmerregelung ist daher vor allem für Unternehmen mit einem eher geringen Wareneinsatz sinnvoll. Zudem müssen Kleinunternehmer das Image des „kleinen Fisches“ im Haifischbecken des umkämpften Marktes in Kauf nehmen.